1章 文秘概论.pptVIP

管理文秘 哈尔滨师范大学管理学院 桑春红 国际秘书节  在春意盎然的四月天，有一个专门为秘书们设立的节日，这便是已有半个世纪历史的“国际秘书节”。早在1952年，就有两位美国资深秘书向人们提议设立秘书周和秘书日。 三年以后，正式将“国际秘书节”定在每年四月最后一个完整星期的星期三，并把这一特殊的节日推向了全世界。自此，有许多秘书、助理都可以在秘书节这天收到上司的鲜花和感谢贺卡，甚至得到一个短暂的假期，以表达上司对秘书辛勤工作的感激之情。 绝大部分中国人真正认识秘书这个行当是在上个世纪80年代。 什么是管理文秘？ 想要了解管理文秘就要先了解管理，那么究竟什么是管理呢？ 管理学者是这样定义“管理”的，如： 法约尔 管理是所有的人类组织都有的一种活动，它由五项要素组成：计划、组织、指挥、协调和控制。管理就是实行计划、组织、指挥、协调和控制。 孔茨 管理就是设计和保持一种良好环境，使人在群体里高效率地完成既定目标。 彼得．德鲁克 归根到底，管理是一种实践，其本质不在于知而在于行，其验证不在于逻辑，而在于成果；其惟一权威就是成就。 管理活动 任何一种管理活动都必须由以下四个基本要素构成，即： 管理主体，回答由谁管的问题； 管理客体，回答管什么的问题； 组织目的，回答为何而管的问题； 组织环境或条件，回答在什么情况下管的问题。 所以，我们可以这样认为： 管理是在一定的环境下，为了达到组织的目的，组织内的成员从事提高组织资源效率的计划、组织、监督、协调和控制的行为。 管理学 管理学是系统研究管理活动的基本规律和一般方法的科学。 管理学是适应现代社会化大生产的需要产生的，它的目的是：研究在现有的条件下，如何通过合理的组织和配置人、财、物等因素，提高生产力的水平。 管理学是一门综合性的交叉学科。 现代管理学的诞生是以泰罗（F ．W． Taylor）的名著《科学管理原理》（ 1911年）以及法约尔（H．Fayol）的名著《工业管理和一般管理》（1916年）为标志。 管理学 管理文秘 我们在管理学的视野下考察秘书行为活动，从计划、组织、监督、控制和协调的角度去探讨秘书实务活动。 管理学贯穿在秘书活动的始终。秘书人员的形象管理、沟通管理，到办公室管理、文件管理、会议管理、信息与档案管理以及公关活动管理等，都是管理工作的一部分。 管理文秘 管理文秘，顾名思义，实际上就是管理学和秘书学的结合。即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动。 文秘概论 第一节 秘书相关知识 一、“秘书”的演变 二、秘书的定义 三、秘书的分类 四、秘书的职业特征 五、秘书的素养 六、文秘人员的自我管理 一、“秘书”的演变 秘书的词义演变： 书 人 社会职业 宫中秘藏之书 最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。 职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。 社会职业 秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。 二、秘书的定义 在我国《现代汉语词典》中，秘书是掌管文书并协调领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。 《辞海》中，秘书是职务名称，是掌管文件并协助领导处理日常工作的人员。 国际秘书联合会给秘书的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊的助手； 他/她掌管有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权利范围内作出决定。 我们认为，秘书的定义应当为： 秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。 三、秘书的分类 横向分类（类别） 按单位性质不同： 按工作内容不同： 按服务对象不同： 纵向分类（层次） 高级、中级、初级 按服务对象不同： 四、秘书的职业特征 直接性 稳定性 知识化 年轻化 女性化 1.直接性 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。 2.稳定性