省级科技信息机构科技档案数据库研建.pdfVIP

第22期 总第 176期 内 蒙 古 科 技 与 经 济 No．22，thel76thissue 2008年 11月 InnerMongoliaScienceTechnology Economy Nov．2008 省级科技信息机构科技档案数据库研建 黄兰蔚，曾德超，涂红湘 (湖南省科技信息研究所，湖南 长沙 410001) 摘 要 ：科研档案是科 学技术研 究活动的真实记录 ，是科 学技术储备 的一种形式 ，是一项重要的信 息资源 ，是 国家的宝贵财富。文章从省级科技信息机构对科技档案进行数字化 管理、加工建库及进行科 技档案的开发利 用出发 ，经过几年的实践，对省级科技信息机构的科技档案管理进行 了有益的探 索，对 我 国科技档案管理工作具有一定参考价值 。 关键词 ：科技信息；科技档案 ；数据库 ；研建 中图分类号 ：G270．7 文献标识码 ：A ·文章编号 ：1007—6921(2008)22—0243—02 科研档案是指在科学技术研究过程 中形成的 ， 2．1．3 全文查询 。根据需要对科技档案各子段均 具有保存价值 的文字 、图表 、数据、声像等各种形式 可实现查询 。 载体的文件材料 。科研档案工作是科研管理的重要 2．1．4 安全保密 。根据各类人员的岗位需要 和权 组成部分 ，是科研 活动 的重要环节 。科技档案实际 限范围 ，对需要 的科技档案信息实施严格的保密 。 上具有双重性质 ，即 ：档案性 、情报资料性 。科技档 案在传统的收藏管理基础上 ，利用 计算 机技术进行 信息化管理 ，进一步发挥其情报资料 的特性 。为此 ， 对科技档案进行数字化管理和开发利用 ，已成为各 级科技管理部门及科技信息机构对科技档案现代化 管理要求 的新趋势 。 1 科技档案建库背景 传统的科技档案工作是对科技文件材料进行收 集 、整理 、鉴定 ，并对应保存和备查 的文件进行归档 ； 确定科技档案的保管期 限、密级 ；制定科技档案的归 档制度、借阅制度、保密 制度 ；鉴定销毁后 的后处理 工作 。 科技档案是科研管理 的一部分 ，更是科技资源 储备的一种重要形 式。近几年来 ，省级科技信息机 构在为政府服务 的基础上 ，形成 了独有的科技信息 资源 。2004年 ，湖南 省科技厅 以湘科 函字下达 “关 于科技档案管理工作 的批复”，确定湖南省科技信息 研究所作 为湖南省科 技厅科 技档案收集 、贮藏和数 字化加工单位 ，统一对湖南省科技厅科技档案进行 图 1 科技档案系统总体构架示意图 规范管理 。 2．2 从计算 机实现角度讲 ，为 了保证系统 的开放 2 科技档案建库设计思路 性、先进性 、可维 护性、适应性、实用性 ，特采取一系 在科技档案管理信息系统 的设计过程 中，采取 列措施如下 。 了先进 的数据仓库 、数据挖掘技术 与需求情况相结 2．2．1 系统采用模块化体系结构 ，提高软件 的开放 合 的顶层设计思想 。科技档案系统总体构架示意 图 性 、扩充性、可维护性、实用性 以及先进性。 如 图 1所示 。 2．2．2 运用面 向对象技术 ，提高代码的重用程度 ， 2．1 从业务实现角度讲 ，档案管理信息系统主要实 规范代码管理 。 现业务数据的采集 (收集)、录入、分类 、存 档、统计 、 2．2．3 采用三层次 (C／S／S，B／S／S)架构开发应用软 利用等处理 ，采取以下实现措施保证系统实用化 ： 件 ，提高软件的可维护性及异构数据库的适应性 。 2．1．1 全面采集 。建立科技档案定期搜集制度 ，实 2．2．4 提供 专用系统维护功能模块 ，提供权限控制 现全面采集 。