《行政管理制度03》.docVIP

行 政 管 理 制 度 总则 为完善公司管理，使各项管理制度化、标准化、规范化，以提高公司员工工作纪律性及工作效率，特制定本规定。 公文、档案管理规定 1、公文管理 （1） 公文管理是指公司所有内外部文件、传真、信件、包裹等公司文件资料的拟制、收、发及存档管理。 公司所有传真、信件、包裹、快递统一由前台人员接收、发放、登记并负责 核对。特殊或紧急情况下可以由各部门自行收发，但必须在前台登记表上予以登记。 地方或上级管理部门的公函、公文或会议文件统一由行政部按收交程序处理，不得个人保存。 公司各部门所有需对其他部门公开发放或存档的文件都必须进行统一编号，并按统一规范的文件格式。编号规则及文本格式由行政部统一规定并公布。 公文拟制发放程序，由各主办部门承办人拟稿，部门负责人审核，董事长或总经理签发。由各部门文控人员负责编号、打印、封发并登记。文件内容涉及多个部门时，由主办部门与各有关部门协商、会签，会签稿以部门负责人签字为准，否则无效。 公司各部门拟制的凡涉及公司管理规章、制度，运行体系、流程的文件在各部门负责人审核完毕后应送行政部核稿并由行政部统一提交董事长或总经理签发。 行政部有权根据国家政策及公司规定对文稿进行修改。内容不实、编号错误或格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟制。 公司员工就工作事项向上级提出申请、请示、建议或意见一律用《请示单》（附件1）；各部门之间就工作事项进行交流、沟通或协商一律用《工作联系单》（附件2）。 2、档案管理 归档范围，公司所有具有参考、查阅及保存价值的文件资料。如：财务资料、业务资料、技术资料、工艺文件、员工档案及行政管理等文件资料。 档案由行政部成立档案室并指定专人负责管理，保证原始资料及单据齐全完整。 公司任何人借阅档案都必须到档案管理人员处进行签名登记，否则一律不得借阅。 公司董事长、总经理、总经理助理、行政部经理调阅档案可直接通过档案管理人员登记办理调阅手续。 公司各部门经理调阅本部门文件资料可直接通过档案管理人员办理调阅手续；公司其他人员调阅本部门文件资料必须经本部门经理签字批准方可办理调阅手续。 除董事长、总经理、总经理助理、行政经理外，其他任何人员调阅其他部门档案都必须经董事长、总经理、助理批准方可办理调阅手续，否则一律不得调阅。 任何人非经董事长、总经理、副总经理或行政部批准，无权随意销毁公司档案资料。 若需按规定销毁无效档案时必须经公司领导或行政部审批，并在专人监督下销毁。 3、文档移交规定 员工因离职、调岗或岗位职责及工作内容的变更需要进行工作移交时，必须填写《工作移交清单》（附件3），写明移交工作内容类型、进程、物品及公文明细。经交接双方当事人及监交人签字后生效。 普通员工工作交接应由行政部及部门主管现场监督移交过程；部门主管工作交接应由行政部及部门经理现场监交；部门经理工作交接应由行政部及总经理现场监交。 所有移交文档、清单都必须经交接双方当事人及监交人签字确认后生效，否则一律无效。 因无效工作交接导致的不良后果及责任由工作移交人单方负责。 工作移交清单生效后，交接确认日期之前发生的一切失误事项责任由移交人承担，之后发生的一切失误事项责任由接受人承担。 工作纪律规定 坚守工作岗位，按岗位职责要求尽力做好本职工作。 工作态度认真，工作作风严谨、讲求工作效率。 员工在公司内应按公司规定佩带工作证或穿工作服 员工应提前5-10分钟到岗做好本岗位或办公桌的清洁和整理工作以保持办公环境的整洁。工作日内中午禁止饮酒，因业务需要应提前请示公司领导批准。 上班期间未办理相关手续不得私自离岗；外出公办应填写《人员外出申请单》（附件4）写明外出人员姓名，所属部门，外出事由等要素，经部门负责人审核，行政部核准后方可外出。 上班时间不得看报、闲聊不准串岗 爱护公共财物，节约用电勤俭节约，杜绝浪费定期检查各种用电设备和门窗安全做好防盗、防工作不打私人软件、硬件及其物品妥善保管正确使用定期进行工作，做好重要数据备份工作禁止安装与工作内容无关的软件非人员未经批准不得使用及相关设备 七、出入司管理规定 1、人员出入分公司来宾出入和公司员工出入两种情况。 2、公司来宾访问或洽谈业务应由本公司相关部门人员陪同至会议室或接洽室。无本公司人员陪同的访客必须在前台处〈公司来宾登记表〉（附件6）上予以登记，并由前台人员引领至相关部门相关联系人处。 3、公司来宾未经公司领导或行政部批准一律禁止进入生产车间、仓库、研发室、技术实验室等地。因业务需要由前台人员通知相关部门联系人至会议室或接洽室会谈。 4、公司来宾访问洽谈结束后，应由接洽部门相关联系人填写〈人员外出申请单〉经部门主管审核，行政部核准后将单据交前台人员对携带物品进行核实后方可出司。 5、公司员工进入公司应按公司规定佩带工作证或穿工作服，