WPS2012善用表格让办公更轻松.docVIP

善用表格让办公更轻松 /?channel=i94o2w 无论是企业财务人员，还是学校老师，工作中都会不可避免地遇到一大堆繁琐的表格，表格数据不但繁琐，而且手工录入也容易出错。有没有办法让WPS表格也帮忙一起录入和计算，省却我们重复性的工作呢？ 其实WPS表格可不仅仅是一个填入数据的地方，它有许多强大的功能，可以让我们省却无谓的计算和没有意义的手工输入。 1. 基本小技巧，输入更轻松我们先来看看怎么做一份班级成绩单。一个50人的班，一个一个输入每个人的学号的话是个很庞大的工程，但是学号都是按自然数列排序的，因此使用WPS表格的一些基本小操作就能帮我们自动完成输入过程。新建一个表格，在抬头输入“学号”、“姓名”、三科名称、“总分”等项目。学号一栏，比如第一个学生的学号是，在表格输入后却自动把最前面的“0”去掉了，这时表格显示数字的默认格式。那应该怎样把最前面的“0”显示出来呢？有两种办法：（1）很简单，在输入数字之前输入一个英文半角的单引号，如，单引号后面的数字就会原样显示出来。（2）右击输入学号的单元格，选择“设置单元格格式”。在窗口中找到自定义，然后在右边选中最后一种类型。我们数一下，有八位数字，因此输入“0#######”，也就是后面七位数字如实显示，前面再加一个0。 第一个学号输入完了，怎么让WPS表格帮我们填充余下的内容？把鼠标指针移到单元格右下角，鼠标指针变成“＋”，如图 ，然后往下拖，后面的学号就按顺序填好了。 2. 基本公式助你计算做成绩表时总要计算总分、平均分、最高分最低分之类，如果一个个用计算器算就实在太冤枉了，WPS表格有很多很实用的函数可以帮到我们。 我们先来计算每个人的总分。在第一行输入“总分”，然后在下面一行第一个同学的总分栏输入=SUM()，把光标移到括号里，再用鼠标选中该同学中英数三科分数，按回车，总分就算出来了。按照我们刚才说的方法把这个公式往下拖，很快WPS就帮我们计算了所有人的总分。然后我们来计算最高分、最低分和平均分，它们的函数分别是MAX()、MIN()和AVERAGE()。只要用上面同样的方法就可以轻松算出。 有人说如果我不知道这些函数怎么办。其实WPS表格有无数的函数，我们不可能全部记住，要用的时候，我们只要点击输入栏的“fx”按钮 ，在弹出的窗口搜索自己需要的函数就可以了。  3. 模板解决复杂函数的应用成绩表的制作相对比较简单，但如果涉及到工资单等的制作就会复杂很多。一时半会学不了这么多函数怎么办？WPS提供了数量庞大的模板，涵盖了财务、教学、日常生活等方面。制作模板时不妨在WPS表格首页搜索一下有没有自己需要的模板，可以让 我们的工作更加有效率。比如说我们要制作发给公司人手一份的工资单，如果重新制作需要用到比较复杂的函数，对于初学者可能不太实际，但是WPS表格已经提供了这个模板，只要下载过来稍作修改就可以了。  这个模板有两个工作表，如图 。“录入表”是公司财务部门记录工资核算状况的总表。而“自动生成工资条”则是发给员工个人的表单。   在录入表中输入工资数据，工资单就能自动生成，直接打印就能使用。当然，我们也可以做一些小修改。比如说，如果我们的员工ID并不是从1开始的，那我们只需在“自动生成工资条”对应的ID号码单元格输入如下函数：“=HLOOKUP(序号,录入表!$A$3:$B$19,ROUNDDOWN(ROW()/12,0)+2,FALSE)”（注意“录入表”中的“序号”有换行，需先把换行删掉）。解释一下，HLOOKUP(A,B,C,FALSE)函数是在B区域的第一行寻找A值，然后返回A值所在列的第C行数值。ROUNDDOWN(a,b)函数则是将数值a去尾保留小数点后b位。ROW()指返回当前所在行的行号。利用ROUNDDOWN(ROW()/12,0)+2，我们在每个员工ID的单元格中得到一个2,3,4,...的数列，在HLOOKUP函数中就可以找到录入表对应的号码，这样即使序号并不是从1开始，也可以准确定位到每一个员工。4. 在线存储，数据更安全很多人都会用U盘备份比较重要的数据，或者将未完成的文档带回家。常常就会产生担心：U盘丢了怎么办？回家弄好了文件却忘了带过公司怎么办？使用WPS新功能“在线存储”就可以免除这种担心。打开WPS三个模块的任一个，默认打开首页。在“打开文件”选项卡中点“网络文件”，会出现在线存储的登录界面。只要拥有并激活了金山通行证，就能拥有1G免费空间，把文件存在上面后，也可以直接对里面的文件进行编辑，确保文件稳定安全。 无论是企业财务人员，还是学校老师，