【如何管理好时间】.pptVIP

如何管理好时间 目的要求： 通过本次课的学习，使学员学会 作出一个好的时间安排。 主要内容 1．? 讲述时间管理的要素 2．?? 介绍活动分类 3．? 介绍如何收集活动的时间数据 4．?? 说明时间分配的评价方法 5．? 举例说明如何作出时间安排 6．? 讲述找出更多的时间 7．? 介绍制定基本规则 主要内容（续） 8．?讲授设定时间分配的优先级的重要性和方法 9．? 讲述管理好时间安排 10． 给出关于管理可变的时间的几点建议 11．说明时间管理的目标 7.1 时间管理的要素 1.?决定如何使用时间 2.?制订时间安排表。 3.?对照制订的安排表跟踪使用时间的方式。 4. 决定应该改变什么以使自己的行动达到所作安排的要求。 7.2 活动分类 复查时间的分类情况，了解这些类别是否包含了所有主要的活动。如果没有，补充缺少的类别或修订已有的类别。 7.3 收集活动的时间数据 周活动总结表给出了每周用在各个活动上的平均时间、最大时间和最小时间。 7.3 收集活动的时间数据（续） 为了对时间进行管理，必须把重点放在那些占用大部分时间的少数几项活动。这就需要详细了解所做工作的内容。如果25%的时间用在标有“其它”这类活动上，就应该把它再分成几个定义更加明确的活动。这些“其它”类型活动如果没有更精确的数据，就很难控制在这些活动上所用的时间。 7.4 时间分配的评价 明确哪些活动是最重要的，并且考虑是否给这些活动分配了足够的时间。 7.5 作出时间安排 时间安排表是如何使用时间的计划。 根据以前如何使用时间的数据，就能够分配以后各类活动所需要的时间。 7.5 作出时间安排 （续） 管理好时间的关键是逐步对使用时间的方式进行反复平衡。 即使希望以后在某些任务上多用一些时间，但是除非能够在另外一些任务中少用一些时间，否则，这常常只能是一个愿望而已。重要的是要确保先是否能够最有效地利用这些时间。 7.5 作出时间安排（续） 如果进度不是很紧张的话，可以很容易找出一些额外的时间。如果必须在某些活动上多用一些时间，就必须从另外的活动中抽出这些时间。复查工作的优先等级，并且决定哪些工作是最重要的，然后制订相应的时间安排计划。 7.6 找出更多的时间 一天只有24小时，你无法增加这一时间。 如果需要在某些活动上多用一些时间，就必须从另一些活动中抽出一些时间。 只要知道各类活动要用多少时间，就可以对时间安排作出实际的调整。 7.7 制订基本规则 既然已经决定了想如何使用时间，就必须切实地按照预定的方式去做。 这个简单的规则将会带来意想不到的收获。当人们有了遵循的具体规程时，他们通常能够按它去做。 我们在做许多事情时都是按照别人制订的规则去做的。为了对时间进行有效的管理，也需要有规则可循。但是，必须自己制订这些规则。 实际上，时间管理的安排就是为管理自己的时间而制订的规则。 7.8 设定时间分配的优先级 管理好时间的一个基本步骤是建立优先次序。 有些时间是固定不变的，可以把这些时间称为固定时间。 进行其它活动的时间就是可变动的时间，只要有时间就可以去做这些活动。但是不确定的活动又有两类：需要的和自行斟酌的。 当作出全面的时间安排时，知道以前在各类活动上用力多少时间是有帮助的。固定活动的安排没有什么问题。最常见的问题就是分配可变动的时间。 7.8 设定时间分配的优先级（续） 这就要十分了解固定的、必需的和自行斟酌的时间，以决定可以在什么地方作出调整。还有另外一个因素对时间安排是否合理产生影响，即是否真愿意按照这时间安排来执行。作时间安排以及跟踪时间是总要的，但是时间安排一定要是自己实际愿意接受的。 7.8 设定时间分配的优先级（续） 随着继续对时间进行跟踪，将实际使用时间的情况与时间安排表进行比较。如果总是能够按照安排管理时间，就不必作出太多的改变。但是更多的情况是需要对最初的计划进行调整，因此对时间安排表就需要做必要的修改。但是要记住，要把新的安排写下来。 7.9 管理好时间安排 按照时间安排表工作的能力很大程度上取决于个人的自觉性，但是它还取决于要做的工作的数量和它们的优先次序。预料不到的事件是生活很自然并且很正常的一部分，特别是在软件工程中。危机常常会破坏人们的计划，因此不得不作出调整。 7.9 管理好时间安排 （续） 在为管理可变动时间建立基本规则时，应考虑以下几个问题： 目前最优先考虑的是什么项目？ 是否有一些事情必须在特定的时间去做？ 是否一有时间就想去做某些活动？ 7.9 管理好时间安排 （续） 为了管理好每天的时间，必须随时都带着时间安排表。一种管理这些安排的好方法就是把它们放在工程记事