《《办公室事务管理》复习要点1》.pptVIP

办公室事务案例分析 一、案例分析 1、项目一办公电话管理——《犯错的陈丽》 陈丽大专刚毕业，应聘到利达公司销售部，办公室文员一职。某一天，经理外出了，陈丽正在公司打字，电话铃响了，陈丽与来电者的对话如下: 来电者:“是利达公司吗?”陈丽:“是。” 来电者:“你们经理在吗?” 陈丽:“不在。” 来电者:“你们是生产塑胶手套的吗?” 陈丽:“是。” 来电者:“你们的塑胶手套多少钱一打?” 陈丽:”1, 8美元。” 来电者:1. 6美元一打行不行?” 陈丽:“对不起，不行的。” 说完，“啪”挂上了电话。 上司回来后，陈丽也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1. 4美元一打卖出，订购1100万打。陈丽脱口而出:“啊呀，上星期有人问1. 6美元一打，我说不行的。”上司当即脸色一变说:“你被解雇了”，陈丽哭丧着脸说:“为什么?”上司说:“你犯了五个错。” 问题：陈丽被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在办公电话礼仪方面还犯了哪些错? 一、案例分析 1、项目一办公电话管理——《犯错的陈丽》 要点 （１）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）　　　　 （２）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码）　　　 （３）该说的没有说（没有及时向上司汇报）　　　 （４）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）　　 （５）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）　　　 （６）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门　　　 （７）不等对方说完，就“啪”挂上电话 一、案例分析 2、项目二办公邮件处理——《马虎的小邓》 上司让助理小邓负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，小邓正忙着打电话，她让送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。 打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。小邓拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。 她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。 这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓丽按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上左角，把公司的地址打印在右下角。 问题：你认为小邓处理邮件是否正确，请指出4处错误的地方并说明正确的做法。 一、案例分析 2、项目二办公邮件处理——《马虎的小邓》 要点： (1)收领邮件应该把以前的信件另外放开．以免混淆； (2)应在清点后才能签字； (3)首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆； (4)不能把回信地址剪掉； (5)检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去； (6)拆错信，应在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他(她)道歉； (7)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把邮件分成最急件、次急件和普通件； (8)打印寄往美国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。 一、案例分析 3、项目三印章和介绍信管理——印章管理 赵辉在一家公司做总经理办公室主任。由他管理公司大大小小十几枚印章，平时他把印章就放在办公室的抽屉里，未把管理印章的事看得那么重要。一次，公司销售部有大量的文件需要盖章，赵主任因手头工作任务很多，就把单位公章借给工作人员，并允许该人把公章带走，赵主任又有事外出，就没催销售部还回公章。过了好几天，总经理拿着文件来找赵辉盖章，赵辉手忙脚乱地找了半天，后来才想起公章被借走了。 问题： 赵主任对印章的管理是否正确？简单说明印章的管理方法。 一、案例分析 3、项目 印章和介绍信管理——印章管理 要点： 1、印章必须由单位的领导指派专人负责保管，保管人不得擅自外借或委托他人代管； 2、印章平时要存放在保险柜或带锁的抽屉里，随用随取，使用过后应立即收回，锁好，以防被盗或丢失； 3、印章要经常保养，保持印文清晰； 4、如果他人用印，保管在场监印，不得擅自离开。 一、案例分析 4、项目四领导日程安排 某领导某一天的工作日志如下表所示： 领导的日程表是否合理，存在哪些问题？ 一、案例分析 4、项目四领导日程安排 要点： 安排不合理。 1、时间安排不科学，太紧密，恐怕无法按计划完成，没留出弹性时间； 2、事务安排不合理，太多太杂； 3、地点安排不合理，太分散，没有考虑交通和用车安排情况； 4