2014年《办公自动化教程》第1章办公自动化概述.pptVIP

1.1.2办公自动化的发展状况 我国的OA产业从七十年代末发展至今，已从最初的提供面向单机的辅助办公产品，发展到面向企业级应用的大型协同工作软件，其发展过程分为以下三个阶段： 1．以数据处理为中心的传统办公系统。 2．以工作流为中心的办公自动化系统。 3．以知识管理为核心的办公自动化系统 办公自动化在我国发展的第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文字排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。 1.3.4 图形和图像处理 1．图形和图像的输入。 图形和图像的输入功能是处理功能的基础。图形和图像输入的方式有很多种。最常见的图形输入方式有：鼠标器、数字化图形板、扫描仪等。常见的图像输入方式有：扫描仪、数码相机等。 2．图形和图像的存储和编辑。 图形和图像的存储是把经过设备输入的图形或者图像存储到计算机的特殊位置，存储到计算机后就可以对图形或者图像进行编辑，编辑包括图像大小的剪裁、色调的调整、格式的转化等。 3．图形和图像的输出。 把图形或者图像在计算机中经过一系列的处理，需要对它们进行输出到终端，常见图形或图像的输出方式有打印机等。 1.3.5 通信功能 OA系统的通信功能够实现OA系统的各个部门真正的进行即时协同工作，和传统的办公系统相比，可以大大提高办公效率，OA的通信的功能主要包括以下几个方面： 1．即时提醒 2．远程通信 3．远程监控 4．屏幕互换 1.3.6 文件处理 在任何企事业单位文件处理都是一项重要工作，其特点是繁琐、工作量大而且对文件有不同的保密级别要求，责任重大。然而传统手工的文件处理效率低、耗材大并且占用工作人员大量的时间用于分发、追踪和催办等工作。随着办公自动化和远程办公的要求，传统方式已经远远满足不了工作的需要，OA系统的文件处理系统真正的实现数字化办公，大大提高工作效率，主要功能有以下两个方面： 1．资源共享。 利用OA系统的网络可以使内部成员方便的共享文件，经过授权的用户可以快速的访问网络资源来获取文件。 2．文件处理流程系统化。 在传统的文件处理流程种，需要经过专门的人员去分发或崔办文件的处理，而在OA的文件处理系统中，可以通过基于OA网络的文件处理系统，真正实现网络化的流畅流程，大大缩减了文件处理的时间。 1.3.7 工作日程管理 工作日程管理是单位或公司对某个部门或个人的工作规划，是一个企业和单位工作中的重要部分。OA中的日程管理主要包括： 1．部门日程管理 2．职员日程管理 3．工作进程管理 4．工作周报 5．工作月报 1.3.8 行文办理 行文办理是办公自动化系统的重要组成部分，在OA中通过采用计算机和网络大大提高了行文办理的效率，行文办理功能主要包括： 1．行文无纸流转。 2．实现行文自动转入和标引。 3．实现会议计划、通知等功能。 4．实现信息的采集功能。 5．实现事务督办流程。 1.4 办公自动化系统的层次模型 办公管理信息系统的层次可分为三级结构，即：事务型办公管理信息系统、管理型办公管理信息系统、决策型办公管理信息系统。 1.4.1 事务型OA系统 其中事务型办公管理信息系统又可分为单机系统和可以支持一个机构各办公室之间的基本办公事务处理活动，即以计算机和通信技术为中心的网络系统两种。 事务型办公系统包括系统和机关行政事务处理系统两大部分。基本的办公事务处理包括文字处理、日程安排、公文管理、信函处理、文件资料管理等方面的管理。机关行政事务处理包括人事、工资财务、资源等的管理。 1.4.2 管理型OA系统 管理型办公系统除了具有事务型办公系统的全部功能外主要增加了管理信息系统（MIS）的功能。MIS主要是面向物质的信息流，即经济信息流或社会信息流的处理和加工，而在办公信息系统要处理的是抽象的公文类型的信息流。从整体来看经济信息与社会信息主要在操作层与管理层之间流动，公文信息则主要在管理与决策层之间流动。因此将两者结合起来完成信息的子弟曾至顶层的平滑流动。 1.4.3 决策型OA系统 决策型办公管理信息系统（DSS）除了应具有前两种模式的功能外，还具备决策或辅助决策功能。与决策支持密切相关的是建立各种模型，包括经验模型和数学模型。具有较高水平的决策支持系统除了以数据库为基础的管