股份公司前台工作指引.docVIP

股份公司前台工作指引 1、日常工作指引 （1）早上8点半上班派报纸、信件，打开后门报警器（密码6666）。 （2）检查是否需要订水，如果水票少于20张，请通知行政后勤主管邝俭如订票。 （3）接待外来人员的来访咨询、登记、引导工作，防止闲杂人员进入公司。详见“前台文员对来访接待要求”。 （4）中午12点钟下班吃饭，注意关好玻璃门，12点45分关灯。下午2点钟上班，同时开灯。 （5）晚上5点半下班，关上后门同时开启报警器。公司人员走后关好门、窗（夏天应特别注意窗户的关闭，避免台风带来的破坏）和电源总闸，锁上玻璃门。32楼最后离开人员下楼打卡时提醒前台去32楼关灯，锁门。 （6）协助会议室的会场布置、保洁员下班后负责会议室的茶水和会议结束后的会场清理工作。 （7）监督前台区域卫生清洁和绿化情况，发现问题通知维护人员前来处理。主要关注事项：留意地面有没有烟头、纸屑、脚印、水迹，及时通知人员清理；认真检查植物的生长情况，是否需要修剪，有无枯黄现象；检查植物是否按规定位置摆设。 （8）电话来访。1.负责接听来访电话，在三声以内接听，先说：“您好！珠江实业”。2.视需要记录来访电话内容和联络方法，投诉类电话必须登记，抄报总经办主任。3.及时将情况通知或电话转接给相应的部门及人员。需要熟悉公司组织手册，将来电转入正确部门的正确人员。4、不得将公司领导手机和座机透露给外部人员。 2、前台文员行为准则： （1）仪容仪表：面带微笑，妆容大方端庄，头发束起，不佩戴夸张的饰物；着装：有领有袖职业装束及与其配套的鞋袜，大方整洁，无污渍，符合公司《着装管理规定》的要求； （2）与来访者交谈时应眼望对方，认真回答来访者提出的问题； （3）在来访者面前不要经常看手表； （4）不得用手指或笔杆指来访者和为来访者指引方向，应亲自引导； （5）来访者说话时应用心倾听，不得东张西望，心不在焉； （6）上班时间不得串岗、离岗、聊天、吃零食；不得在前台大声喧哗与嬉闹； （7）上班时间不得网络视频、玩网络游戏或看网络电视等与工作无关的事情。 （8）严格遵守公司《保护商业秘密管理规定》和入职时签订的《员工保密协议》。 3、前台文员对来访接待要求： （1）来访者进门，前台应马上起身接待，并致以问候或欢迎辞； （2）及时对来访人员进行登记； （3）礼貌询问来访者是否有预约,如因预约而来,则按被预约人要求引导至指定接待区域（办公室、休息区或会议室）就座，递上饮用水；如无预约，则应在征得被预约人同意后方能将来访者引导到指定接待区域； （4）被预约人不方便接待事前未预约的来访者时，前台应把握说话分寸，注意说话技巧与对策，委婉拒绝来访者，体现对来访者的尊重，避免来访者产生不良心理反应。如来访者情绪激动，可以请总经办主任出来接待、处理； （5）引领来访者至接待区域，行走时应走在来访者侧前位置，并适当用手示意； （6）如来者是公司总经理或副总经理预约的重要客人，则由前台文员在征得副总经理同意或总经理秘书同意后，将客人直接带至总经理室或副总经理室。进入房间，要先轻轻敲门，听到回应后再进入。进入后，介绍双方，退出，回手关门； （7）私人访客禁止进入工作区域，安排在会议室或休息区接见； （8）对无正当事由、仪表不整之来访者谢绝进入办公区域。 （9）外来人员进入办公区域如无陪同人员时，公司员工应立即上前礼貌询问，并引导到合适的位置等候，然后通知相关人员； （10）禁止外来人员擅自参观不开放区域，在办公区域闲逛，未经同意在办公区域内拍照、摄像等； （11）熟记集团领导名单和照片，热情接待前来检查指导的集团领导。认识前股份公司集团外调人员名单，热情接待前股份公司人员。