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第一章　会议管理 第一节 会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。一、 会议筹备方案的拟订 一 、会议筹备方案的内容1、 确定会议的主题与议题 2、 确定会议的名称 3、 确定会议的议程 4、 确定会议的时间和地点 5、 确定会议所需设备和工具能满足会议的需要 6、 确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作 7、 确定会议与会代表的组成 8、 确定会议经费预算 9、 确定会议住宿和餐饮安排 10、 确定会议的筹备机构 二 、会议筹备方案的作用1、 确保会议的周密组织 2、 确保会议服务质量和沟通协调到位 3、 确保领导的意图得以贯彻执行 三 、电话会议及视频会议的知识1、 电话会议1 电话会议交流信息的特点A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 适用于分公司不远、规模不大的企业2 电话会议信息工作的要求A. 准确发出开会信息B. 认真分发会议书面信息材料C. 合理安排会场信息传输设备D. 按时接通电话E. 通报出席情况F. 做好会议记录2、 视频会议1 视频会议的特点A. 实现声音和图像同时传送B. 打破空间的限制C. 节省时间、费用D. 交流效果较好E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛2 视频会议信息工作的要求A. 发出开会信息B. 分发文件信息资料C. 布置会场D. 设置与检查会场信息传输设备E. 做好会议信息准备F. 采用先集中后分散的形式G. 汇总情况信息 四 、远程会议筹备方案的特点1、 节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短2、 筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等3、 会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论4、 专人负责远程会议设备 五 、会务机构分工的要求1、 根据会议的规模和类型组织人员队伍2、 会务机构要分工明确、责任到人3、 加强协调、定期沟通 六 、工作程序1、 组建会议筹备委员会2、 分成筹备小组3、 形成筹备方案4、 领导审核方案二、 检查会务的筹备情况 一 、会务筹备情况检查的主要内容1、 会议准备是否充分2、 会议期间能否排除各种干扰3、 环境条件与用品准备4、 文件材料的准备情况5、 会场布置情况的检查6、 会议保卫工作的检查1 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠2 确保会场内消防设施齐全有效3 确保会场的防窃听装置灵敏高效4 确保会场的防盗设施处于运行状态5 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、 检查的其他内容1 颁奖大会——奖品、颁奖顺序2 选举会议——票箱、投票、计票3 现场会——参观现场、参观顺序、线路4 摄影座次 二 、会务筹备情况检查结果的形式1、 书面形式 2、 口头形式 3、 协调会形式 三 、会务筹备情况检查的方法1、 听取会议筹备人员的汇报2、 会前现场检查1 确保所有事项都条理清晰2 注意气味3 设立入场登记台4 佩戴徽章、名牌5 准备接待休息室6 安排接待、服务人员 四 、工作程序1、 开会检查的程序1 自我检查，将检查结果上报领导小组2 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实2、 现场检查的程序1 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总3 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录4 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正 五 、注意事项1、 会务筹备情况检查的汇报材料1 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2 突出问题，提出对策，注重实效3 有量化检查的数据，不能过于笼统2、 对检查所发现问题的纠正1 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度2 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方