《对自己时间的精细化管理》PPT课件.ppt

事务清单 事务清单内容 处于顶级或底端的人都知道列出“事务清单”的重要性，但二者之间 　　的区别在于：前者能够坚持每天都这样做，而后者却并非如此 要想在有限的时间里完成尽可能多的工作，一个秘诀是每天为自己 　　的任务列出清单放在身边，让它指导每一天的具体工作 不要把日常工作都写到清单上，只列出非常重要、需要得到特殊提醒 　　的工作。当然，别忘了把长期目标中的Ａ级活动列到“事务清单”上 坚持每天列清单 清单上的基本内容：在纸的顶端写上“今日事务”，在下面列出当 　　天想要完成的工作；每当完成一件事情，勾掉清单上相应的内容， 　　并随时补充上新的任务 如何最大限度地利用排序 　　工作次序的设定尤为重要，它可以： 确保不会遗忘某些工作 帮助确认自己已经完成了所有重要的工作 激励勾掉并不需要的工作 提醒还有哪些工作需要完成 不要为无法完成所有任务而焦虑 你可以首先完成清单上所有的Ａ级活动，然后着手处理Ｂ级活动，最后处理C级活动。多数情况下你无法完成所有的任务。记住，“事务清单”的目的在于帮助你更好地利用自己的时间，而非做完清单上所有的事情。 “如何做更多重要的事情？” 　　通过完成更多的Ａ级活动，并尽量减少Ｃ级活动的时间，你所取得的成就会发生结构上的变化！ 有些事做了不如不做 要想保证有足够的时间完成Ａ级活动，一个最好的方式是尽量减少 　　那些Ｃ级活动的时间。许多Ｃ级活动都可能变成ＣＺ活动——即便 　　放弃也不会带来任何不利后果的活动。 80/20法则 “如果把所有的工作内容按照实际价值列举出来的话，我们会发现80%的价值都是由20%的工作产生的，而剩下的80%的工作只能产生20%的价值。” 分析: 如何管理C级活动 在办公桌上准备一个Ｃ级抽屉 研究一套有效的习惯来规范文件管理 每件事情只做一次 信息过量时根据自己的兴趣做出决定并坚持 像读报纸一样读书 更加聪明的阅读，尝试速读 调整你自己以及你周围的人 最好的解决办法就是学会说“不” 如果不忍心拒绝，不妨和他们沟通进行有效的折衷 当几个人同时需要你付出时间和精力的时候考虑时间共享 你不可能满足所有人的所有要求—— 　　你根本没有足够的时间。当有人向你提出请求的时候，你必须学会根据对方在你心目中的重要性以及你不做这件事情所产生的后果来安排次序。 给自己一些安静时间 记录来访客人和电话，了解 干扰因素，据此安排自己的 时间 区分联络、接待和思考时间 怎样为自己留出整段时间考虑重要问题？ 拉金式问题 “拉金式问题”——我现在最应该做什么？ 被电话或访客打断的时候 感到自己走神的时候 当你的直觉告诉你并没有很好地利用时间的时候，或当你发现自己 很可能会拖延某件工作、自己中途停止一件A-1任务的时候 同时应付两个不同项目的时候，忙得不可开交的时候，或要转向其 他工作的时候…… 　　总之，当你不确定自己到底该做些什么的时候，你可以向自己提出这个问题。 提出拉金问题的时机： 学学瑞士奶酪师 1）重新审视自己的选择。懒惰可能是因为该任务无法让时间发挥出最大价值。 此时不执行A-1任务是正确的，可以把从前的A-1降级，确定另一项A-1任务 2）A-1任务本身没有问题，很多人推迟A-1任务是因为它太复杂、太耗费时间 前提：找到一些用5分钟或更少时间就可以解决的任务； 只有你的速成任务简单——越简单越好，并且跟A-1任务相关，立即开始 做。 瑞士干奶酪式的解决方案有时会为一项复杂的任务带来意想不到的突破。 你确定了自己的A-1任务，可是你却发现自己懒得去做。此时有两种情形： 速成任务只需要5分钟或者更少的时间，却能在A-1任务上开启突破口。 那么，如何克制拖延呢？——不妨采用“瑞士干奶酪法” 如何找一些短期内可以完成的任务 通常来说，计划越是详细，执行起来的可能性就越大。拿张纸，花5分钟 时间确定速成任务，关于A-1任务不管想到了什么都写下来 迷恋程度会随着知识的增加而深入。这也正是进行获取更多信息的速成方 式，会促使一个人全身心地投入到A-1任务中去的原因 任何其他一种跟A-1任务相关的物品都有可能会成为激励你展开工作 的因素。把桌上的所有分神的东西统统搬走，或选择正确的渠道 利用你的心情，让自己靠近A-1任务。有时候等待恰当的心情是最好的做 法，尽量在这项A-1任务中找到一些符合你现在心情的成分 “跟自己对话”，假设它并不困难，因此你能够完成它。如果你认为自己 会成功，你会倍加努力的进行你的A-1任务 对他人做出承诺是有力的激励要素，规定最后期限也很有效 尝试新的方式，保