会议费用主要有哪几部分组成.ppt

会议费用主要有哪几部分组成 悠会网——要开会 找悠会 2013年7月22日 简介 悠会网——要开会 找悠会 为了能在会议前作出会议所需要的费用预算， 避免超出预算的尴尬， 那么我们首先要了解会议费用有哪几部分组成， 通常而言，会议预算包括以下几个方面： 1、交通费用 2、会议室/厅费用 3、住宿费用 4、餐饮费用 5、杂费 悠会网——要开会 找悠会 1、交通费用 交通费用可以细分为： (1)出发地至会务地的交通费用 包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。 (2)会议期间交通费用 主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 (3)欢送交通及返程交通 包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。 悠会网——要开会 找悠会 2、会议室/厅费用 具体可细分为： (1)会议场地租金 (2)会议设施租赁费用 (3)会场布置费用 (4)其他支持费用 悠会网——要开会 找悠会 (1)会议场地租金 通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施， 比如音响、麦克、屏幕、白板等， 但一些非常规设施并不涵盖在内 比如投影设备、临时性的装饰物、展架等。 悠会网——要开会 找悠会 (2)会议设施租赁费用 此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统 、摄录设备等， 租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。 值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。 另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 悠会网——要开会 找悠会 (3)会场布置费用 如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。 如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。 悠会网——要开会 找悠会 (4)其他支持费用 这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话， 其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，价格相对比较低廉且服务专业。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 悠会网——要开会 找悠会 3、住宿费用 对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会务服务商通常能获得较好的折扣。 正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关 譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。 会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 悠会网——要开会 找悠会 4、餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。 悠会网——要开会 找悠会 (1)早餐 早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可 但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备， 所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%， 否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算， 而改为按预定人数收取费用。 悠会网——要开会 找悠会 (2)中餐及晚餐 中餐及晚餐属于正餐， 可以采取人数预算——自助餐形式， 按桌预算——围桌式形式。 如果主办方希望酒水消费自行采购而非由酒店餐厅提供， 酒店可能会收取一定数量的服务费用。 悠会网——要开会 找悠会 (3)酒水及服务费 通常在星级酒店餐厅就餐， 餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的， 如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。 在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。 悠会网——要开会 找悠会 (4)会场茶歇 此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。 承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用， 如果主办方需要非程序服务，可能需要另外的预算。 通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种 西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 悠会网——要开会 找悠会 (5)酒会/舞会 事实上，酒会/舞会的预算要比单独的宴会复杂。 宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算， 但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。 悠会网——要开会 找悠会 5、杂费 杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用， 包括打印、纪念品、模特与礼仪服务、临时