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档案馆关于结题项目档案归档的说明 一、关于归档材料的说明 1. 齐全完整性： 本次归档是按项目归档（不是仅归涉密材料），归档的材料能够再现科研工作的全过程，利用归档的技术材料能够复制出科研成果。 2. 真实有效性： 归档材料应为原件，既该签字的签字、该盖章的盖章、该签署日期的签署日期。复印件需加盖受控章、复印章或原件保管单位章，表明原件所在地或复印点。 技术文件封皮一般按项目要求编写，无要求时可参照附件1的式样。 3. 其他情况说明： 项目研制中形成的各种报告已经提交上级机关，自己又没留备份的：第一可以归电子版，第二，请归档上交文件的目录（明细）；原始材料已经销毁的，请作出说明，有项目负责人签字，并提交销毁文件清单。 说明材料可在《科研成果档案归档说明 归档范围 说 明 科研准备阶段 1 开题报告与课题调研论证材料 按项目实际，有关材料一般需要盖章或项目负责人签字批准 2 任务书、合同、协议书以及科研申请书、批准书、预算书等 至少有一种。有申请书时一般必然有批复，批复的形式不限，电话批复时请写出说明，并由科工院管理人员签字确认。 3 课题研究计划、方案等 按项目实际，有关材料一般需要盖章或项目负责人签字批准 4 项目立项时的其他材料 如论证专家意见 研究实验阶段 1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（包括关键配方、工艺流程及综合分析材料） 按项目实际，原始记录要求由记录人签字，必要时需要有第二人复核，但无需批准。括号中的材料需由项目负责人签字表明已批准 2 数据处理材料包括计算机处理（如程序设计说明、框图、计算结果） 同上 3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图） 有批准。归档电子版时使用保密处发放的光盘，并附签字页：包括光盘内的文件名称，文件格式、使用环境等，由项目负责人签字确认。 4 研究工作小结、月报、年度报告 按项目实际 5 配套的照片、底片、软盘、录像带、录音带、幻灯片、电影胶片 光盘存储即可 6 小型的易于保存的样品、标本等和其它样品、标本目录 按项目实际 总结鉴定阶段 1 研究工作报告、技术总结报告 按项目实际 2 论文、专著 按项目实际 3 工艺报告 按项目实际 4 鉴定（验收、结题）申请书、鉴定（验收、结题）审批表、鉴定证书或验收报告、财务决算等 按项目实际。确实没有上级批复的材料时，请说明情况，并由科工院有关人员签字确认。 项目研究过程中形成的其他材料按实际归档。通过ISO9000质量认证的项目归档材料按照学校有关要求。 二、关于归档的说明 1. 整理： 材料收集完成后，请登录校园网中的档案馆网页，在下载中心的“档案管理专用表格科研档案管理科研成果档案案卷封皮科研成果档案归档说明科研成果档案卷内目录科研成果档案案卷备考表档案移交目录 科研类档案移交目录科研成果档案移交单12/archives.htm 档案馆接收科研地址：图书馆楼一楼档案馆A09房间 联系人：王欢，电档案馆馆长张雅茹，电时接收咨询。 附件1 技术文件封皮式样 （A4大小） 密级★保密期限 文件名称 编写 （签字/日期） 校对 （签字/日期） 审批 （签字/日期） 研制单位名称 秘密★保管期限 文件名称 编写（签字/日期） 校对（签字/日期） 审核（签字/日期） 研制单位名称