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售后服务管理办法
总则
制定目的
为加强售后服务工作,提升公司形象,特制定本办法。
适用范围
本公司产品销售之后,为客户提供各种服务工作,除另有规定外,悉依本办法执行。
权责单位
售后服务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
售后服务规定
售后服务种类
免费服务
在本公司产品售的免费保修期限内,为客户作产品保养或维护时,免向客户收取服务费用(包括免收零配件费用及维修工作时费用),称为免费服务。
合同服务
在本公司产品售后,依与客户订立之产品保修合同或约定,为客户作产品的保修或维护时,向客户收取一定费用(一般收取零配件成本费用,免收维修工时费用),称为合同服务。
有偿服务
在本公司产品售出且逾保修期后,为客户作产品的保养或维护时,向客户收取服务费用(包括零配件费用及维修工时费用),称为有偿服务。
其他服务
除上述在种服务类型之外的其他服务,包括产品咨询服务、产品使用或日常保养指导、客户额外要求的满足等工作。
售后服务流程
服务部或分公司接到客户需作产品维修服务之电话或文件时,应立即登记于《客户服务需求表》,并委派区域服务责任人员前往服务。
服务人员行前应根据客户预留的联络方式与客户取得联系,约定上门服务时间,并进一步核查故障或其他需服务的情形。
服务人员到达客户现场,应尽快查明原因,并向客户作合理之解释,凡可当场处理妥当者,均应立即着手维修完成。
确属无法当场处理妥当之项目,服务人员应耐心向客户说明,并承诺完成时间,然后将需带回本公司处理之零组件、产品取回。
取回零组件、产品应与客户办妥书面交接手续,同时按时处理完成交还客户,并安装调试完好。
服务人员在保养、维修完后,应于客户之产品保修卡上注明维修时间、内容,供下次维修进参考。
服务人员请客户在《客户服务需求表》上签字,作为认可维修工作之凭证。
属合同服务或有偿服务的,服务人员应填妥正式发票给客户,并向客户收取合理之费用。
其他服务规定
售后服务部应根据客户购买本公司产品的时间,定期向客户垂询产品使用状况,了解客户的服务需求和对产品的满意状况。
上门服务之人员应保持仪容整洁大方,注意言行举止礼貌有节,尊重客户的习惯,保证维修现场的整洁。
任何人员接获客户电话,应注重礼仪,满足客户的咨询要求,委婉解释客户的误会。
针对客户维修需求或抱怨,接获电话或信函、邮件投诉者,应耐心记录问题,及时回复客户,予以适当的抚慰,承诺服务时间,委婉消除误会。
《客户服务需求表》应当日上交分公司主管审阅存档。
服务部或分公司应于客户服务次日向该客户填寄客户意见调查卡,了解客户对本公司的服务满意度与建议。
客户意见调查卡应包括对服务人员态度、技术能力、赴约时间、服务事项的满意状况以及客户的建议与其他需求。
对客户的建议、需求或抱怨,各分公司应及时予以处理,向客户做出承诺和适当之抚慰。
分公司无法处理之客户服务需求事项,应转报公司服务部,请求协助。
总公司服务部应经常与各分公司、服务部保持密切联系,催办督导各项客户服务工作,并协助其解决实际困难。
客户服务需求表
NO、________
日期:______
客户名称 电话 地址 需服务内容 服务信息获得方式 时间 记录单位 主管 经办人 服务记录
经办人: 客户意见
客户: 审阅
主管:
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