会议工作与实训教材课件.ppt

第一章 会议工作与实训综述 会务实训任务与目标 会务实训条件 会务实训教学流程 会务实训方式与要求 一、会务实训任务与目标 会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动，是行政管理的重要手段。它具有集思广益、制定决策、交流信息、研究问题、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等各种目的和功能。 办会是秘书的常规性工作，办会能力的高低、会议安排和服务的好坏是衡量秘书工作绩效的重要指标。通过会议工作的实训教学，要使学生能够对各种会议的策划、筹备、组织和安排的内容和工作流程有充分的认识，并能够掌握办会的基本要求和方法。 二、会务实训的条件 会议实训室设计 会议智能化集中控制系统 远程视频会议设备 三、实训流程 四、实训方式与要求 实训室实训主要以情景实训和上机实训为主。 在情景实训中，学生要发挥自己的主观能动性，通过具体的任务来驱动实训，学生要自己收集案例、编写角色脚本、进行角色分配和团队组建。 指导实训教师会给学生提供相关的案例，帮助同学们完成案例收集、情景模拟和分析评点 上机实训主要是让学生通过反复操作电脑、复印机、传真机、扫描仪、刻录机、投影仪、数码相机、VCD机、录音机、录像机、扩音器、视频会议设备等，掌握组织筹备会议常用设备的规范操作程序和基本维护技能。 会议工作的综合性较强，学生通过实训培养综合办会能力。 一、会议策划的主要知识与流程 1.相关知识 会议策划的立项需明确6个W，即Who（“谁”是会议的参加人员）、What（“什么”是会议合适的类型）、When（“什么时间”开会合适）、Where（在“什么地方”开会）、Why（“为什么”开会）和How（“怎样”处理具体的会务工作）。会议的立项过程中，需逐步地明确如何找到会议的目标参会人员，如何确定最终的参会人数。 立项后的可行性研究。策划方案的可行性研究是一项十分重要的工作步骤。可行性研究既要考虑该会议的环境和目标公众的适应性，又要考虑本单位财力的适应性和效益的可行性等问题。在人、财、物等方面的可行性条件都要予以统筹考虑。 策划方案要经过严格的论证。策划方案草拟后，需要由会议策划委员会进行论证，论证就是一个决策的过程。 2.策划方案的选择方法 定位式优选法：即从各种方案中优选出上、中、下三策，对其风险和收益进行比较，重点完善最优化的方案。 轮转式优选法：即对各个方案逐一进行分析和论证，对每个方案的优点和不足进行修正和完善。 优点移植法：即对各个方案的优点进行集中，在某个比较成熟的方案中移植其他方案的优点，以弥补其不足。 3 .案例讨论 中国××学会于2008年7月在北京××饭店召开了“中国太阳能资源开发与利用峰会”，吸引了国内外诸多研究机构和企业的关注，此次会议的规模初步确定为500人左右，大会邀请了美、日、英等10个国家的代表团参会，请为此次会议设计一份报名表，要求能够体现参会组织是否参加展览、是否提交论文、是否进行成果展示、是否需要会议安排食宿、是否需要预定返程机票或车票、是否发言以及是否需要同声传译设备等。 二、会议策划的组织构架 1.相关知识 组织结构的层次和规模在一定程度上决定了会议的层次和规模。 会议的组织机构一般要包括：大会组委会成员名单、大会主席、大会副主席若干、大会秘书长、副秘书长若干、大会顾问若干、拟邀请嘉宾若干等。 在会议筹备方案中要确定会议工作机构的分组与原则，并明确工作小组的负责人，要责任到人，分工合作。工作机构要建立定期例会的制度，以便不断完善会议筹备方案的不足。 会议工作机构通常包括：会务组、秘书组（文件起草组）、组织组、接待组、宣传报道组、财务组、安全保卫组等。 二、会议各个组织服务小组所需表格设计 设计会议的报到表 设计会议的签到表格 设计会议住宿分配表 设计会议的照相座位排序表 设计会议的文件签领表 设计会议财务缴费表 一、会议通知的拟写 通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细地址、时间、会议议题和联系方式等； 会议名称要具体；日期、时间、场所要准确无误； 议题要尽量详细具体，以供参会人员事先做好准备； 有附加资料时，要写明资料名称及页数； 会议通知需交上司审阅、批准。 会议通知常采用口头通知、电话通知、计算机传送（即以电子邮件的方式通知）和书面通知等几种形式发送。 二、会议通知的发放管理 除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 有几个人参加的非正式会议，可用多种方式进行，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。 一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决