公司接待工作流程规范细则(草案).doc

公司接待工作流程规范细则（草案） 一、总则　　为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，，达到增进、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本。二、主要任务安排上级部门、单位、来公司人员的吃、住、行。安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。协助办理公司大型会议的会务工作。协助开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。三、接待工作的基本原则坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性；既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定，又要增加单位之间的，同时也要完成领导交办的工作任务。接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到、也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。坚持办公室归口管理与对口部门相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由有关项目部牵头对口接待。接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损形象的。  2）、　二类接待：重要合作伙伴、机床厂家的董事长、总经理，该类接待由办公室负责编制活动计划和安排食宿。涉及工作或业务的活动内容,由相关部门(中心)根据办公室统筹安排负责接待并指定专人陪同,公司领导视情况参加相应活动。 3）、　三类接待：地方相关部门正、副县（处）级领导。重要合作伙伴、机床厂家的副总经理，该类接待办公室负责编制活动计划和安排食宿,由各部门(中心)指派专人接待,公司领导视情况参加相应活动。 4）、　四类接待：主要来宾合作公司各专业项目经理或其他与公司有业务联系的相关部门人员。该类接待由工作对口部门(中心)提出接待计划经办公室审定后实施，相关部门陪同。 2、、来宾属性分类 1）、主要来宾为证券公司、投资机构、董事、股东代表等与公司上市相关的领导，此类接待由董事会秘书安排接待工作，由办公室负责安排食宿。 2）、主要来宾为重大专项组院士、专家等与重大专项工作相关的领导，该类接待办公室负责编制活动计划和安排食宿，公司分管重大专项的副总经理负责接待。 3）、主要来宾为上级审计部门、税务部门、财政部门等与公司财务工作相关的领导，此类接待由财务部负责编制活动计划，由办公室负责安排食宿。公司财务总监负责接待。 4）市场营销归口的接待工作由分管市场（含市场、机械、红外）的副总经理负责安排接待 以上接待由各归口副总经理介定接待的标准，原则上可按照二类或三类标准执行。 接待标准 1）、 对照公司接待类别和标准，将接待住宿及就餐酒店进行了相应分级，接待时按照主要来宾级别确定接待类别后，在相应级别的酒店安排就餐、住宿。 2）、对于来宾级别较低或非公职人员、但对公司非常重要的来宾，对口接待部门在审批时应及时向办公室说明情况，并经主管副总以上领导同意后，可适当提高接待标准。 3）、桌餐费标准（含酒水消费），来宾一般宴请一次： （一）一类接待宴请标准原则为每人每次300元以内。 （二）二类接待宴请标准原则为每人每次150元以内。 （三）三类接待宴请标准原则为每人每次100以内。 （四）四类接待宴请标准为每人每次50元以内。 五接待宴请之外工作餐由办公室统一安排。 市场销售经理宴请及招待，费用由相关的片区承担。 副总以上领导招待费使用的情况每季度向公司办公会提交一次。 五、接待工作的的规定： 1、接打电话时，要使用文明语言如\"您好\"、\"请问贵姓\"、\"您找哪位\"、\"请稍候\"、\"谢谢\"等等之类的礼貌用语。2、在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。当客人来访时，应热情迎接客人到办公室或接待室交谈。忌让客人长久等候无人过问。离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。4、宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作餐；根据来宾的身份，确定不同的人坐陪。 3、）在没有接到公司办宣布参观结束的通知以前，任何参与接待的部门和人员不得自行离开所在的负责接待区域。如有特殊原因需通知公司办，并做好交接工作后方能离开。如遇参观时间推迟或参观线路的调整，导致与公司下班时间冲突，是否正常下班，以办公室的通知为准。自行打卡下班的员工按早退或矿工处理。 六、常规接待工作的程序：1、接待前的准备工作1）、。 、制定和落实接待。3）、做好接待前的细节工作。2、接待中的服务工作1）、安排专人迎接来宾。2）、妥善安排来宾的生活。3）、商订活动日程。4）、安排公司领导看望来宾。5）、精心组织好活动。6）、安排宴请