整理电子表格中的数据.docVIP

Excel软件使用中难点解析 第一章 整理电子表格中的数据 通过“单元格格式”对话框为数值设置数字格式 操作目的：在图中所示表格中，将A2：A9单元格的数值设置为货币格式，要求货币符号为欧元并显示在前、显示两位小数、负数包含括号并显示为红色字体。 操作步骤：（1）选中A2：A9，按Ctrl+1组合键打开“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，然后在分类列表框中选择“货币”。 （2）在对话框右侧出现的“小数位数”微调框中设置数值“2”；在“货币符号”下拉列表中选择“€ Euro(€123)”；在“负数”的下拉列表中选择带括号并为红色字体的样式，如下图所示，最后单击“确定按钮”完成设置。 将数值型数据转换为文本型数据 如果将表格中的数据彻底转换为文本数据类型，可双击单元格或按F2键激活单元格的编辑模式，再按Enter键即可。但是此方法只能对单个单元格起作用，如果同时将多个单元格数值转换为文本类型，可进行如下操作： 选中包含数值数据的目标单元格区域； 在菜单栏上依次单击“数据”→“分列”，在依次弹出的“文本分列向导”的“步骤1”和“步骤2”的对话框中均单击“下一步”按钮； 在接下来的“步骤3”的对话框中“列数据格式”区域中选择“文本”选项，然后单击“完成”按钮即可。 将文本型数据转换为数值型 对于单个单元格的数值转换，可采取设置单元格格式为常规、再激活单元格编辑状态、最后单击Enter键即可；同时将多个文本型单元格数值转换为数值型可进行如下操作： 在工作表中选中一个空白单元格，单击鼠标右键，在右键快捷菜单中选择“复制”（或在键盘上按Ctrl+C组合键）； 选中需要转换的区域，单击鼠标右键，在右键快捷菜单中选择“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框中的“运算”区域选择“加”，最后单击“确定”即可。 自定义数字格式原理 在12类数字格式中，“自定义”类型允许用户创建和使用符合一定规则的数字格式，应用于数值或文本数据上，以改变数据的显示方式。与其他内置数字格式相同，应用自定义的数字格式并不会改变数据本身的数值。格式代码的组成规则：自定义的格式代码具有以下结构：正数;负数,零值;文本。这样以分号“;”间隔的4个区域构成了一个完整的自定义格式代码，在每个区域中所编写的代码可以对相应类型的数值产生作用。例如，在地1段“正数”区段中编写的代码只会在单元格中的数据为正数数字产生格式化作用。除了以数值正负作为格式区段分隔依据以外，用户也可以为区段设置自己所需的特定条件。例如这样的格式代码结构也是符合规则的：大于条件值;小于条件值;等于条件值；文本。用户可以用“比较运算符+数值”的方式表示条件值，在在定义格式代码中可以使用的比较运算符有大于号“”、小于号“”、等于号“=”、大于等于号“=”、小于等于“=”和不等于“”6中。在实际代码应用中，用户最多只能在前两个区段中使用运算符代码表示条件值，第3个区段自动以“除此以外”的情况作为其条件值，例如类似下面这样的格式代码在Excel中是不可接受的：[1]0.00;[1].000;[=1]#;而正确的代码应该是[1]0.00;[1].000;#;所以，使用包含条件值的格式代码结构也可以如下表示：条件值1;条件值2;同时不满足条件值1、2的数值;文本。 自定义数字格式的实用案例 设置数字格式为正数常规显示，负数红色显示。零值不显示 格式代码可设置为：G/通用格式;[红色]G/通用格式 ; 代码说明：格式代码分为3个区段，分别对应于“正数;负数;零值”的数值类型的格式显示。其中正常显示代码为“G/通用格式”，用红色显示则使用“[红色]”作为格式前缀，而第3个区段为空，意为不显示。 设置数字格式为大于5的数字显示红色、小于5的数字显示绿色、等于5的数字显示成黑色等号 格式代码可设置为：[5][红色] G/通用格式;[5][绿色]G/通用格式 ;=代码说明：格式代码分为3个区段，使用条件值分段后分别对应于“大于5；小于5；等于5”的数值类型的格式显示，其中第3区段的条件值不必写入代码。 设置数字格式为小于1的数字以两位小数的百分数显示，其他情况以普通的两位小数显示；并且以小数点对齐数字 格式代码可设置为：[1]0.00%;#.00_%。代码说明：格式代码分为2个区段，第1个区段适合数值“小于1”的情况，以两位小数的百分数显示。第2个去区段适合除“小于1”以外的所有数据情况，在以两位小数显示的同时，“_%”使得数字末尾多显示一个与“%”同宽度的空格，这样就可使小于1的数字显示与其他情况下的数字保持对齐。注：如果在设置了这种格式的单元格中输入新的数值，由于代码红包含了“%”，所以输入的数值会自动缩小100倍，单元格中的数字格式会对缩小后的数值进行条件判断。此时如果用户希望在单元格中显示所需的数值需要在实际输入时放