【精品】文件和资料控制程序.doc

1 目的 对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。 2 范围 本程序适用于公司内部质量管理体系有关文件（包括质量手册、程序文件、作业指导文件、质量计划、技术文件等）的控制，以及外来文件和标准的控制与管理。 3 职责 3．1 总经理负责批准、发布《质量手册》。 3．2 质量负责人批准、发布程序文件。 3．3 质检部负责体系文件及部分外来文件的归口管理、控制及对体系文件的定期评审。 3．4 技术开发部负责技术文件及部分外来文件的归口管理、控制。 3．5 办公室负责行政管理文件及部分外来文件的归口管理、控制。各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。技术标准企业标准检验规质量 连接符 质量手册 连接符 企业缩写 企业标准代号 例如：表示质量手册。 文件序号 程序文件 连接符 企业缩写 企业标准代号 例如：表示。 连接符 序号 连接符 部门代码 连接符 企业缩写 企业标准代号 各部门代规定如下：，生产部， 例如：–01-2003《纸箱包装材料检验规程》表示。6 外来文件编号按各自原来的编号。 4．3 文件的编写和审批 4．3．1 《质量手册》由质检部组织编写，经质量负责人审核，总经理批准。 4．3．2 程序文件由相关部门编写，各归口管理部门部长审核，质量负责人批准。 4．3．3 其他文件分别由相关部门编制，各部门负责人审批，重大项目由质量负责人或总经理批准。 4．3．4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 4．4 文件的发放 4．4．1 文件发放时办理登记手续，签字领用，文件的发放、回收要填写 文件发放代号 4．4．4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由质检部收回。 4．4．5 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。 4．4．6 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。 4．5 文件的评审 每年三季度由质检部会同办公室组织使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。 4．6 文件的更改与换版 4．6．1 体系文件的更改，由质检部组织实施。填写“文件更改申请通知”，经总经理或质量负责人批准后实施。质检部应保留文件更改内容的记录。所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。/章版号须变更，页/章版号用依次用“A”、“B”、“C”、“D”、“E”表示。 4．6．5 任何页/章的版号更改五次时，即页/章版号为“E”时，要更换版本，重新印发。新版本文件各页/章的版号重新由“A”开始，质量记录表格每更改一次要换版本。 4．6．6 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在“文件更改申请通知”中注明。 4．6．7 非受控文件不需要随受控文件的更改而更改。 4．7 文件的保存及销毁 4．7．1 与质量管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。 4．7．2 所有的文件原稿及其“文件发放回收记录”由质检部统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。 4．7．3 质检部负责编制并及时更新“受控文件清单”，以反映版本最新状况。 4．7．4 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。需保留的任何已作废的文件，都应。对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，经质量负责人批准后，由授权相关部门销毁。任何人不得在受控文件上乱，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。文件销毁申请 文件和资料控制程序 第A版 第0次修订 第3页 共9页 2