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公文流转系统的研究_计算机论文 公文流转系统的研究_计算机论文 摘 要 公文流转系统是办公自动化系统的核心，在介绍公文流转系统中工作流的基础上，对目前国内外公文流转用到的相关技术进行了总结，最后对公文流转的发展方向进行了展望。 关键词 公文流转；办公自动化；工作流1 前言 随着信息技术在我国的普及，各类信息化技术手段在政府企业中不断得到应用，极大地提高了政府企业的办公效率，对行政办公模式的变革产生了深远的影响。日常公文处理在政府机关或者企业的工作中是一项繁杂而重要的工作，在工作中，往往会因为个人文书管理不当，产生文件遗失，过时未批，或者出差在外，无法及时批阅等情况。传统的数据文件是一份份厚重的文件档案及纸制文件，要查询一份历史数据就要到文件的归档部门，再去查询归档的年份，找到归档的档案，即耗时又烦琐。因此，需要开发公文流转系统，让人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，提高工作效率，降低行政成本，实现办公自动化。 办公自动化(OA)是20世纪70年代兴起的基于数据库技术、网络技术、软件工程技术发展起来的一门技术科学。目前，OA已经从最初的汉字输入、文字处理、排版编辑、查询检索等的单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统[1]。 公文流转是OA的核心，也是实现无纸办公的重要标志。政府和企事业单位正在积极采用办公自动化系统提高办公效率。公文流转子系统作为所有OA的公共构件，它利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理，对目前传统公文处理而言，很大程度上提高了公文处理效率和准确性[2]。 本文将从多个方面全面论述目前公文流转的相关技术和国内外研究现状，分析公文流转的优缺点。论文首先介绍公文流转的发展趋势，然后开始介绍公文流转的一些概念和需要用到的相关技术，以及目前国内外的研究现状，最后对未来公文流转的研究提出自己的观点。 2 公文流转的发展趋势 事实上，现在的办公已经不再是简单的文档处理，不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。因此将来的办公自动化系统的核心是知识，实现的基础技术是知识管理。 同样现在以及未来的公文流转系统，也需要在现有的办公自动化系统的发展基础上得以进一步的发展。综观现在国内外的公文流转系统以及办公自动化系统中的公文流转，能够轻易的发现未来的公文流转系统朝着以下几方面发展： （1）集成。现代企业和许多政府除了拥有公文流转系统之外，还有许多其他的管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企业和政府绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。因此，现在或者未来所需的公文流转系统是需要一个能够集多种功能于一体的系统。 （2）完全基于Web。从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，Web界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的Web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML，JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的话，技术难度就会导致集成不可能实现。 （3）流程优化。对于流程，熟悉公文流转系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果基于原有的思维模式和知识领域，就无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。 （4）基于知识。进入知识经济时代，人人都是知识工作者，要求公文流转系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。 3 公文流转中的工作流 3.1 工作流的基本概念 根据工作流管理联盟 （WFMC） 的定义，工作流是一类能完全或部分自动执行的经营过程，且能根据一系列的过程规格、文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递和执行[3]。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。 3.2 公文流转中工作流的特点 与一般意义上的工作流不同，公文流转系统中的工作流有自己的特点和特殊要求。公文流转就是办公文件从拟稿到归档并在各部门之间逐级审批的流转过程。 根据参考文献[4]，公文流转的模式一般可归纳为以下四种：直流模式，分流模式，合流模式和回流模式。 直流模式是最简单的流转模式，表示文档在人员之间一对一的传送，通常用于申请审批类流程，如一份公文信息单经部门经理批示后直接交给下一个经办人处理。 分流模式表示企业中人员之间一对多的传送，比如一些通知。 合流模式表示企业