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会计和实物的档案管理 会计档案 会计档案可分为五类：会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类、工资表类和其它类，根据五类档案进行分级编号管理。 移交 移交是各单位的财务室和档案室工作人员进行移交，财务档案是隔年交，也就是2010年移交2009年的财务档案。2007年6月份以后集团财务，公司财务分开，各自移交各单位的财务档案，移交时档案室工作人员按财务移交登记表进行清点，无误之后双方填写移交登记表，各单位盖章。 整理 按照《会计档案管理办法》进行整理。 2.1凭证 按月份进行分类，每月又按财务移交来的收、付、转进行一一编号。凭证附件按财务移交清单进行分月清点，无误之后入库。 2.1.1先装袋，每本凭证先一一装入凭证袋 2.1.2然后凭证袋注明单位、时间、归档号(后面有介绍)、保管期限 2.1.3之后按月分类直接入库，摆放整齐注明单位，时间。 2.2报表 也是按月分类，一般每月一本，再加2本决算报告共14本 2.2.1每一本装订上档案报表封皮，封皮是三孔两线装订。 2.2.2注明单位、时间、归档号、保管期限。 2.3账本 账本一般多达40多本，包括总账、日记账等等，因此保管期限也就不一样 2.3.1每一本装订上档案账本封皮，封皮是三孔两线装订 2.3.2注明单位、时间、归档号、保管期限、账本内容如总账、日记账都必须注明清楚。 2.4工资表 按月分民工，合同工，实习生工资，按财务移交来的登记表整理合同工的工资表 2.4.1一般共12本工资表装入资料袋，2.4.2然后注明单位、时间、归档号、保管期限。 2.4.3其他民工、实习生工资表、福利费等集中入库，并注明清楚。 档案号和保管期限介绍 归档号: 凭证类 9.1.01.2007.01 账薄类 9.2.01.2007.01 报表类 9.3.01.2007.01 工资表 9.4.01.2007.01 9: 会计档案 一级类目 1: 凭证类 2：账薄类 3：报表类 4：工资表 二级类目 01： 集团 02：公司 以此类推 三级类目 2007： 年代 01： 第一本 02： 第二本……. 以此类推 保管期限： 凭证类 15年 总账本、明细账、日记账 15年 现金和银行日记账 25年 月、季度财务报告 3年 年度财务报告(决算) 永久 入库 以上所有档案整理好之后，按分类入库摆放整齐，然后注明单位、时间. 电子档案录入 以上只要入库的档案必须进行电子档案的录入，年度、单位、档案号、名称、保管期限都一一录入，为了方便以后工作。 借阅 各单位借阅财务档案，提供档号或者名称查找此相关档案，借阅人填写借阅档案登记薄，填写借阅档案的名称、档号、用途、借阅人姓名、借阅日期。还回之后检查此档案的完好性，之后填写归还日期，证明此档案完好归还。 销毁 对保管期满的会计档案，要按照规定由档案部门提出销毁意见会同财会部门共同鉴定，严格审查，保管到确无保存价值时再进行销毁。对按规定可以销毁的档案，应编造“会计档案销毁清册”，经领导审查，报上级主管单位批准后销毁，档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销，监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对，并在销毁清册上签名盖章 实物档案 证书，奖牌 1.1移交 证书一般来说相对重要，如公司营业执照，组织机构代码证这些证件都很重要。移交来的证书、奖牌一一登记移交单位、姓名、移交时间 1.2整理、入库 证书、奖牌按移交来的先后顺序排列，编号按1.2.3……顺序排列，之后整齐入库。 1.3电子档案录入 1.3.1以上入库的证书、奖牌必须进行内容及名称、发证单位、时间，移交单位及时间的电子档案的录入 1.3.2所有的证书、奖牌的照片扫描到电脑上 1.3.3扫描件挂接到对应的清光电子档案上 1.4借阅 借阅单位提供奖牌，证书的大概内容在清华紫光电子档案内搜索此相关档案。证书如公司营业执照比较重要，因此原件必须领导签字，集团证书复印件集团工作部提供，公司是总经办提供。所以必须登记清楚借阅人的单位，姓名，归还时必须检查此证书的完好性，之后填写归还日期 2、章子、录像带、照片 2.1 移交 移交来的废旧章子、录像带、照片必须登记清楚名称，移交人的单位、姓名。录像带和照片登记清楚内容直接入库，章子装盒整理后入库 2.2装盒、入库 2.2.1盒子是平时搜集的