会议及会谈实务演示文稿.pptVIP

会议及会谈实务 （一）文秘人员与会议 （二）会议的基本知识 1、会议的目的 2、会议以目的分类：； 3、会议以形式分类 4、会议以职称来分类 5、会议用语（一般了解） （三）会议的计划和准备（重点掌握） 1、举行会议的决定 2、参加会议的人选 3、会议日期、时间的决定 4、会议场所的选择 5、议程表制作和执行方法（基本掌握） 6、会议通知的写法和传达方法（基本掌握） 7、会议资料的准备（重点掌握) A 、宣布议程 b、宣读并通过上次会议的会议记录 c、财务主管报告 d、 其他报告 e、恢复旧的议题 f、讨论新的议题 g、委员会人事任命 h、提名并选举行的负责人 I 、通知 j、休会 8、会议场所的布置：圆桌型：口字形；U字形； V字形；教室型 9、出席者的位置（一般了解） 10、会议用品的准备（一般了解） 11、为来宾安排膳宿等 （四）会议中的实务 1、接待实务 2、会场的管理及茶点招待 3、会议中的电话或来访者 4、宣读和做会议记录 5、遵循会议议程的顺序规则 （五）会议后的实务（重点掌握） 1、会议结束后的处理 出席者离去时；文秘人员离去前 2、会议后的工作 制作议事录并分发；制作发送答谢卡；议事录和开会的各项资料分发给会议缺席者；会议有关文件的整理和保管 3、会议业务的检查和总结 （六）会议记录的制作（基本掌握） 1、会议记录的制作方法 2、会议记录的内容和格式 3、修改会议记录 4、为会议记录编制索引 （七）编写会议简报 报道式；转发式 （八）拟写会议记录 （九）为上司参加会议作安排 会议预定计划管理；正在开会中的工作 （十）和同事一起开会 （十一）召开各种形式会议的方法 （基本掌握） 1、办公会议 2、代表会议 3、联席会议 4、学术会议 5、新闻发布会、记者招待会 6、报告会 7、座谈会 8、国际会议 9、电话、电视会议 10、签约仪式 （十二）提高会议效率 1、遵循法律法规 2、合理确定会议目标 3、确定必要的与会者 4、减少会议数量 5、缩小会议规模 6、简化会议程序 7、缩短会议时间 8、控制会议经费 9、分析会议成本（一般了解） 第八章 日程安排 （一）日程安排与文秘人员 （二）日程安排的意义 （三）文秘人员在日程安排中的工作 （四）日程安排计划表的种类和管理 1、日程安排计划表的种类（基本掌握） 年预定表；月预订表、周预定表、日预定表 2、约会 3 、日程安排计划表的制作和填写（基本掌握） 4、日程安排计划的确认 5、日程安排计划的变更和调整（一般了解） （五）日程安排计划管理（基本掌握） 1、提示工作 电子提示系统 人工提示系统：基本办公日程表 固定活动日期一览表 使用提示性备忘录 准备约会表 准备特殊提示卡 准备交往提示文件 第九章 差旅事宜（一般了解） （一）文秘人员的职责 1、准备旅行计划和旅馆信息 2、制定约会计划 3、为商务洽谈收集资料 4、决定旅行用品 5、行李问题 6、安排差旅费 7、建立旅行——旅馆信息资料库 8、办理旅行保险 （二）与上司一起旅行 1、旅行安排 2、设备安排 3、行为举止 4、工作交待 （三）差旅的预定工作 1、订票 2、预定飞机票 3、预定火车票 4、预订旅馆 （四）国（境）外旅行 1、申请护照 2、办理签证 3、办理“黄皮书” 4、购买机（车、船）票 5、办理入出境手续 6、旅行过程安排 （五）旅行结束后的工作 * * *