会议管理程序(1).docx

DongGuanXinTongTaiIndustrial Co.,Ltd 会议管理程序 文件编号 WI-XZ-0002 版本版次 第A版 第0次 页 码 第PAGE \* Arabic 5 / NUMPAGES \* Arabic 5页 东莞市鑫通泰实业有限公司 质量体系文件 QMSP/XTT 2017-06-12发布 2017-06-12实施 发布 QMS 会议管理程序 修订履历 序号 修订时间 原版本版次 新版本版次 主要修订内容 更改通知单号 1 17/06/12 新编 文件审批 编制部门/人员/日期 审核/日期 会签/日期 签发/日期 目录 TOC \o "1-3" \h \z \u 1. 目的 4 2. 适用范围 4 3. 术语和定义 4 3.1. 公司级会议 4 3.2. 跨部门会议 4 4. 职责分工 4 4.1. 行政部 4 4.2. 各部门 4 4.3. 部门经理/总监 4 5. 业务流程 4 6. 管理细则 5 6.1. 会议纪律 5 6.2. 决议推进 5 6.3. 会议室管理 5 7. 引用标准 5  正文 目的 规范公司会议召集流程，提升公司会议效率，加强会议管理。 适用范围 本程序本制度适用于本公司会议管理 术语和定义 公司级会议 由公司总经理或授权副总经理召集，各分部经理以上人员参加的例行会议或专项会议； 跨部门会议 因工作需要，由某部门发起，需要相关部门配合协调并共同完成一项工作而举行的会议。 职责分工 行政部 负责公司级会议的组织、通知、召集； 负责公司级会议的资料准备； 负责公司级会议的记录、决议事项推进监督、问责； 各部门 负责跨部门会议或部门内部会议的组织、通知、召集； 负责跨部门会议或部门内部会议的资料准备； 负责跨部门会议或部门内部会议的记录、决议事项推进监督、问责； 部门经理/总监 负责本部门会议的召集、会议材料的审核、主持，会议纪要审批； 负责本部门会议决定事项完成情况的监督及问责； 业务流程 流程图见附件： 会议管理流程图.pdf 管理细则 会议纪律 要严格遵守会议的开始时间，提前2分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则赞助10元/次，每超过一分钟增加1元，依次累加；如确实有紧急情况，须提前请假（向召开人员请假），否则视为缺席；无故缺席者，赞助20元/次； 所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态，不准玩手机及接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后从后面离场接听，以免影响会议效果。发现有以上情况者，赞助10元/次； 参会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言。发现有以上情况者，赞助10元/次。 决议推进 会议决议事项，应由专人以会议纪要形式及问题跟踪表记录，并追踪完成情况； 如未能按时完成，应以影响程度对相应的责任人进行50~200元/项，实行经济追责； 如情节特别严重者，经济追责金额，可提高至最高500元/项； 会议室管理 会议室使用部门应爱护室内公用设施，保持室内环境卫生； 离席后，使用部门应将座椅回位，关闭用电设备，关闭门窗； 使用过程中，如发现损坏或损坏公司财产，应主动联系行政部报修； 引用标准