电子文件管理基础.ppt

电子文件 管理基础 第一讲 信息技术的发展与档案工作 第一节 计算机的过去、现在和未来 第二节 网络的产生与发展 第三节 电子文件产生与管理的社会背景 第一节、电子文件的产生与发展 一、历史的必然 二、电子文件的发展历程 三、电子文档在我国发展的现状 第二节 电子文件的概念 一、电子文件名称与含义的演变 1．机读文件与机读档案 2．电子文件／电子档案 二、电子文件的概念 电子文件定义为： 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 上述定义有两条要点： 一是生成环境，即计算机和其他数码设备。 二是可处理的数码文件。 三、电子时代文件与档案的关系 第一，文件与档案原本就是同一事物。 第二，文件与档案之间已不再具有非常明显的时间过程与空间异域的区分 第三，电子文件与电子档案概念的一体化，有利于文档管理的一体化。 第四，“档案”是一个历史性的概念，当历史翻过去了的时候，这个概念也应回归历史。 四、电子文件的种类 1．电子文件按载体划分，主要有两大类 2．按照电子文件产生的领域，可以把它划分为三大类 3．按电子文件的格式划分类别 ⑴数字文本(Digital Text)文件 ⑵数字影像(Digital Image)文件 ⑶数字图形(Digital Graphic)文件 ⑷数字语音(Digital Voice)文件 ⑸数字视频(Digital Video)文件 4．按电子文件的组成方式可将其划分为三大类 (1)简单文件 (2)复合文件 (3)复杂文件 第三节 电子文件的特点 二、对计算机系统管理的依赖性要点之一：电子文件管理是系统管理要点之二：系统之间的排斥性(美国档案馆) 三、?? 文件信息的自由移动性 1. 凝固的历史 2. 被解放的文件信息移动 第一，文件信息在某一保管单位（无论是一个软盘、一个光盘还是一个文件夹）内的自由逻辑组合。 第二，文件信息在不同载体间通过物理与逻辑方式（介质与网络）进行的自由迁移。 四、信息存储的高密度性 五、多种信息媒体的集成性 六、文件形成与更改的可操作性 1．随心所欲的文件制作 2．会“变脸”的比特 第三讲 电子文件管理工作概述 第一节 电子文件管理工作的原则与要求 第二节　电子文件的管理体制 一、电子文件管理体制的基本原则——集中统一 具体内容主要包括三个方面： 1．国家电子文件与电子档案也应按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理 2．全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。 3．对党政电子文件工作实行统一管理 二、机构内部电子文件的管理体制 1．机构内部电子文件管理的组织体制 2．机构内部电子文档管理的技术机制 管理者的重要性 管理者必备的知识技能 档案管理基础知识 电子计算机应用及自然科学基础知识 一定的外语能力 第四讲 电子文件的积累、鉴定与归档 第一节　电子文件的收集积累和鉴定 一、电子文件的收集积累的范围 二、电子文件收集积累的要求 三、电子文件的登记 四、文件的确认与采集 １．背景信息 ２．元数据 五、整理 六、鉴定 第二节　电子文件的归档 一、依法归档 1．明确档案室和档案馆在电子文件管理中的地位，赋予档案室、档案馆接收、保管电子文件的职能 2．通过相应的法规明确电子文件的制作规程、确认方式、归档手续等 3．明确电子文件的法律效力 二、电子文件归档的组织管理 1．加强电子文件归档的组织领导 2．采取措施，保证电子文件归档的质量 三、电子文件的归档方式 逻辑归档 物理归档 四、电子文件的归档范围 五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年 六、电子文件的归档要求 七、电子文件的移交 １．介质移交 ２．在线移交 归档电子文件的要求 真实性：电子文件的内容、背景信息是否与形成时一致。可通过安全措施、元数据认定。 完整性：电子文件的内容、结构、背景信息等是否完整。 有效性：电子文件能否被使用和理解。 电子文件归档流程 初步鉴定 已归档 应归档 不保存 资料 产成电子文件 文本 图像 影像 数据库 其他 收集应归档文件 搜索文件 集中保存 置已归档标记 鉴定和检测 有效性 一致性 病毒检测 最后版本 标准格式 分类整理 分类排列 编制档号 补充著录 物理归档 脱机存储 移交归库 逻辑归档 格式转换 初步整理 登记、著录 3个月 电子文件归档流程 物理归档过程： 将逻辑归档的电子文件集中、分类整理； 拷贝至耐久性好的载体（