办公室主任的接待、会务工作及工作方法艺术简介.docVIP

具体来说，主要有以下几个方面： (1)了解综合情况； (2)组织参与调查研究，反馈信息； (3)主持日常行政事务； (4)密切各方面的工作关系； (5)协调部门之间的分歧和矛盾，提出解决办法和备选方案； (6)做好机要保密工作； (7)处理来信来访； (8)完成领导交办的工作任务。 一、办公室的接待工作 (一)接待工作概述。 1、接待工作的含义。 一个单位作为社会这个大网络中的网结，与外单位有着密切的交往与联系；单位内部各部门之间、领导与员工之间更是紧密地联系在一起，其中有许多内外联络，都要通过办公室这个枢纽部门，这就构成了办公室主任的接待工作。 接待工作是指单位在对内、对外的联络和交往中所进行的迎送招待、接待联系等服务性活动。 例如，外单位来人联系公务、参观、访问，群众询问事务、反映问题，上级单位来人视察、检查工作，下属部门向领导请示、汇报、联系工作等等，都需要招待、接待。 2、接待类型： (1)视访接待。如各级行政首长到下级了解、视察、检查工作的接待。 (2)上访接待。党政机关的上访接待工作属于履行公事。 (3)工作接待。指前来商洽工作、处理公务的上级、兄弟、下级单位同志所做的接待工作。 (4)来宾接待。（又可分为国内来宾接待和外宾接待，此专指国内来宾接待）指对前来参观、学习、访问的兄弟单位来人的接待。 3、接待工作的原则和要求。 (1)热情欢迎，礼貌接待； (2)礼仪对等，简朴大方； (3)尽量满足来宾要求； (4)保守机密； (5)外宾接待要维护国家主权和民族尊严，平等相待，不卑不亢。 (6)对于事先有约的来宾，要有接待方案和接待指南。 (二)接待工作的规格。 1、高格接待： 指陪客比来客职务高而采取的一种接待形式。 三种形式： ①上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级领导要高格接待，出面作陪。 ②兄弟单位或协作领导派人到本单位商量重要事宜，本单位领导要出面，高格接待。 ③下级同志上访，有重要事情向上级领导汇报，要高格接待。 2、低格接待： 指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式。 三种形式： ①上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一些调查研究，这种接待用低格接待。 ②外地参观学习团和旅游团的接待工作只需采取低格接待。 ③老干部故地重游或上级领导路过本地只需采取低格接待。 3、对等接待： 是指陪客与客人职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。 两种形式： ①对一些重要的来客，作为一个单位或地方的领导应该自始至终地陪同。 ②对来宾初到和临别时对等接待，中间可以请适当人员陪同。 总之，接待工作的规格问题，对负责接待工作的办公室主任来说，是一个很值得研究的问题。对来访的客人，以哪种规格接待，应认真地加以考虑，切不可草率行事，否则将会造成严重的后果。 (三)接待工作的具体事务。 1、接待前的具体事务。 接待工作不是来宾到达后才开始的，事实上，从接到宾客的来函或通知后就开始了。因此，事前必须做好一些准备工作，以免事后忙中出错，否则就难以使整个接待工作顺利进行。所以在宾客到达前应该对整个接待工作做好详细而周密的安排。 ①了解和掌握来宾的基本情况，做到心中有数。 在接待来宾的来函来电或通知后，应详细地询问来宾的单位、姓名、身份（职务、级别）、人数（包括男、女各多少人）、民族、来意、大体停留时间等等。还要弄清来客抵达日期、具体时间、来客是乘坐专车还是乘飞机、轮船、大车、公共汽车业，并搞清班次，以便安排接站。 ②制定和落实接待计划（接待方案）。 根据了解的情况，负责接待工作的办公室主任应及时向主管领导和有关同志汇报，听取主管领导对接待工作的安排意见。这里有两种情况，一般的来客可直接作出接待的安排，另一种是重要的来宾，则要制定接待工作方案，召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同领导、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、汇报内容、参观地点等方面提出具体而详细的意见，然后再向主管领导汇报，征得同意。然后根据拟定的初步计划，通知有关部门作好必要的准备工作。应从以下四个方面作好准备：第一，通知有关部门和单位准备好汇报材料和落实参观地点；第二，通知招待所或宾馆安排好房间和用餐的标准；第三，安排接待同志，保证来宾安排抵达，切忌车辆中途出故障；第四，重要接待通知公安警卫部门，落实安全保卫措施，确保来宾绝对安全。以上接待安排，并非一成不变的条文，应根据实际情况，作出妥善安排。总之，确保接待前的准备工作做到充分、合理就行。 2、接待中的具体事务。 宾客到达后，进入接待中的服务工作应按照事先制定的计划抓好落实。做到既不随意更改计划，又灵活机动，不生搬硬套。 (1)引见介绍。 具体介绍时，要有礼貌地用手示意，但不要用手指指点点，应简要说明被介绍人所在单位、职务及姓氏。一般先把身份比较低、年纪比较轻的介绍给身份较高、年纪较