新文秘实务与案例（第二版） 教学课件 张勇_ 第二章 办公室日常事务管理.pptVIP

第二章 办公室日常事务管理 第一节 接打电话 在某公司实习的秘书小李第一天上班，被安排在接电话的岗位。由于心情十分激动，第一次遇到外来电话，铃声刚起，他就积极地抓起电话，“喂，你找谁?” 第二次接电话时，是对方打错了，小魏一听就告诉对方：“你打错了。”然后就挂上了电话。第三次接电话时，电话响了，小魏在第二遍铃声后拿起听筒，对方没有说明来意就直接要找总经理，对方说：“请王总接电话。”小魏很兴奋的说：“王总外出和明旭公司的辛老板打保龄球去了。”对方说：“你知道王总的手机号码吗”李魏热情的帮对方查了号，并在对方的道谢声中说了再见。他觉得自己处理得很好。 问题: 1.在小李几次接电话的过程中，犯了哪些错误？ 2.接打电话有哪些基本规范与技巧？ 第二章 办公室日常事务管理 第一节 接打电话 一、接打电话的步骤 1.接听电话的基本步骤 第二章 办公室日常事务管理 第一节 接打电话 2.拨打电话的基本步骤 第二章 办公室日常事务管理 第一节 接打电话 拨打电话记录表 第二章 办公室日常事务管理 第一节 接打电话 二、不同类型来电的处理方式 1.协商工作的来电 2.找上司的来电 3.投诉电话 4.同时出现两个来电 5.错误来电 6.电话打入时室内有客人 第二章 办公室日常事务管理 第一节 接打电话 三、接打电话的常用语句 第二章 办公室日常事务管理 第一节 接打电话 三、接打电话的常用语句 第二章 办公室日常事务管理 第一节 接打电话 三、接打电话的常用语句 第二章 办公室日常事务管理 第一节 接打电话 一、接听电话：请根据实训情景，正确接听并处理电话。 情景：王秘书接到一位重要客户的电话，要请示上司应如何处理与该客户的合同问题。此时上司正在会见一位来自德国的商客，洽谈2011年丝制品的出口事宜。 二、拨打电话：请根据实训情景，正确拨打相应的电话。 情景：海河公司定于10月10日—20日举办新产品展销会，地点在市展览中心。刘秘书负责电话告知并询问各兄弟公司关于举办新产品展销会的相关事宜：是否派团参加；每个展位租金2000元；提前一个月订展台；提前30天汇报展出产品项目。 第二章 办公室日常事务管理 第二节 收发邮件 秘书孙小姐上班刚一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，孙小姐正忙着打电话，她让送信人把信就堆放在已有的一些信件的办公桌上一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，孙小姐心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了寄信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“好久不见的小梅……”她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信塞回信封，又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。 问题： 1.请指出秘书孙小姐处理邮件的不当之处? 如果换成是你，你要怎么办？ 第二章 办公室日常事务管理 第二节 收发邮件 一、邮件的基础知识 邮件是一个泛指的概念，主要指通过邮政系统收寄的信件或物品。随着互联网的兴起，电子邮件也成为邮件的重要类型。 第二章 办公室日常事务管理 第二节 收发邮件 1.邮件的基本类型 根据内容划分，有业务邮件、广告邮件等；根据紧急程度划分，有急件、平信等；根据形态划分，有信件、印刷品、包裹等；根据收件人划分，有私人邮件、公务邮件等。 2.邮件的传递渠道 邮件的传递主要有邮政系统、快递公司、互联网电子邮 件系统等三种主要渠道。 第二章 办公室日常事务管理 第二节 收发邮件 二、处理收到邮件 1. 签收 2. 分拣 3. 拆封 4. 登记