_公文管理办法.doc

PAGE PAGE 23 **集团文件 **集字[2008]001号 签发人: *** 公文管理办法（试行） 总 则 第一条 目的 为规范集团公文管理，提高办公效率，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保集团方针、政策及工作指示等及时上传下达和跟进落实，特制定本办法。 第二条 适用范围 本办法适用于集团各中心、部门以及下属分支机构（以下称各单位）。 本办法不适用于ISO体系文件。 第三条 有关公文的定义： 1、公文——指在企业经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。 2、公文处理——指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 3、外来公文——指政府部门、行业协会等外单位（转）发给集团的公文。 4、内部公文——指在集团内部使用的公文，包括集团下发的或下属各单位下发的规章制度、计划总结报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 5、上行文——是指各单位向上级单位或集团职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。 6、请示——是下级向上级或业务主管单位请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。 7、报告——是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。 8、下行文——是集团或集团职能管理部门向各单位下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。 9、平行文——是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。 第二章 职 责 第四条 组织体系及职责分工 1、集团总裁办为集团公文的归口管理部门。 总裁办负责接收和处理外来文件及各单位对集团领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发的公文文件，并对集团下属各单位的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的单位、人员进行处罚； 2、各单位负责本单位上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度、工作指令等文件； 3、各单位根据业务需要，设置专职或兼职综合管理员1名，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作； 4、发文资格 集团所属一级部门（各中心）、二级部门（各职能部门、分厂）为具备发文资格的主体，其它模块一律禁止发文。集团层面项目组经授权后，各项目组具备发文资格。 5、发文效力 公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。 公文文种、格式及发文流程 第五条 公文分类 1、公文文种 公文按文种分为正式公文（包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等）和非正式公文（包括：会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等）。 2、公文使用 （1）对内部各种重要事项做出决定和对重大行动做出安排，用“决定”文种。 （2）对内部公布制度、办法以及其它需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等，用“通知”。 （3）表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况，用“通报”。 （4）由集团或各单位制订、批准，规定某些事项的工作流程、注意事项及相关部门职责、职权的规章制度文件用“管理办法”、“条例”。 （5）对工作和事务制订带有约束性的指示用“规定”。 （6）经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等，用“会议纪要”。 （7）向上级领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种；同一级别请求批准事项时，可用“申请”。 （8）平行单位间联系业务或知照相关方时，用“工作联络函”。 第六条 公文的格式 1、正式公文（包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等）格式由文头、行文、文尾三部分组成，一般包括秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、正文、附件、成文日期、发送范围等组成部分。具体格式以附件公文模版为准。 （1）公文文头标识 ——集团对外单位发文用“**日化实业有限公司（或适用的其它法人主体全称）文件” ——集团对内发文用“**集团文件” ——行政中心发文用“行政中心文件”（其它一级部门类推） ——营销中心品牌策划部发文用“品牌策划部文件” （其它二级部门类推） （2）公文编号 公文编号由发文单位代字、年份和序号组成。 集团公文的发文编号分三种： （一） 重要方针政策、规章制度、管理办法、条例、规定的发布适用“**集字[年度]当年顺序号”； （二） 重大机构设置、人事任免、总结计划报告、奖惩通报、工作布置、活动安排、事项通知等适用“**集发[年度