总账系统操作手册.docVIP

总 账 系 统 使 用 手 册 杭 州 合 泰 软 件 有 限 公 司 二零零七年七月 【系统介绍】 总账产品适用于各类企事业单位进行凭证管理、账簿处理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。 图1-1 与固定资产，成本，应付系统：接收其他系统生成的凭证。 与帐表，财务报表：提供财务数据从而生成财务报表和各类帐表。 【总帐应用模式】 总帐系统提供了各种不同的应用模式形态：一、总帐；二、总帐+往来；三、总帐+各子系统。 总帐 模式 在这种模式下，后台系统中的物流模块，资金流模块在总帐中所需的凭证均需手工进行录入，这将消耗您很大的工作量，也会导致在录入时所出现的不必要的数据错误。 总帐+往来 在这种模式时，用户可以将应付子系统中所生成的凭证自动传递到总帐系统，免去手工录入凭证这一步烦琐又枯燥的程序，大大的提高了您的工作效率。（您可以在会计科目的设置中对往来科目进行相应的设置以达到凭证自动传递的效果）如图1-2： 图1-2 总帐+各子系统 在这种模式时，各子系统中的数据最终成逐层递升的方式，传递到总帐系统中，从而实现真正的后台数据电算化，无纸化的高效率办公模式。 【新老用户操作流程】 新用户操作流程，见图1-3： 图1-3 操作步骤： 安装总帐系统：请参阅《系统管理使用说明》 建立新帐套：请参阅《系统管理使用说明》 进入总帐系统：安装完毕后双击总帐系统图标，输入用户名和密码，选择好帐套，点击确定，即可进入总帐系统主界面 第4步建立会计科目到第8步设置凭证类别，您应根据您所在企业的特点和所需进行相应的设置 当您的会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等已录入完毕，您就可以使用计算机进行填制凭证、记账了。从第9步到第12步是您每月进行的日常业务 从第13步到第15步是您月末需进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对 操作步骤： 安装总帐系统：详见《系统管理使用说明》 在系统管理中建立新的年度帐：详见《系统管理使用说明》 进入总帐系统 从第4步到第6步，是对帐套进行的基本设置进行相应的调整和设置 当您的会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等已录入完毕，您就可以使用计算机进行相应的日常操作了。 从第11到第15步是您月末需进行的工作，包括月末转帐、对帐、结帐，以及帐套和会计档案的备份等 【前期准备】 如果您的您所在单位一直采用的是手工作进行财务核算，那么，在开始使用财务软件进行财务管理之前，应对会计资料进行相应的整理，进而为后续的各项功能应用做好准备。 您在前期应该准备的会计资料有如下几个方面： 会计科目：整理现存帐簿的会计科目，您亦可采用系统提供的科目来针对您的单位帐务需要进行修改。一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目的基础上，应对以往的一些科目结构进行调整，以便充分发挥计算机的辅助核算功能。如果企业原有许多往来单位、个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，那么，在使用总帐系统后，最好改为辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。总帐系统中一共可设置十一种辅助核算：包括部门、个人、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目、个人项目六种组合辅助核算。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总帐和辅助明细帐上。 [例] (请点击查看) 各辅助核算目录：只把科目设置了辅助核算还是不够的，还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。若有部门核算，应设置相应的部门目录；若有个人核算，应设置相应的个人目录；若有项目核算，应设置相应的项目目录；若有客户往来核算，应设置相应的客户目录；若有供应商往来核算，应设置相应的供应商目录。[例] (请点击查看) 自定义项：在使用科目进行制单时，还有一些辅助信息希望能够灵活自由的录入，如税号、付款方式、工程项目的料、工、费等等，这就是单据自定义项。如果您的企业有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。如果您在填制凭证时，使用的是当日汇率，则您应将其输入到浮动汇率中，若使用的是月初汇率，则应将其输入到固定汇率中在开始使用总账系统时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如:某企业由199年10月开始启用总账系统，那么，应将该企业1999年9月末各科目的期末余额及1-9月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中。若有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应计算出各部门的期初数据。如果有个人往来款的核算，还应将10月