秘书三级技能及基础知识讲义.doc

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秘书三级技能及基础知识讲义

第一章 会议管理 第一节 会前筹备 学习目标:了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序,了解会务筹备情况检查的方式和程序,具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。 学习内容:拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。 一、 会议筹备方案的拟订 一 、会议筹备方案的内容 1、 确定会议的主题与议题 2、 确定会议的名称 3、 确定会议的议程 4、 确定会议的时间和地点 5、 确定会议所需设备和工具能满足会议的需要 6、 确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作 7、 确定会议与会代表的组成 8、 确定会议经费预算 9、 确定会议住宿和餐饮安排 10、 确定会议的筹备机构 二 、会议筹备方案的作用 1、 确保会议的周密组织 2、 确保会议服务质量和沟通协调到位 3、 确保领导的意图得以贯彻执行 三 、电话会议及视频会议的知识 1、 电话会议 1 电话会议交流信息的特点 A. 方便灵活,准备时间短,回复迅速,电子通信会议中花费最少的 B. 缺少身体语言,难以进行互动交流,缺少文本,难以传递大量细节信息 C. 可以搭配使用其它通信方式 D. 适用于分公司不远、规模不大的企业 2 电话会议信息工作的要求 A. 准确发出开会信息 B. 认真分发会议书面信息材料 C. 合理安排会场信息传输设备 D. 按时接通电话 E. 通报出席情况 F. 做好会议记录 2、 视频会议 1 视频会议的特点 A. 实现声音和图像同时传送 B. 打破空间的限制 C. 节省时间、费用 D. 交流效果较好 E. 局限:初始准备时间较长、初始投入成本较高,互动效果差,交流不够广泛 2 视频会议信息工作的要求 A. 发出开会信息 B. 分发文件信息资料 C. 布置会场 D. 设置与检查会场信息传输设备 E. 做好会议信息准备 F. 采用先集中后分散的形式 G. 汇总情况信息 四 、远程会议筹备方案的特点 1、 节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短 2、 筹备会议方案时与先与电信公司沟通,包括会议的日期、起止时间、参会人数等 3、 会议资料寄给与会人员,以便使他们有时间准备会议讨论 4、 专人负责远程会议设备 五 、会务机构分工的要求 1、 根据会议的规模和类型组织人员队伍 2、 会务机构要分工明确、责任到人 3、 加强协调、定期沟通 六 、工作程序 1、 组建会议筹备委员会 2、 分成筹备小组 3、 形成筹备方案 4、 领导审核方案 二、 检查会务的筹备情况 一 、会务筹备情况检查的主要内容 1、 会议准备是否充分 2、 会议期间能否排除各种干扰 3、 环境条件与用品准备 4、 文件材料的准备情况 5、 会场布置情况的检查 6、 会议保卫工作的检查 1 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠 2 确保会场内消防设施齐全有效 3 确保会场的防窃听装置灵敏高效 4 确保会场的防盗设施处于运行状态 5 检查进出会场人员的身份,尽量不须与会议无关人士进入会场 7、 检查的其他内容 1 颁奖大会——奖品、颁奖顺序 2 选举会议——票箱、投票、计票 3 现场会——参观现场、参观顺序、线路 4 摄影座次 二 、会务筹备情况检查结果的形式 1、 书面形式 2、 口头形式 3、 协调会形式 三 、会务筹备情况检查的方法 1、 听取会议筹备人员的汇报 2、 会前现场检查 1 确保所有事项都条理清晰2 注意气味3 设立入场登记台4 佩戴徽章、名牌5 准备接待休息室6 安排接待、服务人员 四 、工作程序 1、 开会检查的程序 1 自我检查,将检查结果上报领导小组 2 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点,并发出协调会通知 3 召开筹备检查协调会,听取汇报,现场解决各种需要协调的问题 4 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实 2、 现场检查的程序 1 制定现场检查路线和确定现场检查的重点,并通知有关筹备部门 2 将现场检查的项目制成检查单,以便记录和汇总 3 按既定的检查路线和项目注意现场核对,对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录 4 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见,以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正 五 、注意事项 1、 会务筹备情况检查的汇报材料 1 汇报材料实现要认真核实,根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查 2 突出问题,提出对策,注重实效 3 有量化检查的数据,不能过于笼统 2、 对检查所发现问题的纠正 1 先对问题的性质和范围进行分析,确定问题对会议质量的影响程度 2 找出问题产生的原因,寻找解决问题的方

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