降低工程资料的查询耗时率.ppt

降低工程资料的查询耗时率 工程部信号 技术QC小组 一、项目介绍 工程资料对于施工企业来说是其根本，无论是工程投标、工程施工到工程竣工验收等环节均离不开工程资料，它的使用范围之广、频率之高是显而易见的。 一、项目介绍 工程资料的管理有其自身的特点和难点：资料种类繁杂、收集周期漫长、涉及部门科室众多等。我们就是抓住这些特点，立足攻破难点，在杂乱无章的资料中寻找贯穿于始终的主线，通过利用软件技术，实现企业内部资源的共享和协同，克服企业中的制约，使得各部门科室负责的工程资料最大程度的无缝平滑的衔接，从而提高管理的效率和业务的精确度。 一、项目介绍 该项目是本QC小组自行开发的电脑工程资料管理软件，通过“工程资料＋软件＋电脑”的管理新思路，实现降低资料查询耗时率的目标。 二、小组简介 小组成立时间：2001年2月 活动时间：2006年4月～2006年10月 课题类型：管理型 小组构成：彭洁（组长） 杨俊（副组长） 何晓俊（组员）胡基冬（组员） 孙丽萍 （组员）吴开强（组员） 三、选题理由 1.为了给有关资料提供编制依据，提高编制效率，要求必须在有限的时间内，完成对相应原始工程资料的查询。 2.把大海捞针式的翻阅查询演绎成轻松的鼠标点击查询，充分利用现有资源，提高工作效率，最大限度地解放人力。这正是现代化办公模式所要求的。 3.部门领导要求开展QC活动，有效提高工程资料的查询效率。 四、现状调查 ★ 现状 现有的工程资料大多数为人工整理、装订、存档，并且多为纸质材料，在面临大量翻阅、查找的时候，就凸显出此种方式的弊端来。 查询资料时必须小心，否则易造成原始资料不可逆转的损坏。 工程资料大多均已装订成册，查找起来费时、费力，使查阅者淹没在各种资料档案中。 ★ 现状 如果需要复印资料，装订成册的资料又会给复印带来诸多麻烦并且降低复印效果。 纸质材料在保存上要防火、防霉、防水、防老鼠啃嗜，既便这样，多年以后，字迹依然会变的模糊不清。 ★ 分析 针对以上所阐述的现状，我小组在开发软件前展开深入调查，全面分析了影响工程资料查询效率的各种因素，并针对06年5月份黔桂线扩能改造站后工程商务标编制过程中，造成资料查询缓慢的各种情况进行了分类统计见表2，并作出频率统计表3： 表2 影响查询效率因素统计表 表3 影响查询效率频率统计表 排列图 从排列图中可以看出，仅查询方式落后和工程资料缺乏关联性这两项因素，共造成在黔桂线扩能改造站后工程商务标编制过程中，耗时70小时，占工程资料查询总耗时的（50＋20）÷80＝87％。 因此，造成工程资料查询费时的主要问题是查询方式落后和工程资料缺乏关联性。假如能处理好以上两个问题的60％，可使工程资料的查询时间缩短{1-[80-（50+20）×60％]÷80}×100％＝52.5％。 五、目标及可行性论证 本次活动的目标： 将工程资料查询总耗时缩短50％。 六、原因分析 七、要因确认 七、要因确认 要因确定 八、制定对策 八、制定对策 要因：缺乏有效的检索查询 对策：建立多层次、全方位、模糊检索方式 八、制定对策 要因：缺乏相应的电子文稿 对策：通过原始纸质资料制作电子文稿 八、制定对策 要因：缺乏有效的软件技术支持 对策：制作电脑软件，实现预想查询效果 九、对策实施 实施一：建立多层次、全方位、模糊检索方式 首先，小组成员随机选取了需要长期进行资料查询的五十位被调查者，并在他们中展开检索关键词使用频率的调查。调查结果见表6： 其次，从调查表中观察使用频率，不难发现最常用的检索关键词依次是：工程名称、工程时间和工程专业，占使用频率的90％。而这三者之间又存在着内在逻辑关系。见图3： 总结：在随后的企业简介制作过程中，我们采用了先进的工程资料关键词检索查询，共制作工程业绩97项，仅耗时16小时，大大缩短了工程资料的查询时间。 九、对策实施 实施二：通过原始纸质资料制作电子文稿 1.分别在经营部、工程部、档案馆收集近五年的工程资料并对这些资料进行整理编号。制作资料目录如表7： 2.在电脑中建立相应的工程名称文件夹。 这是一项繁琐而细致的工作，在QC小组活动中该项工作耗费的精力是最大的，通过全体小组成员的努力，历经三周时间将2001～2005年的所有存档资料共144项工程的有关资