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淡江大學資訊工程學系 第12章文書處理與簡報軟體 本章重點提要 文書處理軟體簡介 Word 工作環境與開檔/存檔 用 Word 製作期末報告 插入物件 列印文件 文書處理軟體簡介 一般來說, 只要能打字並列印出來的軟體, 就可以稱為文書處理軟體。但電腦軟體發展日新月異, 所謂的文書處理軟體也從陽春如記事本 (Windows 作業系統內建的軟體)之流, 到複雜如微軟 Office 系列的 Word 皆有。 基本功能 常見的文書處理軟體與相關軟體 基本功能 文件的格式化 文字方面：字型 (細明體、標楷體…)、字型大小、字型樣式 (粗體、底線、斜體…)、字距 (兩字之間的距離)、文字色彩…等。 文章段落方面：自動換行、行距 (兩行文字間的距離)、對齊 (靠左、靠右、置中…)、縮排…等等。 項目方面：項目符號、項目編號等。 表格與各類編輯功能 表格：商用文書通常少不了表格, 所幸現今的文書處理軟體都提供有方便的表格繪製功能, 也能輕鬆地調整表格的型態。 各類編輯功能：還要有編輯文字的功能, 例如：複製、搬移、刪除、重複與復原、尋找、取代…等等。 頁碼與字數統計等輔助功能 編輯或撰寫內容龐大的文件時, 使用能自動編排並插入頁碼的文書編輯軟體可以讓工作輕鬆許多, 也讓我們省去手動標註的麻煩；此外像字數統計、拼字檢查 (主要用在英文文件) …等輔助功能也十分實用。 圖文整合與特殊符號功能 能夠插入各種格式的圖片到文件中, 早已不是什麼驚人的功能了, 而許多軟體甚至內建小型美工圖庫, 或是具備簡易繪圖工具, 讓使用者能在文件中自行繪製流程圖、美工插圖、統計圖表…等等。 預覽列印與列印 除了基本的列印功能外, 預先觀覽列印結果, 以便在正式列印前調整文件整體格式的預覽列印功能, 也是文書處理軟體的重點功能之一。 常見的文書處理軟體與相關軟體 除了微軟公司的 Word 外, 其他常見的文書處理軟體還有 Windows 系統內建的 WordPad、記事本、Lotus (蓮花) 公司的 WordPro、國產軟體－漢書、比較陽春的共享軟體－EmEditor、及 Unix、Linux 系統中的 vi…等等。 相關軟體 不同的文書處理軟體其儲存的檔案格式並不相同, 這是因為各軟體在記憶文件內容的方式並不相同所致。 若使用文書處理軟體的目的只是為了列印, 那麼上述問題並不存在；在網路環境中, 文件資料的交換變得非常頻繁且極具重要性, 因此統一文件的檔案格式, 就變成一個亟待解決的重要問題。 相關軟體 傳統的 .txt 純文字檔可以說是一個最能達成跨平台需求的文件檔案格式, 但能記錄的格式過少, 沒有精美的表格也沒有圖片, 無法滿足大家的需求。 微軟的 Word 是目前使用人數最多的文書處理軟體, 因此很多人就習慣用 Word 的 .doc 檔來與他人交換文件, 但即使交換的雙方都使用 Word , 卻還有版本的問題需要注意, 更何況 .doc 檔還有病毒潛伏的危機。 PDF 檔案格式 標榜新網路標準文件的檔案格式於是出現, 最著名的如 Adobe 公司所推出的 Acrobat 軟體, 可編輯出格式為 .pdf 的檔案 ( Portable Document Format 可攜式文件格式), 並同時推出免費的 PDF 檔閱讀軟體－ Acrobat Reader。 PDF 格式的檔案, 其圖文、多媒體的整合性高, 有書籤、超連結的功能, 作為電子書的檔案格式十分適當, 它也可以加密、加入數位識別碼以保障文件安全, 再加上其列印效果很好, 因此許多大公司都支持採用, 而台灣也在近年採用 PDF 檔作為政府電子公文交換標準格式。 PDF 檔案格式 HTML 檔案格式 另外網頁的標準檔案格式－HTML 檔, 也因為其全球一致的特性, 且製作方便, 普及率又最高, 所以經常被「借用」作為文件交換的檔案格式之一。 HTML 在列印輸出方面效果較差, 且內容也無法保密, 再加上排版能力有限, 因此並沒有發展成為正式的交換文件標準。 排版軟體 一般文書處理軟體都有列印輸出的功能, 但若牽涉到專業的出版工作, 則還是必須要倚靠專業的排版軟體來處理。專業的排版軟體能處理的不僅是文件格式、表格、圖片排列這些東西, 它還必須具備色彩管理的重要工作, 這樣才能大量輸出精美且色彩精確的印刷品。 常見的排版軟體包括：PageMaker (Adobe 公司)、QuarkXPress、Microsoft Publisher (微軟公司)…等等。 Word 工作環境與開檔/存檔 認識 Word 環境 開啟文件檔案 儲存文件檔案 認識 Word 環境 開啟文件檔案開啟新的空白文件 在啟動 Word 時, Word 就會自動開啟一份空白的新文件供使用者編輯內容。 在已經啟動 Word 的情況