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文件双轨制的利弊分析 摘要：由于电子文件自身特点和技术存在瓶颈、电子文件的存储载体存在缺陷、政策法规欠完善等原因，无纸化办公虽早就提上议程，但在区域差距巨大的我国，不同程度的文件双轨运行将是较长一段时期内不可回避的问题，文章分析了文件双轨运行的利弊后，提出采用分地区分部门分文种的分类思想采用不同的无纸化办公实施方略，推进信息化建设。 关键词：文件双轨制 利弊 一、文件双轨制概述 （一）文件双轨制的含义 双轨制，是指在文件生成、运转过程中纸质文件和电子文件二者的共存。即：两种版本的文件同时随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成纸质和电子两种版本，业务人员要对相同内容的两种文件进行重复或部分重复办理。 （二）双轨制与双套制的区别与联系 所谓双套制，是指文件归档后纸质文件与电子文件二者的共存，也称作“双套归档”。双套制的实现，可以是对纸质文件进行数字化；也可以是对电子文件制作纸质拷贝。双套归档使同一份文件的纸质版本和电子版本共同处于留存和可利用状态。? 无论是双轨制还是双套制，都是以纸质文件和电子文件的相互对应为基础，电子文件的技术属性并无实质差别。但是，两种共存状态下电子文件的功能和社会属性却有所不同。双套制是后期共存，其中的一个版本没有经过运行和处理，没有在现行期发生效力，仅在文件归档后进行双套备份（先有纸质文件后有电子文件的双套制，其电子文件是归档后共存；而先有电子文件后有纸质文件的双套制，其纸质文件是归档后才共存）。双轨制则是全程共存，电子文件和纸质文件都是“原始文本”，生成时即具有法律效力，它们都参与相关的事务处理。如果管理完善，其中的电子文件可以有全面的元数据，是完整意义上的电子文件。当然，在办理结束后，双轨制基本上都导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更深入、全面、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制，双套制是双轨制的子集。 二、当前政府公文状态概述 目前，许多发达国家的电子政务工程取得较大进展，无纸化办公也相继提上议程，但基本上都不同程度地存在文件双轨运行这一现象。因为在当前的技术环境下，纸质文件和电子文件各有其优缺点和功用。电子文件在信息传输、信息处理、提供利用方面的高效、便捷以及各种媒体集成性带来的直观全面等优点都是纸质文件无法比拟的。但是，由于电子文件自身的特点及管理上的原因，其法律、证据价值的认可需要一个过程，而且电子文件随时可能毁于一旦，使社会丧失记忆。虽然纸质文件没有信息处理上的优势，但它集内容与载体的原始性于一身，被广泛认为是一种真实可靠的法律证据。纸张与笔迹材料特有的稳定性，也使人们能放心地让它承担起保存社会记忆的重任。 在我国，由于政府信息化工程起步较晚，目前大部分中小城市和绝大部分县级以下城镇基本还在采用纸质文件办公，办公室电脑仅限于文档制作和打游戏，联网的计算机尚且不多；中等以上城市不同程度地采用双轨制，发达城市和某些发展较快的部门无纸化办公的成份比较多。 总的来讲，目前我国政府公文运行及存在的状态比较杂乱，这是由于地区和部门发展的不平衡导致。 三、文件运行双轨运行利弊分析 （一）文件双轨运行的利 1、安全可靠 在电子文件的安全问题没有妥善的解决方案之前，文件双轨运行或是双套保存是一个比较可靠的解决之道。这样，即使在电子文件被窃取、被修改甚至被删除的情况下，纸质文件还可以继续维持电子文件的功能，也可以按照纸质文件的内容再进行制作。另外，在文件现行阶段，当电子文件的真实性受到质疑时还可以充当凭证。在文件完成其现行使命归档后，由于纸质文件长久的寿命给文件赋予了安全可靠感，即使在电子文件储存介质变质或是遭到破坏时，纸质文件同样可以作为档案凭证。 2、优势互补 纸质文件和电子文件都既有优点又有缺点。电子文件易于编辑、修改、检索、共享和传输，但受限条件多，必须要在有电、有读取和显示设备的情况下才能保证电子文件的读取和操作。另外，电子文件缺乏安全感。纸质文件具有阅读方便、可靠性强、受制约因素少、传阅面广、有实物感等优点，而生理、习惯、文化等因素使得人们在阅读纸质文件时摄取信息量和准确率高于电子文件，这也是人们青睐打印稿的原因之一。但纸质文件不便传输及检索、运转慢。电子文件传输是光速，而纸质文件传输速度是邮政或是传真速度。归档后，电子档案（由相应电子文件转换而来）可以方便检索和利用，可以使相应的纸质档案免受查阅、利用带来损毁，而纸质档案可以充当相应电子档案的“护身符”。双套归档的档案其纸质档案的保护成本可以比单有纸质档案的保护成本低，保护手段也可以更简单。 3、便于阅读、传阅面广 在纸质文件运行时代，要查阅文件一般无法多人同时利用，因为文件一般是单份，如果乱复印的话，一来是浪费纸张，二来容易导致文件外泄，于是致使共享不便。尤其要查阅纸质档案就更加不便