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检测样品管理程序 1．目的 检测样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检验结果的准确性，因此必须对样品的接收、流转、保护、存储、处置以及识别等各个环节实施有效的质量控制，保证样品不丢失、不混淆、不变质。特制定本程序。 2．适用范围 适用于实验室检测样品的接收、标识、传递、存储、处置的管理。 3. 职责 3.1综合办公室负责检测样品的接收、标识、传递、存储、处置； 3.2检测室负责承检样品的管理。 工作程序 4.1样品的接收、标识 4.1.1样品的接收 （1）综合办公室应指导外部客户或内部客户填写《检测委托单》或《检测申请单》送检。 （2）接样人员检查样品是否与《检测委托单》或《检测申请单》的内容相符，是否符合检测方法的要求，双方对样品（名称、标识、状态、数量）、检验项目、检测方法（尤其是非标准方法、自定的检验方法）及其它相关信息给予确认；对于不符合标准、规范要求的样品，退还给客户或按双方达成的协议进行处理。样品接收后接样人员将样品信息分别登记在检测样品登记表上。 （3）接样人员应征求客户对样品及技术资料的贮存和保密要求，当客户有特殊要求时，客户应在《检测委托单》或《检测申请单》中注明详细要求，接样人员要按《保密和保护所有权控制程序》组织做好保密工作，保护客户机密和维护客户的所有权；如客户无保密要求，则按照一般样品进行妥善处理。 4.2样品的标识 4.2.1综合办公室接样人员接收样品后，按编号规则要求对送检样品进行唯一性编号；其编号要和委托书的编号以及原始记录、报告编号相对应。本实验室编号规则： “JP+年号+样品序号” （“年号”2位数，“样品序号”4位数），如2009年第8个送检样品编号为JP090008。 4.2.2样品的检验状态标识：样品根据其不同的检验状态分别标识为待检（黄色）、在检（红色）、检毕（绿色）。 4.2.3 样品标识一直跟随样品出入库及整个检测过程。 4.3样品的传递 4.3.1样品接收后，由综合办公室将已编号并贴有黄色待检标识的样品与相关资料一同分发至检测室。 4.3.2检测人员应在检测工作开始前认真核对样品信息及相关资料要求。如发现疑问时，应及时通知综合办公室并与客户取得联系，提出需要询问的具体问题。如需要客户必须进一步明确的，则应通过书面方式向客户提出书面答复的要求，在取得进一步说明后再进行检测工作。 4.3.3样品外包项目由综合办公室负责将外包样品按保存要求送到分包单位，并按《分包工作管理程序》执行。 4.3.4 检测人员在接收样品和归还样品均应在《检测样品流转控制表》上签字，《检测样品流转控制表》由样品管理员保管。 4.4样品的制备 4.4.1需进行加工制备的样品由检测人员加工制备，并负责制备过程中标识的转移； 4.4.2样品的制备应遵循检测标准的规定和要求进行； 4.4.3在样品制备、检测过程中发现样品有缺陷，要及时通知客户。 4.5样品的存储、处置 4.5.1检测室负责样品在检测期间的管理。 4.5.2检测室将检测完毕后并标识为绿色检毕的样品交样品管理员保管。 4.5.3已保管的样品无特殊情况，不得调出和借出。当遇以下特殊情况才可调出、查看： a.当样品用于抽样检查时； b.当样品有异议或抱怨时； c.客户要求归还时。 4.5.4各类检测后的样品均应在其各自的保管期内分类妥善保管，各类不同样品的保存期限：实验室对检测样品的保管期限一般设定为6个月，对稳定性差的样品的保管期根据样品性质可缩短为2周至1个月。 4.5.5在检测过程中出现异常的样品要及时上报综合办公室解决，这些样品需妥善保存至问题解决。 4.5.6对于事先有协议客户需领回的样品，检测完毕后要及时交给客户，经双方确认无误，客户需作不再提出异议的承诺，并办理登记手续后，方准予领回。 4.5.7样品管理员对样品在其保管期间的保存、安全、保密、完好负责。 4.5.8样品贮存条件应达到客户提出的要求，对有特殊贮存要求的样品应建立贮存环境的监控设施，并对环境监控过程实施记录。 4.5.9当贮存保管条件达不到客户要求时，及时向客户声明，经客户同意后采取其它保管方式。 4.5.10超过保存期的样品由样品管理员负责清理。 4.6样品的保密执行《保密和保护所有权控制程序》。 5．相关文件 COLLAB-CXWJ-001 保密和保护所有权控制程序 COLLAB-CXWJ-005 分包工作管理程序 6．记录 COLLAB-JLBG-005检测委托单 COLLAB-JLBG-006检测申请单 COLLAB-JLBG-038检测样品登记表 文件编号： 第 1 页 共 3 页 第 A 版 第 0 次修订 程序文件—检测样品管理程序 实施日期： 2008 年12月1 日