办公自动化应用常识[教案]资料.doc

办公自动化应用常识[教案] 时 间： 25分钟 地 点： 二楼会议室 授课人： 张进 主要内容： 这节课我和大家共同学习办公自动化这个科目，办公自动化这个题目很大，它需要一个较长时间系统的学习，而且还需要和局机关实际工作不断地接轨和磨合，所以今天这里所讲的办公自动化，主要是帮助大家了解它在实际工作中的一点应用常识。 一、办公自动化简介； 二、办公自动化实现的功能及业务； 三、办公自动化的安全及病毒防护 四、局机关办公自动化系统构想 一、办公自动化简介 概念――办公自动化就是把计算机技术、通信技术、管理学、系统科学和行为科学等结合在一起，让各种先进办公设备有机地组合起来，用以综合处理各种办公信息，提高办公效率和办公质量的一套系统，英文叫做office automation(OA)。这个自动化办公的OA系统咱们药监局其实早就接触过，好像是我们刚分到局的时候，省药监局就为咱们安装过一次，但不知道什么原因，几年来一直没有正式的运行，去年我记得伞洪波又去学了一次，好像是省局又新开发了一套，但到现在好像这个OA又没动静了，从这个现象观察，要想开发一套大家都能容易接受的成熟的OA系统是多么的不容易。首先简单的一条，电子办公中最难解决的就是如何确保公文的真实性和有效性，比如个人的电子签名问题到现在都没有很好的解决，举个例子：现实中我从王阳那借了500块钱，我给她打个欠条，签上我的名字，这基本上就赖不掉了吧，有签名。但如果我用电子文档给王阳打个欠条给她发过去，王阳肯定不干，因为它不具备真实性和有效性，而未来电子签名技术将会解决这个问题。（前段时间跟洮北区公安局的一个战友闲聊，他说他们公安系统已经开始准备上电子签名技术了。） 办公自动化的特点 办公自动化是信息化社会的重要标志之一，办公自动化具有以下特点： 1．办公自动化综合了多门学科，是发展迅速的新型学科。办公自动化涉及的学科广泛，有计算机技术、信电学、管理学、人文学等多门学科。其中，计算机技术是办公自动化的基础，信息的采集、输入、存储、处理和输出都离不开计算机。 2．办公自动化是人机会话的信息系统。办公自动化的主体是人，人要指挥计算机为人服务，要让计算机采集、加工、处理、传送和存储大量的信息，并且还要把信息反馈给人。因此它必须是一个人机会话的信息系统。说到人机会话，这里想简单的谈谈人机会话方式，即我们经常接触的人机界面，人机界面我们可以简单把它理解为自动化办公的终端，它是一整套自动化办公系统最终要与人交流互动的一个界面。举个例子：现在的移动公司大厅越来越先进了，交话费时不仅有人工服务，最近还加了不少的自动交话费的机器，机器的样子有点类似于银行的ATM机，不同的是ATM机大部分只能往外取钱，而移动的这个机器呢它可以往里收钱，人机界面做的非常美观，简洁大方，输入手机号，输入交费额度，基本上看一眼大家都会操作，但那天我交费的时候确发生了一点问题，我准备存50块钱话费，但我往机器里赛了一张一百的，结果操作完以后，我突然发现这个机器没有往回找钱的意思，虽然最后跟大厅的工作人员商量半天，最终把我的问题解决了，但这个自动交费的机器也就是这个自动化办公系统终端的问题同时出现了，为什么在整个的交费过程中没有出现一次提示该机器不能倒零钱的信息，或者在整个人机界面操作过程中没有设计终止交费行为的控制按钮。另一件事：前段时间，新闻联播说北京火车站新增加了不少自动购票系统，但不少旅客上去后，不知道如何操作，每例成功的购票最低都需要20分钟，我举的这二个例子都是人机界面做的不太完善或有部分缺陷的例子，但这是不是表示自动化办公系统就是不好呢，我说不是，这也从另一方面解释自动化办公系统需要一个跟实际应用接轨并磨合的过程，我相信正是因为在使用中出现了这样或那样的问题，才促使自动化办公系统的开发越来越人性化，越来越完善。（这二天在政务大厅就想着不久的将来咱们局窗口前很有可能也会摆2台触摸屏的机器，企业相对人会用手点着触摸屏说我是申请变更，还是换领药品经营许可证呢）…… 3．办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化处理过程。因为办公室里的资料不仅包含了文字，还包含了大量的图片资料，要真正实现办公自动化，就应该能处理各种不同类型的信息 4．办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。办公自动化加速了信息的流通，提高了决策质量。计算机网络技术的发展，打破了地域的约束，可以进行远距离办公，甚至可以利用手提电脑在旅途中办公。即最早我们听说的soho一族，（我们更愿意把SOHO叫成Super Office (and) Human Office,即超级的办公室、人性化的办公室）比如：远程办公应该不是梦想了吧，大家可能听说过有一个企业老总叫王石（深圳万科），他有个兴趣爱好是登山，一年中绝大多数时间都在什么喜马拉雅