国家行政公文信函式格式探微(谭书旺).docVIP

国家行政公文信函式格式探微 谭书旺 随着我国和谐社会建设的深入发展和国家行政机关管理方式的进一步转变，我国各级行政机关以及在管理方式上类似于行政机关的广大企事业单位，开始越来越频繁地使用一种标志着公文制受双方地位平等、相互尊重的公文格式——信函式格式。 这种趋势从各级政府网站的政务公开栏中可见一斑。在政府网站向社会公开的行政公文中，发文字号中编有“函”字的公文数量在与日俱增，大有“以偏代正”之势。 行政公文的信函式格式，因其代表文种“函”而得名，在中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）中与命令格式、会议纪要格式并列在“公文的特定格式”一节中，以示与公文的一般格式的不同。 在总字数约4500字的《国家行政机关公文格式》中，关于信函式格式的表述仅有不足150字，且没有图示式样。为了表述的方便，现将其照录如下—— 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。 正是这惜墨如金、语焉不详的不足150字的表述，使得不少公文的使用者和研究者对信函式格式的某些细节产生了误解或者弄不明白的地方，现择其要者探究如下。 一、信函式格式中发文机关标识的位置 根据GB/T9704-1999的规定，信函式格式中的发文机关标识仅仅由发文机关名称（全称）构成，其后不标注文种名称。发文机关标识的版面定位是“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm”。 这是信函式格式与其它所有格式的最大差别，也就是说，信函式格式的发文机关标识突破了GB/T9704-1999中规定的一般格式版心尺寸的限制，变得格外靠近上页边。 下面我们通过对信函式格式以外的其它格式中相关版心参数的计算，来对比一下信函式格式的发文机关标识的位置与其它格式的不同之处。 1.一般格式中的上行格式 根据GB/T9704-1999的规定，在公文的一般格式中，上报公文的发文机关标识上边缘距版心上边缘的距离为80mm，加上版心上边缘距上页边的距离（天头）37mm，上报公文的发文机关标识上边缘距上页边的距离为117mm。 2.一般格式的平行或下行格式 根据GB/T9704-1999的规定，在公文的一般格式中，其它（下行或平行）公文的发文机关标识上边缘距版心上边缘的距离为25mm，加上版心上边缘距上页边的距离（天头）37mm，其它公文的发文机关标识上边缘距上页边的距离为62mm。 3.命令格式 根据GB/T9704-1999的规定，在公文的特定格式中，命令格式的发文机关标识上边缘距版心上边缘的距离为20mm，加上版心上边缘距上页边的距离（天头）37mm，命令格式的发文机关标识上边缘距上页边的距离为57mm。 4.会议纪要格式 根据GB/T9704-1999的规定，在公文的特定格式中，会议纪要格式的发文机关标识位置同一般格式公文。也就是说，当会议纪要作为上行文向上级机关报告会议精神时，其发文机关标识的上边缘距上页边的距离为117mm；当会议纪要作为下行文指导工作或者作为平行文供兄弟单位参考时，其发文机关标识的上边缘距上页边的距离为62mm。 综上所述，信函式格式中发文机关标识的位置与其它格式的不同之处如表1所示。 表1 信函式格式与其它格式的发文机关标识位置对照表 注：1.“一般格式1”指一般格式中的上行格式。 2.“一般格式2”指一般格式中的下行或平行格式。 3.“会议纪要格式1”指会议纪要向上行文时的格式。 4.“会议纪要格式2”指会议纪要作为非上行公文时的格式。 5.“标识位置”指发文机关标识上边缘距上页边之间的距离，单位为mm。 二、信函式格式中首页间隔线的数量、位置和长度 在信函式格式中，公文的首页有两条样式不同的红色间隔线，上部（发文机关标识下4mm处）为一条武文线，下部（距下页边20mm处）为一条文武线。这也是信函式格式与其它格式的一个很明显的区别。 首先，从间隔线的数量上来看，根据GB/T9704-1999的规定，在公文的一般格式中，不管是上报公文，还是下发或平行公文，其首页都只有一条红色反线；在命令格式中，首页没有间隔线；在会议纪要格式中，首页也只有一条红色反线。 其次，从间隔线的位置上来看，根据GB/T9704-1999的规定，在公文的一般格式中，不管是上报公文，还是下发或平行公文，其红色反线均位于发文字号之下4mm处，与发文机关标识（下边缘）的距离为3个基准行（2个空行和1个发文字号行）加上4mm。根据标准中对基准行的定义和排版系统中对3号字高度的定义（16磅），再把计量单位换算成毫米（1磅≈0.35毫米），则