办公室文员工作流程及考核标准.doc

办公室文员工作流程及考核标准 一、印章管理 （一）申请刻制印章 办公室文员在印章保管过程中发现印章因自然磨损不能继续使用，需填写《印章刻制申请表》但不需副总经理、总经理审批（公章及财务章除外）。 如其他部门需要刻制印章，办公室文员需要接到填写完整并经总经理审批的《印章刻制申请表》后到指定刻章单位进行刻章，并向刻章单位详细说明印章的刻制要求。 （二）启用印章 办公室文员需持加盖单位公章的介绍信、营业执照副本复印件、身份证原件及复印件到印章刻制单位取章。印章取回后办公室文员在《印章卡》及《印章使用说明》预留印鉴，将两表交给申请刻制部门申请人，要求其填写各项并在《印章使用说明》中详细标明印章使用范围，并经部门经理、总经理审批后交回办公室。办公室文员收到审批后的《印章卡》及《印章使用说明》，将印章交与使用部门管理员正式启用印章，文员将《印章卡》及《印章使用说明》存档备查。 如果印章因自然磨损而重新刻制，申请部门填写《印章卡》并经审批后交回办公室，办公室将印章交与申请部门，申请部门按原审批的《印章使用说明》中的权限使用印章。与上述红色字体内容表达有冲突。 （三）印章的保管 印章放置在安全地方并加锁妥善保管，办公室文员要时刻检查放置印章的锁是否牢固，节假日粘贴封条，如有疑点及时向公司保卫部门报告。 （四）印章的使用 1、严格按照《印章使用说明》中审批的使用权限范围内予以盖章。 2、办公室文员需见到经办人填写的并经其部门经理签字、副总经理、总经理审批后的《盖章审批表》，方可予以盖章，如经办人在特殊情况下已经请示总经理同意盖章时，办公室文员予以盖章并及时催促经办人补办《盖章审批表》手续。 3、办公室设立《盖章登记表》用以登记已审批后的各种盖章文件。 4、各种统计表、上报材料、收入证明、介绍信等需经办公室主任审批同意，办公室文员予以盖章。 5、对于经审批加盖印章的空白介绍信、纸张、单据等，办公室文员需督促经办人三日内及时交存空白介绍信、纸张、单据的使用后的复印件。 6.盖章后办公室文员需将盖章的文件复印进行存档。 （五）印章的借用 印章经办公室主任审批借出时，办公室文员在《印章借用登记表》上登记并要求借用人借出及归还时签字，并在当日下班前督促借用人归还印章。 （六）印章交接 各部门印章管理员岗位发生变动向办公室递交《员工离职审批表》时，办公室文员将空白的《印章交接卡》交由印章管理员，印章管理员交接双方填写《印章交接卡》并经其主管经理签字确认后将此《印章交接卡》交回办公室，文员对其进行存档。 （七）印章的废止、销毁工作 印章因破损不能继续使用或因工作需要不再使用，由原使用部门印章管理员填写《印章废止卡》并按表格所列各项审批后，将废止的印章一同交办公室，由办公室文员统一存放保管。废止的印章保管五年，由办公室文员统计并经办公室主任、总经理审批后统一进行销毁。 考核标准： 1、办公室文员需对印章的安全性负责。如因保管不慎造成印章丢失，能够及时上报未造成后果的，除承担挂失费及重新刻制印章费用外，当月工资下浮50元；造成后果的除承担上述费用后当月工资下浮100元，如后果严重予以辞退。 2、印章借出后借用人未及时归还，办公室文员未催要，当月工资下浮20元。 3、办公室文员违反印章使用规定给公司造成经济损失，赔偿全部损失并承担相应责任，如造成严重后果当月工资下浮100元并予以辞退。 4、办公室文员私刻印章，当月工资下浮500元，负责承担由此给公司造成的全部损失及后果责任，并予以辞退。 5、办公室文员未履行催告义务而导致用印文件逾期存档，当月工资下浮20元。 6、办公室文员须将总经理审批后的《印章废止卡》及作废的印章同时保管。如缺其中一项，当月工资下浮10元，如因废止印章未收回造成严重后果的予以辞退并且当月工资下浮50元。 二、档案管理及电子文档管理 （一）档案类别及存档情况 1、文件类： ①文件类别：公司各类合同、协议；内部、外部会议记录；印章档案、公司发文、车辆档案、工会档案；政府文件、主管机关批文；涉及工程开办手续、竣工手续；预算、决算、报告等资料；公司上报政府各职能部门材料等。 ②档案编号：文件均按发生日期依次建立档案号存档，如同一事件的相关内容已将首次发生事件的文件资料编入档案号，可将与其相关的文件在此档案号下依次设立序号；如同类别的文件资料多而且发生日期不同，为此类别的文件建立档案号后将此类文件统一入册保存；工程证件的复印件编号存档后，工程证件的原件统一入册存档。 ③档案存档及电子档案的管理：同类别文件的装订本需存入A4档案盒内，同类别文件的纸张版需存入档案资料册或档案夹内，档案盒或资料册脊背都要标明类别，档案盒或资料册内都需要设立索引目录，文件右上角都要粘贴文件的编号。各分公司的资料分别存在不同的档案柜中，档案盒及档案册需依次编号以便查询此柜中的