会计档案管理办法探索.doc

财务管理处档案管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强财务管理处档案管理水平，统一档案管理制度，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和集团《档案管理办法》，结合财务管理处实际情况，制定本办法。 第二条 各单位应加强对会计档案管理工作的领导，创造必要的保管条件和良好的保管环境，建立会计档案的立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度。 第三条　档案应做到妥善保管，存放有序，查找方便。严格执行安全和保密制度，定期检查档案的保管情况，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 第二章 档案的范围 第五条　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： (一)会计凭证类：记账凭证，原始凭证，凭证汇总表。 记账凭证：SAP系统中所有FI类财务会计凭证，包括财务模块以外其他模块集成产生的FI类财务会计凭证，但不包括CO类管理会计凭证。 原始凭证：包括集成和非集成业务处理需要归档的附件或单据，具体集成业务所需原始凭证参见附表一：《集成财务会计凭证归档所需附件清单》，有关财务会计资料单据及单据流管理规定参见《胜利油田ERP系统财务模块业务操作手册》，各单位要按照此规定制定本单位的集成财务会计凭证单据管理流程。 (二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 明细账只包括金额账和往来明细账，不包括数量金额账、功能范围成本账、外币金额账；日记账包括现金日记账和银行存款日记账；辅助账簿包括各种管理台账；其他会计账簿包括承兑汇票登记簿等。 (三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 (四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，银行询证函、往来账询证函，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他应当保存的会计核算专业资料。 第六条 采用电子计算机进行会计核算的单位，电子计算机内的凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计档案进行管理，按月采用磁带、磁盘、光盘、等磁性介质进行两套备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥善保管, 由会计档案保管人员贴上写保护标签, 装入盘套, 放进硬盒, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。 第三章 会计档案的整理立卷 第七条 各单位每年形成的会计档案，应由财务部门在档案管理人员的指导下，按照归档的要求，整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 (一)各单位会计档案按其形成特点和形式，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四类，每个类别再按年度分开。会计凭证、会计账簿、财务报告、其他第条 会计凭证的整理立卷。将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表，按照编号顺序，去掉金属物，选取适当厚度（一般不超过5厘米）为一册，加上封面封底，装订成册装订时，以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐，一册为一卷。会计凭证案卷封面应写明单位名称、年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭证的起讫编号立卷人加盖骑缝章。对于数量过多的原始凭证，可以按上述要求单独装订成册，加上封面封底，并在封面注明记账凭证日期、编号，存放在其他类会计档案中，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。第条 会计簿的整理立卷。年终结账后装订成册。按照簿的种类按年分别立卷，一本为一卷。簿封面应写明单位名称、账簿名称、所属年度，簿应从第一页到最后一页，不得跳页、缺号，簿“账簿启用表”按规定逐项填写，并加盖名章和。第条 财务报告的整理立卷。月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一本为一卷卷内须逐页顺序编写页码。财务报告案卷封面应写明单位名称、报表名称、所属年度、第十条 其他类会计档案的整理立卷。各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对，并分别进行整理立卷。案卷封面应写明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数 第四章 会计档案的保管 第十二条 各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门会同档案管理部门编制移交清册，移交本单位档案管理部门统一保管；未设立档案管理部门的，应当在财务部门内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。 第十三条 移交本单位档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，档案管理部门需要个别拆封重新整理的，应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 第条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。第十条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计