会议中的社会活动.docVIP

会议中的社会活动 会议期间社会活动的安排，伍方会议服务在策划中也会把其列入进去，并且认为其是会议产品内容的有机组成部分，而且是必不可少的，因为人们参加会议的重要个人目的之一就是与人交往，结识一些同行朋友。如果会议组织者不安排，参加会议的人们就会自发组织各种社会活动，这样，与会者很可能就分成几个小团体，而有些与会者就被排除在这些小团体之外。所以，与其形成这种较乱的情况，还不如会议组织者好好地安排一下会议的社会活动。会议的社会活动包括： 一、会议开幕式（opening ceremony） 开幕式是所有会议社会活动中最重要的活动。许多国际组织的年会召开时，东道国的国家领导都会出席开幕式并致欢迎词，既表示对来自全世界各个国家的专家和学者的欢迎，同时也表示国家对会议的重视，在我国也不例外。国家领导人参加会议的开幕式，就不仅是会议本身的一项社会活动，而成为重要的国事活动了，会议组织者对开幕式的高度重视也就不难理解了。开幕式也是与会者初步认识和交往的机会。 但是在当今社会提高效率和崇尚务实的潮流影响下，有些会议也不再组织开幕式，节省出来更多的时间用来交流。 二、欢迎招待会（welcome reception） 这是为与会者刚刚狙击在一起时安排的另一次社交活动，目的是让老朋友尽早见面，让新朋友尽快相互熟悉起来，为后面更多的社会活动打下基础。 欢迎招待会的食品以凉菜和甜品为主，因此有时也称为冷餐招待会。大多数会议的招待会都安排在会议的第一天，因此也称为欢迎招待会。在许多国家举办国际会议时，招待会的食品的种类很少，数量也不多，通常都吃不饱。而在我国举办的国际会议上的招待会饭菜丰富，花样繁多，应有尽有，充分展现出我国的饮食文化。 三、“茶歇”/咖歇（tea/coffee break） 这是会议中国为与会者安排的社交活动。与会者可以利用会间休息喝茶的机会向刚刚演讲的演讲人提问或作进一步的交流，与会者之间也可以相互交流以加深彼此之间的了解，或对演讲人演讲的内容进行探讨交流。 由于会议中间安排有“茶歇”或“咖歇”，会议室内一般不再为与会者提供任何饮料，有些会议也只需为每个与会者提供一瓶矿泉水即可，而不必提供咖啡或茶水，以免服务员添加咖啡或茶水影响会议进行。这是国际会议的惯例，国内会议也逐渐开始接受这种做法。 四、鸡尾酒会（cocktail party） 在会议进行中间的晚上，可以举办鸡尾酒会等社会活动，为与会者提供进一步熟识、交流的机会。鸡尾酒会比较随意，时间也比较充裕，与会者可以进行比较深入、充分的交流、探讨，进一步加深彼此的了解和友谊。 五、体育、休闲活动 与会者中有些人喜欢体育、休闲活动，如健身、游泳、打乒乓球、打网球、打台球等，参加会议期间也想继续这些活动。如果会议组织者安排这些活动，一方面满足了这部分人的爱好，另一方面也为这部分人提供了社会交往的机会，因为有共同爱好的人是很容易交往的。 六、参观、游览活动 多数与会者参加会议的动机之一就是顺便到会议举办地旅游一下以满足审美求异的需要。所以，他们或者提早一段时间到达会议举办地，或者推迟一段时间离开会议举办地，想利用这些时间参观、游览当地或周边的一些文化设施和风景名胜点。会议组织者安排参观、游览活动，既满足了这些与会者的愿望，又为他们提供了社交的机会。 1.会前参观、游览活动：为提前到达的与会者安排的社会活动。 2.会后参观、游览活动：为推迟离开的与会者安排的社会活动。 二者可以相同，也可以不相同。如果会议较大，最好是会前和会后各安排多条不同的线路，以便有些与会者既可参加会前的参观、游览活动，又可参加会后的参观、游览活动。 七、欢送/闭幕宴会（farewell/closing banquet） 这是会议中最后一个重要的社会活动，因为经常被安排在会议结束的那天晚上，也被称为闭幕宴会。目的是为与会者提供一个话别的机会，与会者可以在这个最后的社交活动中留下进一步交往的愿望和联系办法。 有些会议也将一些其他活动安排在闭幕宴会上，例如颁奖活动和答谢活动等。通常对参加宴会的会议代表提出着装的要求，这一点会在请柬上注明。在我国绝大多数欢送宴会都是桌餐，饭菜以中餐为主，可以适当地多提供一些酒水，包括品质和数量。 另外，也需要专门为不参加正式会议的陪同人员安排一些社会活动，如参观、游览、休闲、运动、购物，使他们不会在陪伴的人开会时感到寂寞、无聊，让他们的会议之行同意也丰富多彩。他们的满意，会增添会议正式代表的满意度，也会增加会议正式代表参加下次系列会议的可能性。 伍方会议服务安排的这些社会活动丰富了会议产品的内涵，满足了人们参加会议的重要的个人目的，非常有助于会议产品的销售工作。 资料整理：小烩 伍方会议服务希望能帮助你 / 更多会议知识、尽在伍方网站 电话:0571400-0571