秘书全方位专业素养修炼.ppt

秘书全方位专业素养修炼 何为“客户” 我们学习的目标 秘书/助理的职责 秘书/助理应具备的技能与知识 秘书/助理的五心 全方位专业素养 微笑的功能 微笑的功能 全方位仪容 仪态-站姿 仪态-坐姿 仪态-走姿 仪态-蹲姿 礼仪-握手 访客接待具体而完善的准备 会议室座位的安排 会议室的准备 当客人到来时 引领访客 介绍客人礼仪 交换名片 一般来说，来访者或地位较低的要先拿出名片。 双手拿着名片的两角，名片的正面向上面向对方，并搭配语言：“我是XX，请多指教。” 用双手接取对方递交的名片。 接受时点头示意，并拿着名片的空白部分，把名片接过来后，浏览，念名片。 在会唔中，如有很多名片同时交换时，可在桌上将客人的名片逐一与他们的座位对应排好，便于认识客人。 端茶水 电话礼仪 接听电话要点 致电 帮主管接电话 (1) 先礼貌地问清来电方身份信息. (2) 若是推销类电话,可将电话转给 　　相关工程师或婉言谢绝. (3) 上级主管来电,确认是否需代为联络主管即刻回电或是留言即可. (4) 给主管留言,要包含主旨、来电者、回电信息等内容，并署上来电时间. (5) 主管回来后,尽管已留言,但也要当面和其确认. (6) 主管不在,尽可能在电话响三声内接听. (７) 主管不在，可按＊1键把其电话转到你的坐机上以方便接听及不遗漏任何电话，待其返回后可按＃１取消． 全方位专业素养 人际关系处理技巧 沟通的定义 常见的沟通障碍 沟通的实际操作技法 沟通中的重要环节--倾听 与主管共事需知 与上级主管的相处技巧 挨上司骂要领 爱上司四大法则 与同事相处九要点 与同事相处八不宜 全方位专业素养 时间管理不是什么/是什么 时间管理的重要意义 如何分析优化时间 时间管理的优化顺序 时间管理的陷阱 时间管理的陷阱 时间管理陷阱 时间管理陷阱 时间管理陷阱 时间管理陷阱 时间管理的利器 案例分析 穿衣服2分钟 上厕所3分钟 刷牙洗脸8分钟 化妆7分钟 煮鸡蛋10分钟 烧开水10分钟 PS：家里只有一个电磁炉 ＥＮＤ (1)先报出自己姓名、部门等相关身份信息. (2)拟出所要表达意思的主旨. (3)多项事情需处理,可事先将所关注问题列于纸上或记入笔记本中,以防遗漏,且最好 逐条陈述. (4)可适时请受访者或代接电话者复述. 溝通 相處 将您的意思（感觉）传达给对方，并且企图为对方所接受与了解的行为 定义 传达者 接受者 传达 意思 语言或非语言 反应 表达不清 语调不当 用词不妥 个性特征 自卑心理 由于地位差 别造成的 信息来源 不一致 用自己的思维 过滤对方的语 言 心理障碍 短时间理解 接受的信息 信息过多障碍 过滤障碍 时间/压力障碍 地位障碍 语言障碍 沟通的方法：自信.诚恳.热情 沟通的句式＝赞美＋事件＋感谢 赞美＝夸奖（具体、不浮夸）、肯定 事件＝简短明确的主题 感谢＝认同时，谢谢您的支持 提意见时，谢谢您的建议 什么都不说时，谢谢您的倾听 沟通以感谢结束 感谢伤害我的人，因他磨练我的意志 感谢绊倒我的人，因他强化我的双腿 感谢欺骗我的人，因他增进我的智慧 感谢蔑视我的人，因他唤醒我的自尊 感谢遗弃我的人，因他教会我的独立 感谢反对我的人，因他坚定我的信念 倾听可以使他人感到被尊重和欣赏 倾听可以真实的了解他人 倾听可以减除他人的压力，帮助他人清理情绪 倾听是解决冲突、矛盾，处理抱怨的最好办法之一 少说多听，维持必要的秘密 在他/她的许可权内做决策 了解他/她的工作方式 了解他/她的长、短处 了解他/她的工作压力 保持良好的沟通 对主管的地位及能力表示敬意 ? ? ? ? 您的主管属于？ 亲切型 驾驭型 分析型 表现型 从上司帮你想到你帮上司想 管理期望——管理上司对你的期望 多汇报——注意上司的不安全感 多沟通——主动让上司了解你 多称赞——上司也需要激励  工作挨骂，人之常情 表现出应有的气量，不要顶嘴，也不可不在乎样子 低头不语，偶而点头 辩论之前，先道歉“对不起” 众人前挨骂也不在乎别人的想法 了解上司在骂什么，改过就是，把骂当成教导 找个倾听对象倾诉一番，不要压在心中 上司不讲理时，这边听那边出，心中想着快乐之事， 但表面上装出反省的样子 次日要早到公司，以最好的精神与上司和同事 打招呼，不要有恨意，不要可怜 1.上司永远不会错 2.如果上司错，一定是我看错； 3.如果不是我看错， 也一定是因为我的错 才造成他的错； 4.如果认为上司不会错； 你的日子一定过得很不错。 以大局为重，少拆台 对待分歧，求大同存小异 对待功利，保持平常心 诚恳，友善，待人热诚。切记三句经：请，谢谢，对不