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人事档案特征及特点研究 摘要：人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，记述个人活动、学识水平、德能勤绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考利用的历史记录。 关键词：人事档案；特征；特点 中图分类号： f24 文献标识码：a 文章编号：1672-3198（2011）16-0131-01 人事档案是一种专门档案，它包括干部档案、工人档案、学生档案、军人档案和流动人员档案五大类。但人事档案的主体是干部档案和职工档案。不同人事档案的内容是基本相同的。因此，人事档案有以下基本特征： 第一，从来源看，人事档案主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是组织认可的个人材料。 人事工作的中心任务就是了解人、任用人，就是通常所说的知人善任。在用人过程中，还会形成定级、调资、调动、出国、任免、晋升、奖惩等方面的呈报表、审批表等材料。所有这些，都是人事档案。 第二，从内容方面来看，人事档案是一个人社会活动、思想品德、业务能力、工作状态等方面的原始记录，是一个人本来面貌的客观反映，是历史地、全面地考察、了解和正确使用人员的重要依据。人事档案中的自传、履历表是个人活动、思想演变、家庭和社会关系的反映。个人和组织鉴定，记载着个人不同时期的表现和组织的评价。入党入团、提职升级等材料，是个人成长的佐证。政治与工作情况的考核、考察、科研成果登记、奖惩等方面的材料，是个人政治表现、思想品德、工作能力、业务专长的展现。所以，人事档案是个人情况的记载，是本人面貌的如实反映。 第三，人事档案具有一般档案的特性，它是人事工作活动中已经处理完毕的，具有使用和保存价值的材料。凡是决定归入人事档案的，必须是已完成了审阅批办等文书处理程序的，内容符合实际，经过有关人员审核或签字等手续，对今后工作有查考利用价值的文件材料。这就要求在人事材料归档时必须认真鉴别，做去伪存真、去粗取精的工作，将那些正在处理或悬而未决的、内容不实的、手续不完备的、没有考察利用价值的材料剔除出去。 第四，人事档案是以个人为单位，按照有关规定和方法组成的专卷和专册，这是人事档案的形成特征。由于人事档案是反映一个人的情况的材料，是历史地、全面地考察和使用人的重要依据，是根据用人的需要，将有关材料集中整理合成的。它的内容和成分应以这个人的姓名为特征，卷内的每一份材料，都必须反映该人的有关情况，不得夹杂或混入别人的材料。只有把一个人的全部材料集中在一起保存并装订成册，才便于查找和利用。一个人的材料若被肢解，分散在不同类型的档案或部门中，就无法反映一个人的全貌，使用时无法查全查准，以致贻误工作。按照有关规定和方法组成专卷（册），是人事材料转化为人事档案的重要条件。 人事档案是人事管理过程中形成的，从这个方面来说其主要特点是： （1）现实性。人事档案是由组织、人事、劳资等部门以现职人员和退休人员为单位建立起来的反映员工情况的档案材料。这些材料完成了文书处理程序，但它涉及的当事人绝大多数还在不同的岗位上工作、生产或学习。人事档案虽说是“昨天”的产物，但它是为现实的人事管理工作服务的。人事部门为了考察、了解和正确使用员工，经常需要有意识、有目的地查阅员工的自传、履历表、鉴定、考核材料及奖惩材料，通过人事档案了解其经历、工作能力和表现，以用其所长、避其所短。 （2）真实性。真实性是人事档案的生命力之所在。人事档案的真实性是指人事档案从来源、形成和内容等方面都必须是完全真实的，记述的内容必须符合客观实际，不得有半点虚假。因为人事档案是当事人个人经历、思想品行、业务能力、工作表现等情况的真实记录，要客观如实的反映当事人工作、生活以及思想等各个方面的情况，反映其本来面目，所以，凡是归入人事档案的材料都应真实可靠、实事求是。 （3）动态性。人事档案材料不是一次完成的，它是随着个人的社会实践活动增加而不断增加，一直处于不断变化之中。它是动态的而不是静止的。人事档案的动态性表现在两个方面：首先人事档案应随着当事人的成长而连续不断地补充新的内容，以便较好地反映其现实面貌，这也是人事档案的现实性特点所决定的。 （4）保密性。人事档案的内容涉及个人一生的经历，记载着当事人从出生年月、家庭成员到学历、职务、职称、工资级别、奖惩情况，其中包含个人隐私方面的情况，只能由组织上掌握，一旦扩散出去，会造成严重后果。因此人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。人事档案中干部档案保密性更强一些。 （5）专指性。人事档案是以个人为单位集中保存的专门案卷。无论是从其形成过程还是从其管理利用角度来看，都是围绕“个人”进行的。一份人事档案把一个人的全部材料集中在一起，专指性很强，它只能是这一个人的材料，不能掺杂其他人的材料。同一个人的档案材料不能分散，不同人的档案材料不能混淆，切忌张冠李戴。这一