上海得丘花园酒店OA系统方案建议书.docVIP

O A 系 统 方 案 建 议 书 上海得丘花园酒店有限公司 部门： 市场部 日期： 2010年10月25日 部门经理审批（意见）： 总经理审批（意见）： 使用OA系统的目的： 为了降低运营成本，提出无纸化办公方案，结合酒店实际情况制定出此方案：实现无纸化办公是未来电子商务发展的必然，节约公司成本、提高工作效率、规范内部管理是无纸化办公的宗旨。然而没有绝对的无纸化，白纸黑字更有权威，解决方案应该在有纸与无纸之间找到适合公司运作的平衡点。目前公司基本可以满足无纸化办公的两个必要条件：办公人员具备基础的电脑操作技能和一个公司内部局域网段内。 OA系统能给酒店带来什么 对于酒店的领导来说OA系统是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。OA能够为酒店管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。 OA系统可帮助酒店实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，OA办公自动化系统作用如下： 建立内部的通信平台 建立单位内部的消息中心，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。 建立信息发布的平台 在酒店内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、文件共享、视频共享，使内部的规章制度、新闻简报、工作交流、公告事项等能够在酒店内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。 实现工作流程的自动化 变革了酒店传统纸质公文办公模式，酒店内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、电子传真、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。 实现文档管理的自动化 可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如酒店来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的文件信息，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。 辅助办公 它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、酒店客户管理、办公用品管理、资产管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 建立信息集成平台 现代酒店中已存在的酒店管理系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对酒店的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。 节省酒店的办公费用支出 将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是酒店实现管理现代化的标志。 搭建知识管理平台 系统性利用酒店积累的信息资源、业务技能，改进酒店的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。 增强领导监控能力 强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。 OA系统接入方式 OA系统支持三种客户端网络连接：A：内部网络 B：外网网络 C：手机网络 A：内网用户与外网用户可以用浏览器与OA精灵连接使用. B：手机用户可以使用浏览器连接。 (注:前期是开放内网访问) OA系统功能介绍 OA系统集成了包括内部电子邮件、工作流、电子传真、短信息、公告通知、公文流转、业务管理、日程安排、工作日志、通讯簿、考勤管理、工作计划、工资上报、会议管理、车辆管理、网络会议、讨论区、语音会议室、视频服务、Internet邮件管理组件、网络硬盘组件、客户管理理组件、智能表单设计、即时短信息、公共文件柜、网络考试、培训管理、考勤管理、员工日程安排