计算机培训之Office小技巧.ppt

1、WORD中巧用不间断空格 我们在用WORD输入文章的时候，经常会遇到一个由多个单词组成的词组被分隔在两行文字里，这样很容易让人看不明白。其实遇到这种情况，可以使用不间断空格来代替普通空格使该组保持在同一行文字里。WORD 2003 中用“Ctrl+Shift+Space”组合键即可。 2、一次保存全部WORD文档 如果要打开多个Word文档，修改完之后，需要对每个文档逐一进行保存。其实在Word中提供了全部保存的功能，能够一次保存全部Word文档。按住Shift键，然后点击Word菜单中的“文件”，会在弹出的菜单中多出“全部保存”和“全部关闭”两个选项，点击“全部保存”按钮即可。 3、巧治Excel中不对齐的括号 在Excel中使用对齐命令可以使表格的外观更加整洁，有条理，但有时一些特定的元素比如数据旁边的括号等在进行左或右对齐总是不能对齐，其实碰到这样的情况解决方法也很简单，只要将括号以全角方式重新打入，就可以很顺利地完成对齐了。 4、在Excel表格中保持重要的0 在Excel表格中我们有时会需要在表格中输入一些以0打头的数字型数据，不过因为Excel本身的数字输入限制。对0开头的整数类数字数据都会自动抹去开头的0，其实只要将当前单元格的格式更改为文本或是邮编格式即可方便地输入这类以0打头的数字数据。 5、如何让文档中的每个章节拥有各自的页眉页脚 ①、将光标置于使用不同页眉页脚的章节之间。②、单击“插入”菜单中的“分隔符”命令。此时Word将弹出“分隔符”对话框。 ③、在“分节符”选项组中选择自己需要的分节符类型。 ?④、重复步骤1～3，使各个不同的章节之间都有分节符。 ?⑤、插好分节符后，就可以为不同的章节指定不同的页眉页脚了。 6、隐藏Office剪切板 在Word中，按下CTRL+C组合键两次，窗体右侧便会出现剪切板任务窗格，有时候我们并不想让它显示出来，如何隐藏它呢？点击剪切板任务窗格下方的“选项”按钮，然后选中“收集而不显示OFFICE剪切板”。 每当我们在WORD中复制了文字后，任务栏处就会显示出复制状态，如果我们不想让它出现，可以点击“选项”按钮，并去掉“复制时在任务栏附近显示状态”。 7、在WORD中隐藏文字 有时候我们不希望别人看到自己在WORD上所写的文字，要隐藏它。方法是：选中要隐藏的文字，然后点击主菜单栏中的“格式”--“字体”，在“字体”选项卡中，选中“隐藏文字”。 而要查看文档中的隐藏文字该怎么办呢？可以点击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮。 8、更改“自动恢复”文件的位置 Word有自动恢复文件的功能，你的自动恢复文件所在的文件夹的路径你知道吗？点击主菜单中的“工具”--“选项”，在“选项”对话框中点击“文件位置”选项卡，可以看到，“自动恢复”文件右侧便是它所在的文件夹了；如果想更改所在文件夹的位置，先选中“自动恢复”文件，然后点击下方的“修改”，就可以对它的路径进行更改。 9、用密码保护好你的文档 点击主菜单中的“工具”--“选项”，然后点击“安全性”选项卡，在“打开权限密码”处输入密码，然后按下回车键，这时弹出“确认密码”对话框，再次输入密码后，点击“确定”。这样一来，以后一旦要打开此文件，就要先输入密码，否则文档无法打开。 10、鼠标滚轮的特殊应用 如果你的鼠标有滚轮，在Word文档中可以使用它来上下翻动页面；而在按住“Ctrl”键的同时滑动鼠标滚轮，你会看到什么呢？Word会放大和缩小页面显示比例。 11、隐藏最近使用过的文件列表 在Word的中“文件”菜单下，一般来说显示出四个最近使用过的文档，可能有的时候我们并不想让它显示出来，如何隐藏它呢？ 点击主菜单中的“工具”--“选项”，然后点击“常规”选项卡，不要选中“列出最近所用文件”复选框。 12、更改下拉列表的大小 在Word中有好几个下拉列表，有时候我们想调整它的大小，方法很简单。 点击主菜单中的“工具”--“自定义”，然后把鼠标移动至下拉列表框的左边或右边边缘处，然后用鼠标来调整它们的大小即可。 13、Word中精确调整首行缩进 大家都知道利用水平标尺中的缩进按钮可以对段落进行各种缩进操作，但不少情况下很难精确地调整到想要的效果，如果在拖动这些按钮时按住键盘上的Alt键不放，就可以精确地调整各种缩进的数值了。 14、Word中精确移动图形 按住Ctrl键和光标键或按下Alt键不松开，再用鼠标移动对象，可以使选中的图形对象以0.01字符或0.01行为单位精确移动。 15、找回文档中的图片 很多朋友喜欢将网页复制到Word中保存，但文档再次打开时，文档中的图片却不能立即显示出来。其实只要按住Ctrl键不放再双击文档中的图片位置，图片