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附件1:佛山市禅城档案馆纸质档案数字化验收标准.doc 29页

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附件1:佛山市禅城区档案馆纸质档案数字化验收标准 佛山市禅城区档案馆纸质档案数字化验收标准 一、档案整理、装订验收标准 (一)文件排序、页号编制正确 1. 文件排序要求 一份文件内页与页之间的顺序要仔细核对,对页序颠倒、紊乱的页面要予以更正。 2. 页号编制要求 (1)卷/件内文件含有有效信息的页面,按次序从1开始连续编号,不得有重号、跳号、错号。不含有效信息的页面不编页号,含有有效信息的页面必须编页号。 (2)图、文混排的档案,每张图视同一页文件编制页号。 (3)卷/件内文件全部页码需要重新编制时,页号的位置为:以扫描后正确的图像方向为基准,以案卷形式归档的,正面在右上角,背面在左上角;以单份文件方式归档的,正面在右下角,背面在左下角。 卷/件内文件只有部分页码需要修订时,需修订部分的新页码的位置应与不需修订部分的页码的位置协调一致。 页号应尽量在页面的空白处编制。 不能在纸质照片上编制页号。 (4)页号用阿拉伯数字编制,可用号码机打印,也可用黑色墨水笔书写,页号字迹要工整、清晰。 (5)页号不可采用加副页(例如:3、3-1、4、5……)的方式进行“理顺”。 (6)档案实体原有页号已是从1开始连续编号,无重号、跳号、漏号、错号现象的,不论页号编制在页面何处位置,也不论页号是否含有前导字符“0”,均不需重新编制页号。 3. 文件排序、页号编制方面常见的质量问题示例 问题类型 问 题 描 述 规 范 要 求 档案整理——页号 第5页不含有效信息。(对不含有效信息的页面编页号) 卷/件内文件不含有效信息的页面不编页号。 档案整理——页号 第7、8页间的页面含有有效信息,没有编制页号。(漏编页号) 卷/件内文件含有有效信息的页面必须编页号。 档案整理——页号 页号序列为:2、3、4、5…… (页号不是从1开始编制) 卷/件内文件含有有效信息的页面,按次序从1开始连续编号。 档案整理——页号 页号序列为:1、2、4、5…… (页号序列出现跳号——跳过页号3) 卷/件内文件的页号不得有重号、跳号。 档案整理——页号 页号序列为:1、2、3、3、4…… (页号序列出现重号——重复号码3) 卷/件内文件的页号不得有重号、跳号。 档案整理——页号 案卷号序列为:1、2、2-1、3、4……(出现副页形式的页号:2-1) 页号不可采用加副页的方式进行“理顺”。 档案整理——页号 第5、6页(文件页序颠倒) 文件内页与页之间的顺序要仔细核对,对页序颠倒、紊乱的页面要予以更正。 (二)条目修订准确 1. 案卷目录修订要求 (1)文件份数:指一个案卷内的文件份数,著录时用阿拉伯数字据实录入。 (2)页数:指一个案卷内的总页数,著录时用阿拉伯数字据实录入。 (3)极少部分档案的案卷目录没有输入计算机,需要进行补录。 2. 卷内文件目录/归档文件目录修订要求 (1)顺序号(件号):指文件排列先后顺序的序号,著录时用阿拉伯数字据实录入,例如:1、100等。顺序号(件号)出现漏号、跳号、重号时,均要进行理顺、改正。 (2)页号:即一份文件的首页所在页码,例如:12。 页号前面不能含有前导“0”,如页号“56”不能表示为“056”或“0056”等。 以案卷方式归档的档案,每一卷的最后一份文件的页号应以起止页号的形式著录,例如:“99-101”,如果最后一份文件只有1页,也须以起止页号的形式著录,例如:“99-99”;以单份方式归档的档案,每一份文件的页号均须以起止页号的形式著录,例如:“1-25”,如果一份文件只有1页,也须以起止页号的形式著录,著录为:“1-1”。 (3)页数:即一份文件的页数,用阿拉伯数字表示,著录时据实录入。 (4)极少部分档案的文件级目录没有输入计算机,需要进行补录。 (5)文件应扫描而没有扫描时要予标注。 例如,幅面很大,分区扫描时需要超过4个分区,难以保证扫描、图像拼接质量的文件,可不予扫描,但应在相应的文件级目录条目及《数字化处理数量统计表》(附件5)的备注栏中分别注明:“××-××页,幅面过大,暂不扫描”。 3. 条目修订方面常见的质量问题示例 问题类型 问 题 描 述 规 范 要 求 案卷级目录修订-文件份数 空白,无任何内容 (必著项目没有著录) “文件份数”为必著项,不允许空白,应据实著录为具体的文件数数值。 案卷级目录修订-卷内页数 50(案卷级目录某卷号的页数与文件级条目中同卷号各文件的累计页数不符) 案卷级条目中的卷内页数须与档案实际页数、文件级条目中同卷号各文件的累计页数相符。 文件级目录修订-文件页数 空白,无任何内容 (必著项目没有著录) “文件页数”为必著项,不允许空白。应据实著录为具体的页数数值。 文件级目录修订-页号 56(页号小于或等于上一文件的页号) 上一顺序号(件号)文件的页

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