《EXCEL2016高级技巧》.pdf

Excel 第一章 数据的整理和分析 1.1 数据的排序 Excel 提供了多种方法对工作表区域进行排序，用户可以根据需要按行或列、按升序或 降序已经使用自定义排序命令。当用户按行进行排序时，数据列表中的列将被重新排列，但 行保持不变，如果按列进行排序，行将被重新排列而列保持不变。 没有经过排序的数据列表看上去杂乱无章，不利于我们对数据进行查找和分析，所以此 时我们需要按照对数据表进行整理。我们可以将数据列表按“出生年月”进行排序。如下图： 首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格，然后单击数据标签中的排序按钮，此 时会出现排序的对话框。 看到弹出的排序对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选择“出生年月”，在设置 好主要关键字后，可以对排序依据进行设置，例如，数值、单元格颜色、字体颜色、单元格 图标，在这样我们可以选择默认的数据作为排序依据。最后我们可以对数据排序次序进行设 置，在次序下拉菜单中选择升序、降序或自定义排序。在这里我们选择升序，设置完成后单 1 击确定即可。如下图： 我们除了可以对数据表进行单一列的排序之外，如果用户希望对列表中的数据按“性别” 的升序来排序、性别相同的数据按“文化程度”升序排序、“性别”和“文化程度”都相同 的记录按照“基本工资” 从小到大的顺序来排序，此时我们就要对3 个不同的列进行排序 才能达到用户的要求。 首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格，然后单击数据标签中的排序按钮，此 时会出现排序的对话框。看到弹出的排序对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选择“性 别”，在添加好主要关键字后，单击“添加条件”按钮，此时在对话框中显示“次要关键字”， 同设置“主要关键字”方法相同，在下拉菜单中选择“文化程度”，然后再点击“添加条件” 添加第三个排序条件，选择“基本工资”。在设置好多列排序的条件后，单击确定即可看到 多列排序后的数据表。如下图： 在Excel 2007 中，排序条件最多可以支持64 个关键字。 1.2 数据的筛选 筛选数据列表的意思就是将不符合用户特定条件的行隐藏起来，这样可以更方便的让用 2 户对数据进行查看。Excel 提供了两种筛选数据列表的命令。 自动筛选：适用于简单的筛选条件 高级筛选：适用于复杂的筛选条件 想要使用Excel 的自动筛选功能，首先要单击数据列表中的任意单元格，然后选择数据 标签，单击筛选按钮即可。 单击数据列表中的任何一列标题行的下拉箭头，选择希望显示的特定行的信息，Excel 会自动筛选出包含这个特定行信息的全部数据。如下图： 在数据表格中，如果单元格填充了颜色，使用Excel 2007 我们还可以按照颜色进行筛 选。 如果条件比较多，可以使用“高级筛选”来进行。使用高级筛选功能可以一次把我们想要 看到的数据都找出来。 例如数据表中我们想要把性别为男、文化程度为研究生、工资大于2000 的人显示出来。 我们可以这么来做：先设置一个条件区域，第一行输入排序的字段名称，在第二行中输 入条件，建立一个条件区域。如下图： 3 然后选中数据区域中的一个单元格，单击数据标签中的高级筛选命令。Excel 自动选择 好了筛选的区域，我们单击这个条件区域框中的拾取按钮，选中我们刚才设置的条件区域， 单击拾取框中的按钮返回高级筛选对话框，单击确定按钮，现在表中就是我们希望看到的结 果了。 设置高级筛选条件 高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，也可以对一个特定的列指定三个以上的 条件，还可以指定计算条件，这些都是它比自动筛选优越的地方。高级筛选的条件区域应该 至少有两行，第一行用来放置列标题，下面的行则放置筛选条件，需要注意的是，这里的列 标题一定要与数据清单中的列标题完全一样才行。 在条件区域的筛选条件的设置中，同一 行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。 1.3 在筛选时使用通配符 在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号（？）代表任意单个字符， 星号（* ）代表任意一组字符。 4 1.4 数据的分类汇总与分级显示 分类汇总是Ex