VER50说明书.docVIP

目 录 第一章 数据库的安装、数据恢复、软件的安装、启动 1 1、数据库的安装： 1 2、数据库的设置： 2 3、软件的安装： 2 4、数据库的恢复： 2 5、文件的覆盖： 3 6、软件的启动退出： 3 第二章 档案著录及打印 5 1、档案库添加数据 5 2、档案原文的扫描 7 3、如何删除已存在的记录 9 4、 如何插入一条记录 11 5、 如何快速定位记录 11 6、 如何对某一字段的全部或部分内容进行再利用 11 7、 如何显示数据表 12 8、 如何查找数据 12 8.1、 智能查询 12 8.2、 综合查询 13 8.3、分类检索 14 9、 批量修改数据 15 10 数据导入与导出 16 10.1数据导入 16 10.2数据导出 16 11、字段代码维护 17 12、打印输出 17 12.1打印卷内文件目录 20 12.2打印案卷目录 21 第一章 数据库的安装、数据恢复、软件的安装、启动 首先关闭计算机，将您拿到的软件盒中的“加密狗”插到计算机打印端口。然后启动计算机。 1、数据库的安装： 在您拿到的软件安装盘中找到带有“清华紫光电子档案管理系统”字样的光盘，将其放入您要安装软件机器的光驱中。在“我的电脑”中打开光盘下“professional”文件夹，然后打开这个文件夹中的msde文件夹，在这里找到setup.exe文件（带有图标）用鼠标双击后计算机开始安装数据库。安装界面消失后意味着数据库的安装完毕。如果系统提示您重新启动计算机，您在重新启动计算后可以按照步骤2继续进行；否则可以直接进行步骤2。 2、数据库的设置： 在“开始”菜单的“程序”下的“启动”下找到“server manager”或“sql server 服务管理器”用鼠标点击后出现数据库管理界面，用鼠标点击下图中的绿色三角标志运行数据库，再用鼠标点击一下“当启动0s时自动启动服务”前的方框，出现“v”号。如下图： 图（1） 这些设置完成后，在您计算机屏幕的右下方出现图标，即可关闭该界面。数据库的设置完成。 3、软件的安装： 在这张光盘中的professional文件夹下您还可以找到setup文件夹，打开文件夹用鼠标双击setup.exe文件（带有图标）开始安装档案软件。一般只需单击“下一步”，不需要改变参数，在系统的提示下即可完成软件的安装，在安装的过程中也许需要您输入“单位名称”，单位名称的输入没有固定格式，您可以随意输入。软件安装路径默认“C: \esams2004”，安装前首先检查C盘的剩余空间是否足够150M，如果不够也可选择其它路径安装软件（将C改成D或E等其他盘符均可）. * 以上工作完成之后重新启动计算机。 4、软件的启动退出： 在您的计算机桌面上找到“清华紫光电子档案管理系统” 的图标，软件即可启动。系统默认用户名是“admin”，口令为空，单击“登录”按钮即可。如下图所示： 图（3） 进入软件后要做的三项工作： 新注册控件：具体操作如下图 图（4） 用鼠标点击“重新注册控件”后会弹出三个界面，在这三个界面中分别点击“确定”按钮即可完成注册控件的工作。 重新注册：具体操作如下图 图（5） 点击“重新注册”后会出现下图 这里需要输入的“单位名称”和“序列号”是由清华紫光电子档案事业部提供的，若有问题请与我们联系。 全宗的修改：（下图中的1、2….6为操作步骤，步骤5位输入您单位自己的全宗号号全宗名） （图6） 依次点击“高级管理”--“系统维护”--“全宗定义”在弹出的界面中点击“鞍山市档案局”然后点击“修改”按钮后又新弹出一界面，在这个界面中将全宗号和全宗名称都改为您自己单位的即可。 第二章 档案著录及打印 1、档案库添加数据 在著录标引中用鼠标双击主界面中的“档案著录”图标，例：以录入鞍山市档案局文书档案（传统方法）为例进行说明。 首先双击“鞍山市档案局”“文书档案(传统方法)”，再双击“文书档案”，单击“文书档案卷内目录”，如(图7)所示： 图7 1如果单击“文书档案卷内目录”， 可对其进行文件数据录入。 1如果单击“文书档案案卷目录”，这时可先录入案卷，接着录入卷内的内容，案卷和卷内分列上下。（如图8） 图8 对于刚建立的库，若想在库中快速加入新记录，首先用鼠标选择该数据库，然后直接单击“登记”按钮或用鼠标单击“记录”菜单下“登记”子菜单，即可登记新的记录。(如图9) 图9 系统默认为列表方式，用户可根据自己的习惯选择列表式或卡片方式。如果要切换成卡片方式，可单击“编辑”页面，即可切换成卡片式录入方式。 在录入过程中，有几个技巧： 1．创建下拉选框：录入时，如果该字段的值固定，可在“字段维护”对字段进行的定义(详见11)，在主界面