公司文件管理修改.doc

文件使用类型： 文件参与人： 项目 人员 姓名 部门/职位 日期 签名 起草人 审核人 审核人 丁健 企业发展部部长 审核人 张春裕 人事总监 审核人 金灿 总经理办公室主任 审核人 李辉 财务总监 审核人 庞跃林 经营副总经理 审核人 审核人 审核人 何晏 总经理助理、项目办主任 批准人 该文件分发到以下部门办公室： 序号 部门名称 签收人 部门负责人 1 目 录 1. 目的 3 2. 范围 3 3. 职责 3 4. 程序 3 4.1 收发文管理 3 4.2 文件的保存 3 4.3 文件模板和排版说明 3 5. 补充说明 4 6. 附件 4 附件1：文件接收记录 5 附件2：文件发放记录 6 附件3：收文传阅处理单 7 附件4：呈批件 8 附件5：传真 9 附件6：会议纪要 10 附件7：通知、请示、申请 11 附件8 ：联系单 12 附件9：临时文件 13 附件10：文件会审表 14 目的 为了使公司产生的文件都有统一的格式和排版，也为了指导各位工作人员起草各类文件，规范公司的文件工作。 范围 适用于公司收发文处理， 各种文件的编写和管理。 职责 行政文秘负责文件的形式审查和排版，负责文件的收发管理。 档案管理员负责文件的保管，并支持行政文秘完成工作。 程序 收发文管理 行政文秘负责收发文的处理工作。收文处理做好签收、登记、拟办、批办、承办、传阅，发文处理做好拟稿、核稿、签发、用印、封发等工作。 签收和启封：文件的收发由专人履行签收手续，其他人员不得随意签收和启封。如果标有具体人员亲收、亲拆的公文、信函，除本人委托外，任何人不得启封，应原封不动交给亲收人或指定人员。办公室收到的各类公文及重要资料、刊物须及时交送有关领导和相关科（室），按有关程序和规定及时处理，防止耽搁、延误。登记：1）和《文件发放记录》（见附件2），登记文件必须将收发文时间、来文单位、文件字号、密级、标题、缓急程序、份数及处理时间、处理情况逐项登记清楚。登记文件应按来文单位类型分别登记，，于保存、查询。经办人员必须根据文件的内容和阅知的范围，及时、迅速传阅、办理，不得拖延，事后必须在办文单上签字写明办理结果，需向领导反馈情况的必须及时反馈。领导批示后的文件，应按领导批示意见进行办理。凡经的文件，要及时对承办情况进行督促检查，做好催办工作，以避免漏办和延误。文件传阅时做好登记手续或传阅者做好传阅签收。避免文件漏传、误传和延误、遗失遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，若需调用，应以复印件代用。附件1： 文件接收记录 单位（部门）： 编号： 序号 文件名称及文号 接收时间 份数/形式 复制份数 来文单位 备注 附件2： 文件发放记录 单位（部门）： 编号： 序号 文件名称 文件编号 文件形式/发放方式 发放人 份数 接收单位 接收回复/ 接收人签字 发放日期 备注 附件3： 收文传阅处理单 单位（部门）： 编号： 来文单位及时间： 年 月 日 文件名称： 字[ ] 号 拟办和批示： 传阅签字： 处理结果：  　 　 项目办呈〔2011〕 号 呈送部门：项目办 呈送人： 呈送时间：2011年 月