e化秘书达人的会议管理.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 轻松分享与共享 以电子邮件的方式与他人分享笔记 Microsoft Office OneNote 2003的特色 轻松分享与共享 多人在线共享编辑笔记工作 Microsoft Office OneNote 2003的特色 Microsoft Office OneNote 2003的特色 轻易组织、整理、搜寻与备份 轻松拖曳来整理所有笔记数据 以笔记卷标进行工作追踪 透过全文检索寻找相关笔记数据 轻松备份您的笔记 轻易组织、整理、搜寻与备份 以笔记卷标进行工作追踪 Microsoft Office OneNote 2003的特色 轻易组织、整理、搜寻与备份 透过全文检索寻找相关笔记数据 Microsoft Office OneNote 2003的特色 会议追踪 需要多人传阅的文件可以善用Word[传阅]功能 主题 会议日期 负责人 完成期限 备注 电话追踪虽然比较直接，但也容易得罪 用E-mail以列表的方式把已经交的列出；没交的列出 中型会议前的准备 活动时间与地点 时间的选择:重要人物的时间?大家的想法? 场地的选择:近一点?远一点?依赖某个特别因素?... 确认会来的人 重要人物(长官，讲师…)的邀请 签到表／议程表／时间广告牌／名牌／Welcome 茶水／点心／讲义／相关资料 相关会议设备 麦克风／白板／投影机／单枪投影机／ 计算机 …(准备一個CheckList可以有效掌握是否在会议前遗漏了哪些) 会议的邀请 重要人物的日期／时间确认 活动地点(地图) 客户的需求 投影机？白板？录像机？ 车位／个人喜好／其他 会议的完整行程表 接待 E化工具在会议邀请上的帮助 先以电话沟通再利用工具 Outlook电子邮件中的[读取回条] Outlook行事历的[会议邀请] 重要人物的日期／时间确认 透過Outlook行事历分享可以更快掌握他人信息 E化工具在会议文件制作上的帮助 善用Publisher 轻松制作与设计出版物 中-大型会议的运作 纵使是一个经验丰富的秘书也不一定时常规划大型活动 请求协助是有必要的 同事或曾经做过的朋友 曾经合作过的公关公司 由参加的协会寻求协助 上网找相关资料 利用时间进度表/职责分配表来有效掌控 凡走过需要留下痕迹(工作流程的档案管理) 会议的规划 一般人的e化规划方式:Microsoft Excel 善用Project有效规划活动的方式 设定项目开始时间为今天 把放假日排除 规画需要进行的有哪些工作 不清楚可以询问以下几种 同事或曾经做过的朋友 曾经合作过的公关公司/协会 上网找相关资料 如果有必要再进行组织 把工作之间的前后关系列出 列出哪些工作确认需要多少时间 不清楚的话用Try & Error 规划出[要径] 重新Try每个任务，直到此项目的完成日期符合为止 * * * * * * * * * * * * * * * * * * e化秘书达人的会议管理 游振昌Gibson 信息平方有限公司 执行总监台湾微软资深顾问 台湾微软公司/中国微软资深顾问 信息平方有限公司执行总监 前端操作系统发表 DOS 6.X、Windows 3.X、Windows 95 Windows 98 Windows CE Windows XP MicrosoftOffice系列 上市发表会 主讲人 Microsoft Office 95、97、2000、XP、2003 Microsoft Outlook 98 Microsoft Project 95、97、98、2000、2003 Microsoft Publisher 2000 Microsoft PhotoDraw 2000、V2 2000 Microsoft Small Business Pack、Microsoft Home Pack Microsoft Windows CE Microsoft FrontPage 95、2000 VISIO 2000、2002、2003 Microsoft SharePoint Team Service Microsoft Windows XP for中国(北京、上海、广州、深圳、南京、沈阳、成都) Microsoft Tech Net Microsoft TechEd 微软之友 Microsoft Small Business Server Y2K说明会 电子商务 知识管理 记者营　for Office & Windows各类活动 第一届 万人教师Office研习营 教学教材负责人 T3企业内部Office 97、2000、XP教学负责人 中国(北京 上海 广州) T3企业种子老师训练