企业秘书的工作特点与素质培养.doc

论文题目：企业秘书的工作特点与素质培养企业秘书的工作特点与素质培养摘要随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈文秘一门新兴现代科学管理专业应运而生。一直以来，很多人对于机关文秘工作有着曲解，认为文秘工作只是简单的接打电话或收发信件、端茶倒水等繁琐小事，没有技术含量更没有专业性可言，对于这样的本质误解是非常错误的。文秘工作社会的发展中变越来越时代化、科学化和专业化，它不但要辅助机关领导进行各方面的综合管理、沟通内外关系，更要在工作的同时树立自身的形象和企业单位的形象，这对于企业的有机运行来说是至关重要的。就目前来说，文秘工作已经荣升为新世纪经济发展的十大需求专业之一。由于企业的特殊性，作为在企业工作的一名文秘工作人员，需要具备比普通行业工作者更加严谨、细致、深入、诚实的工作素养，因此自身的一言一行，不仅仅代表了个人，而且还代表了企业的形象和企业领导的工作效率。关键词企业；；素养秘书工作是指秘书人员所承办的各项事项的总称一般秘书的日常工作：、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。 、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。 、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结等。 、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。 、档案管理。 　、辅导新秘书的工作。秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常工作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。发生突发事件时，秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。 秘书工作的性质与任务从属性 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。这是因为：第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 　秘书工作的从属性，是与领导者的“主导性”相对而言的。领导是的中心，处于主导地位；秘书机构是协助决策管理中心的辅助机构，处于从属地位。因此，秘书人员应听命于领导，不折不扣地完成领导交办的事务。但是，秘书人员听命于领导，并不等于对领导者只能唯唯诺诺地一味盲从，而应本着对工作负责的精神，多思考、多作调查研究，一旦发现工作中存在的问题，就应及时向领导提出改进工作的合理化建议；对于领导者的某些失误与疏漏，也应及时予以提醒，并提出纠正与补救的办法，供领导者参考。这就是说，秘书人员在工作中应把“听命”与“劝谏”结合起来，即当助手，又当“谏官”。只有这样，才能真正起到辅助领导工作的作用。 被动性 秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为：第，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。秘书人员虽然也有自己的工作计划或安排，不能脱离领导，但必须以领导的活动的目标为中心，并根据领导工作的需要来订计划和作安排，不能脱离领导工作活动的需要而另搞一套。第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作(如处理来往公文、信件，接电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等)，往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。秘书工作虽然具有被动性的特点，但这并不意味着秘书人员对工作只能消极应付，无所作为。其实，秘书工作的被动性也是相对的。秘书人员只要充分发挥自己的主观能动性，就能在常规工作中寻找到主动出击的突破口，及时向领导提供有价值的工作建议，在被动中争取到主动。譬如，秘书人员可以将深入基层调查研究所获得的重要信息，及时提供给领导，成为领导者进行工作决策的依据；秘书人员可以将从群众来信来访中发现的带有普遍性的问题，及时向领导反映，帮助领导纠正工作中的某些偏差；秘书人员还可以在认真分析、掌握规律的基础上，通过对下一步工作所进行的预测，及早提出工作中可能出现的问题，使领导者思想上有所准备，工作上统筹安排，做到防患于未然。总