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文档的基本操作 一、 创建文档 １．创建空文档 在中文版Ｗord2003中用户可以创建多种类型的文档，如空白文档、网页文档、电子邮件文档、ＸＭＬ文档以及从现有文档创建新的文档等。 每次进入Word 2003，Word 2003会自动打开一个空白的文档，且标题栏上出现名为“文档１”的标题，用户可以在此文档中输入文本，建立新文档。若已经启动了Word 2003，则可使用下述方式之一建立一个空文档： 方法1: 单击“常用工具栏”上的“新建”按钮来新建一个空文档。 方法2: 用鼠标左键单击“文件”菜单中的“新建”命令，打开如图3.12所示的“新建文档”任务窗格，在“新建”选项组中选择“空白文档”选项即可。 ２．使用模板创建文档 如果用户对Ｗord2003的功能不了解，不会编辑、排版或不熟悉一些特殊公文的格式。这时就可以利用Ｗord2003提供的丰富的文档模板来创建相应的文档。Ｗord2003提供上百种常用的文档模板，几乎涵盖了所有公文样式，如报告、出版物、信函与传真，甚至是英文信件等。要使用模板创建文档，可以在右边的“新建文档”任务窗格中单击“本机上的模板”图标，打开如图3.13所示的“模板”对话框，选择常用、报告、备忘录、出版物等选项卡，在所选卡的列表中选取要创建文档的类型，在右方的预览框中可以预览到该文档的外观，单击“确定”按钮，即可用模板创建文档，或进入向导界面按照提示创建文档。 ３．根据现有文档创建新文档 可将选择的文档以副本方式在一个新的文档中打开，这时用户就可以在新的文档中编辑文档的副本，而不会影响到原有的文档。操作方法为：选择“文件”菜单的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，在“新建”选项组中选择“根据现有文档．．．．”选项，这时将弹出“根据现有文档新建”对话框，在其中选择要创建文档副本的文档，单击“创建”按钮即可，如图3.14所示。 二、 保存文档 在Word中编辑好文档后，需要及时使用“保存”命令将文档存盘，也可以使用“另存为”命令，将编辑文档另存为不同的文件名。 人工保存 保存被编辑的文档有以下两种方法： 方法1：Ｗord在启动时自动为新创建的文档临时起名为“文档１”“文档２”等，如果对这个尚末保存过的文档进行保存，操作步骤如下： 步骤1：用鼠标左键单击“常用”工具栏上的“保存”按钮；或者选择“文件”菜单中的“保存”命令，弹出如图3.15所示的“另存为”对话框。 步骤2：单击“保存位置”下拉列表，从中选择存放文档的驱动器及文件夹。 步骤3：在“文件名”框中输入该文件的名字；在“保存类型”中选中“Word文档”。 步骤4：单击“保存”按钮。 如果对曾经保存过的文档再次按照以上步骤执行“保存”命令，Ｗord则自动按照此文档原有的保存路径、名称及格式进行保存，而不再出现图示对话框。因此，文档一旦用某一文件名存盘后，若不更改文件名或存盘位置，以后再次存盘均可直接单击“常用”工具栏上的“保存”按钮即可。 方法2：如果对当前打开的文档进行编辑修改后，需要将其更名或更改文件类型，或更改位置另外保存，则可以单击“文件”菜单中的“另存为”命令，将弹出如图3.15所示“另存为”对话框，其余操作同方法1。 说明：在“另存为”对话框中，有一排工具按钮：，其中若单击按钮，可返回上一次操作；若单击按钮，可在当前位置新建文件夹；若单击按钮可删除选取的文件；若单击按钮，可切换到上一级文件夹；若单击图标右方三角铵钮，可在下拉菜单中选择列表中的文件的显示方式；若单击图标右方三角按钮，在下拉菜单中选择命令，可以进行重命名、删除、设置保存选项、安全措施选项、Ｗed选项等操作。 自动保存 Word为了防止在突然断电或是出现了其他的意外而导致文件的丢失，用户可以设置定时自动保存。其设置步骤如下： 步骤1：在“工具”菜单中选择“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“保存” 选项卡，如图3.16所示。 步骤2：选择“自动保存时间间隔”复选框，并在其后的“分钟”框中选择或键入自动保存的时间间隔，默认是10分钟，最多可以是120分钟。 如果用户不设置自动定时保存，系统默认每10分钟自动保存一次。 4 图3.12.“新建文档” 任务窗格 图3.13 利用“模板”创建新文档 图3.14 根据现有文档创建新文档 图3.15 “另存为”对话框 图3.16 “保存”选项卡