第二讲 - 办公室事务管理.ppt

课程复习 Requirement: ask yourself a question according to the following contents, and always try to enjoy self-reflection. 个性要求 守时 谨慎 热情 合群 服从 个性要求 自信 专业知识和实际经验 机智 勤快 自制 兴趣 品质要求 忠诚 负责 不能推卸责任， 善于承担责任，赢取更多的权限 正派 遵守原则 廉洁 秘书有优先权，善于把握尺度， 杜绝以权谋私， 从长远目光看问题。 诚实 谦逊 商务文秘需要具备什么样的能力 办事能力 沟通能力 第二讲 办公室事务管理 ----英语专业2010级 小组讨论： 自己寝室的整体环境有哪些优缺点。 结合你所在的寝室，讨论寝室环境对寝室成员各方面的影响。 主要内容 办公室环境布置 办公文件的管理 办公用品（设备/文具）购买及管理 安排商务约会 办公环境的布置 办公室环境的重要性 请评价我们外语系办公室 根据下列的办公室图片，分析该办公室布置的优缺点 办公室布置的原则 整齐洁净，采光良好 走道上不要放置有阻碍行走的物品 办公桌椅柜架的排列应直线对称式 使用同一规格的档案柜，高度一致 将传真机、复印机、碎纸机、扫描仪等公用大件设备放置在一个区域内，便于公用（如图） 办公室光线要明亮，室内照明灯光要统一 办公室的文件柜、桌子、椅子等应该保持同一种色调， 可以有绿色植物点缀 办公桌和办公区域要保持清洁 办公室纸质文件资料摆放原则 文件资料的摆放要合理、整齐、美观 各类资料、物品要编号， 摆放应符合易取易查的原则， 做到号、物、位、图相符 定制图要贴在文件资料柜内 保持柜内清洁整齐， 随时进行清理、整顿 电子文件的整理及保存 分门别类，文件保存上下级目录清楚明白 文件名具有概括性，易读易懂 随时备份 电子文件的基本整理 课堂演练：请在座的所有同学将写好的工作总结，发给老师：zouxiaohua@ccbupt.cn 包括内容：文件的命名，分类，邮件的主题，邮件的内容等。 收件人： 主 题： 附件（命名）： 正文： 机密文件保存 机密文件要加密 情景演练： 你是公司的经理助理，公司一名对外合作部职员向你借用公司上年度财务报表，你应该怎么处理？请两位同学根据情景表演。 办公文具的购买及管理 游戏: 请大家列出日常办公文具清单,列出最多的胜出： 蓝色、红色和黑色签字笔、圆珠笔、绘图铅笔、白板笔、激光笔、荧光笔、笔筒、削笔器、墨水、橡皮擦、直尺； 订书机/针、打孔机、图钉、计算器、剪刀、裁纸刀、固体胶、双面胶，封口胶，印泥、速干印油、液体胶水、胶棒、涂改液； 各种规格文件夹、多层文件架、凤尾夹、回形针、橡皮筋、各种规格笔记本； 过塑膜、各种规格打印纸，便利贴、信封，档案袋、费用申请单，费用报销单等； 办公文具的购买原则： 一、满足工作要求 二、提高工作效率 三、节约人工费用 四、树立企业公众形象 妥善安排商务约会 安排商务约会的原则 安排约会应注意的细节 安排约会的原则 配合上司的时间表 分辨工作的轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会 请一组同学表演下列两个情景， 根据同学的表演， 请进行评价，表演体现了哪些原则。 A公司的助理电话B公司的经理助理， 请B公司的经理9月18日参加饭局，进行合作项目洽谈，但是B公司经理这天出差； B公司助理电话A公司助理， 由于相关原因，9月20日的会面因公司经理不能赴约临时取消或推迟。 安排约会需要注意的细节 有些时间不能安排约会，比如： 出差回来当天 周末或者假日 临近下班 约会最终日程要发给每一位与会者和后勤服务人员，并电话确认； 及时准备会见所需的材料，并在适当的时候请上司过目； 特别重要的约会在接近约会时间前，多和对方助理再联络， 以确保约会的顺利进行； 会务工作需要提前准备好； 按照需要，记录会面内容； 保留客人的联系资料，以方便进行后期的跟踪工作； 提醒自己的上司准时赴约； 每天上班前，核对商务约会主要负责人的日程表。 作业 四位同学一组： 我的地盘我做主： 毕业后，你和另外两名同学将一起创业，目前租有一间20平米的办公室，根据自己的就业意向设计一下这间办公室。 要求： 配图和文字说明； 分组进行； 下节课展示。 课程总结 请大家对今天所学的内容进行总结 快乐地学习