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档案管理制度

一、目的

为规范公司档案管理，确保公司档案的完整性、准确性和系统性，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展。根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，特制定本制度。

二、公司档案分类

公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为八类，分别是：企业管理档案、行政管理档案、人力资源档案、财务管理档案、营销管理档案、工程技术管理档案、研发管理档案、生产管理档案。

1、公司档案归档范围

1.1企业管理档案

1.1.1公司章程及企业批准设立文件等；

1.1.2公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等；

1.1.3公司董事(股东)会会议文件、指示、通知、决定等；

1.1.4国家相关单位或者上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；

1.1.5公司法律事务资料；

1.1.6公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等；

1.1.7公司安全管理资料；

1.1.8公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等；

1.1.9公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录相等；

1.1.10图书、杂志、报纸、情报资料等；

1.1.11公司知识产权管理资料；

1.1.12公司管理体系资料等。

1.2行政管理档案

1.2.1公司规章制度及反映工作流程的请示、报告、表单等；

1.2.2公司(发、收)文件、信函等；

1.2.3物业管理资料(房屋产权、租房合同、费用分摊表等)；

1.2.4物资管理资料(固定资产台账、办公用品管理台账等)；

1.2.5车辆管理资料(车辆证照、保险资料、维修记录)；

1.2.6公司印章管理台帐；

1.2.7各部门会议相关材料；

1.2.8行政部合同管理资料；

1.2.9行政部其他管理资料；

1.3人力资源档案

1.3.1劳动合同、协议；

1.3.2员工档案；

1.3.3员工任、免职通知和奖惩通报；

1.3.4员工工资表及绩效考核记录；

1.3.5员工社保、公积金材料；

1.3.6员工培训资料；

1.3.7员工福利资料；

1.3.8人力资源管理制度、相关人事政策、法律法规、人力资源规划资料；

1.3.9人事其他相关材料。

1.4财务管理档案

1.4.1财务账簿、财务报表、财务各类会计凭证；

1.4.2财务管理制度、相关财务政策、财务分析报告、财务年度工作计划等；

1.4.3验资报告、审计报告、评估报告；

1.4.4纳税报表、统计报表申报资料；

1.4.5工商管理相关资料；

1.4.6财务部会议相关资料；

1.4.7财务资产管理资料；

1.4.8其他财务管理保密资料。

1.5营销管理档案

1.5.1项目招投标资料

1.5.2项目管理表；

1.5.3销售报价及合同档案；

1.5.4客户管理表；

1.5.5营销内部会议资料(会议计划、会议签到表、会议记录、会议备忘录)；

1.5.6营销部相关管理制度；

1.5.7参加对外会议资料(会议通知、会议总结、会议通讯录或者签到表)；

1.5.8借出、退库、销账记录；

1.5.9返回品处理方案；

1.5.10资料领用记录。

1.5.11营销其他管理资料等。

2、档案级别划分

公司各类档案根据档案文件的性质、重要性、档案类型及常用程度划分为二个等级：普通类和加密类。

2.1加密类：企业管理档案、含员工个人收入信息或者其他涉及个人隐私信息的文件、财务管理档案、营销涉密档案、研发涉密档案、采购涉密档案、客户信息档案等。各部门加密文件的定义由各部门根据工作性质自行定义，并报公司主管上级领导审批。

2.2普通类：除此之外的其它文档。

2.3加密类档案保管期限为永久，普通类档案保管期限为五年。

三、档案管理部门设置及其职责

1、管理机构

行政部负责公司企业管理档案和行政管理档案的管理工作，人事部负责人力资源档案、财务部负责财务管理档案、营销部负责营销管理档案、工程技术部负责工程技术管理档案、研发部负责研发管理档案、生产部负责生产管理档案的管理工作。

2、岗位职责

2.1行政部

2.1.1建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查各部门档案管理执行情况。

2.1.2负责采集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档公司级企业管理档案和行政管理档案，积极提供利用。

2.2其他部门

2.2.1各部门负责涉及本部门业务的档案资料的保管。

2.2.2各部门须指定专人负责部门档案管理，切实做好保密工作，严格按照本

制度要求对部门各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确。

2.3档案管理人