2014年采购流程规范.docVIP

采购流程规范 目的 本标准业务程序的目的是用于设立必要的定义和程序以保证重庆英诺科技有限公司的采购低成本和采购标准的一致性。 定义 PR：Purchase Request Form 采购申请单,公司内部使用； PO：Purchase Order Form 采购订单，公司对外使用。 职责 3.1 请购人 根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的技术要求，规格型号，填写采购申请单并交相关人员核准； 接收和检验请购的物品和服务。 3.2 采购人 根据请购人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。 生产部采购人员负责物料及与生产制造或与开发有关的各种物资的采购，或对承包商的采购工作进行监督。 行政部负责公司办公用品及后勤物资的采购。 各采购人员应对采购物品的价格及质量负责。 3.3 物流 3.4 生产部 (物料供应商及承包商)的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审。 4.1 产品：指公司委外加工的产品，采购后即交付给客户。 4.2 生产物料：指与产品生产直接相关物料，公司目前生产物料多数由产品生产承包商进行采购。 4.3 固定资产：是指单位价值超过人民币1000元以上，同时使用年限超过两年以上的生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。 4.4 4.5低值易耗品：是指成批采购的低价值的耗材。如实验室用接插件等。 4.6长期服务的客户：除上述以外，但有长期供货或提供劳务的客户。如快餐，办公文具供应商, 电信服务，域名等。 其它非费用报销申请范围内的采购申请。 操作过程及操作程序详述 5.1 申请 请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号，可行或必要时，应给出推荐的供应商及价格。 请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。 5.2 批准 5.2.1 对采购申请单PR的批准 所有采购申请单必须有公司总经理的批准及签字； 所有IT设备的采购申请单必须有IT经理的核准； 任何与生产有关的采购申请单必须还有销售部负责人和营运部负责人批准和签字。 签字流程图： 请购人 --( 请购人部门经理 -( 采购人 -( 采购人部门经理 –--》 总经理 5.2.2 对采购订申PO或合同的申请 5.2.2.1 采购订单 如果采购人需要采购订单，采购人可凭已核准的采购申请单，向财务部申请打印采购订单，并由部门经理签字确认后发给供应商。申请人还需负责采购订单的供货方确认，以保证该订单的有效性。 产品及生产物料PO的保存者,应注意该PO为公司保密级别较高之文件,未经授权者不可查阅。 5.2.2.2 如果采购人需要合同，需要公司副总裁以上的人员在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。重要合同内容应经公司法律顾问核对。 5.3 报价及磋商 5.3.1 物品及服务采购 在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价： 采购金额 最少报价数量 小于 RMB 500 1 小于RMB 2000, 大于RMB1000 2 RMB 2000 3 采购员在同供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下，采购员同请购人应一同参与同供应商的讨论。 在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。 5.3.2 分供方的开发及选择（仅适用于产品及生产物料采购） 由生产部采购人员在实施采购前根据开发部提供的物料清单，将那些认为有能力的供应商初步确定为分供方，并经质量保证人员及开发部审核会签后加入合格供应商名单。 如果是初选的供应商，只有在生产部质量人员、开发部进行首批样品鉴定合格后，才可以接受分供方提供的批量生产品。 生产部根据分供方的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力，并调查、分析、总结。 5.3.3 第三方物流的开发及选择 由负责物流的人员在保证产品运输的及时、优质情况下，提供3家以上的货代以竞标的方式进行选择。物流人员根据货运代理商的交付时间、服务质量、合作态度等按季度评价货代满足要求的能力，并调查、分析、总结。 5.4 订购 应根据价格，质量和服务等选择供应商。如果采购员所选择的供应商与请购人推荐的不一致，应向请购人发出确认，若请购人仍坚持用推荐的供应商，则需由总经理批准。 订购物品可能有下列两种形式： 凭核准的采购申请单，从供应商处直接购买。 向供应商发采购订单（如需要，可向财务部申请开具采购订单）或合同（重要合同内容应经公司法律顾问核对）。 对于经常性采购的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同选择的供应商以签定年度协议的方式根据条款内容直接订购。 选择此类供应商应以竞标的方式进行（如果