行政制度与公文(集团统一版).ppt

入职培训-行政篇 入职培训—行政 工作秩序 办公纪律及行为规范 办公楼出入管理制度 车辆管理制度 办公用品管理制度 电话通讯系统管理规定 出差管理制度 会议管理制度 印章管理制度 办公纪律及行为规范 员工形象管理 着装要求：上班时员工仪表应保持整洁、大方、得体。特殊部门如销售部，公司有统一着装要求，按具体着装规定执行。 上班时间内员工严禁穿超短、超薄、露胸、露腰（背）的衣（裙）严禁穿背心、短裤和拖鞋。 语言要求：语言文明，禁忌粗话、脏话，多用礼貌用语。 尊重上级，关心同事，切勿在公共场合顶撞、辱骂上级和同事。 办公室工作秩序 上班时间内，公司员工应坚守工作岗位，不得串岗、闲聊；因工作原因需要进入其他办公室，必须先轻敲门，征得同意后方可进入。 员工应保持办公室肃静，不要聊天、高声喧哗。 上班时间保持良好的精神状态和精神面目，切勿在办公室打瞌睡。 上班时间一般不允许打私人电话。 如有宾客来访，必须在前厅等候，问明事由后，再到指定场所洽谈 。 办公区域管理 不随地吐痰，不乱扔果皮纸屑； 保持办公区域的整齐有序，个人办公桌面的整洁，物品不得乱摆乱放。 不在办公室吸烟； 不在桌面、隔屏、墙壁、门窗等处乱刻乱贴、乱写乱画； 不在办公室和公共场所放置有异味或其它污染空气的物品； 保持空气流通，并保持适宜的温度、湿度；勿随便调节空调温度。 公用设施日常的运行管理由专业人员负责，严格执行操作规程，并进行日常的维护和定期的检查保养。各部门公用设施的使用出现故障，应及时通知行政部（办）派专业人员进行维修。 办公环境清洁频率表 办公楼检查制度 办公楼出入管理制度 员工下班后非加班原因原则上不允许进入大楼，如遇特殊情况需进入大楼须说明理由并获值班人员准许经登记后方可进入，但逗留时间不得超过15分钟。 员工夜间加班进入大楼或者下班后未离开大楼直接加班者，需凭部门主任（或以上人员）签署生效的《加班申请单》，在总台登记加班 。 离职人员进入办公楼须履行外来人员登记管理程序。 车辆管理制度（用车管理） 提前填写《派车单》，单程超过250公里提前三天，250公里以下的提前一天下午14：00前申请； 《派车单》由部门负责人审核后，交行政管理部门审批，然后交前台调派车辆； 集团本部的车辆调度于每天下午15：00公布在网站上（http：// ） ，申请用车时先查看车辆调派情况； 除行政级，一人不派车。 办公用品管理 办公用品领用标准 办公用品领用一律按以旧换新的原则领取。 计划以内的办公用品由部门派人于每月上旬一次性领用到位。计划外的领用，限每周一下午到行政部办理。 凡申领用办公用品,必须填写领用申请单，经部门负责人审核，送行政部（办）主管（或主任）审批，方可领用。 员工离职或调职，必须交回所领取的非损耗品类办公用品，遗失照价赔偿。 电话通讯系统管理规定 电话礼仪： 电话铃响三声之内接听； 讲电话语气平和，吐字清晰，拨打电话先报上自己的姓名单位； 接听电话第一句说“您好，XXX部门”； 通话结束待对方收线再放下话机； 遇对方找人不在，主动留口讯。 接到找公司高层管理人员的来访电话，转给相应的秘书/助理处理。 电话使用： 长话短说，不闲聊漫谈； 不得使用公司电话拨打声讯台、私人长途，不得长时间拨打市内私人电话； 经行政办核对话费清单，如有非公务电话，发函通知财务从通话人的工资中扣除通话费； 无开通长途功能的电话，使用人如工作需要拨打长途，一律通知总机接线员拨通后转至通话人； 电话配置标准 出差管理制度 员工长途出差(指超出珠江三角洲以外地区，不能当天往返的)必须履行出差审批手续；短途出差（指珠江三角洲地区以内以及公司各分公司/项目之间的公务往来）不须进行出差审批手续。 长途出差审批，按以下办法执行： 由派遣出差部门填写“出差申请表”一式二份，递请核准后，一份送人力资源部（行政人事部）登记出差日期，一份由出差人凭以预借或报支差旅费。（差旅费标准） 出差审批 印章管理 刻章审批 集团公章、项目公章、财务章—需集团审批 部门章—项目审批 盖章审批 印章保管 项目每半年将印章档案、汇总表交集团行政中心 印章档案M》 会议管理制度 会议基本要求： 公司各类会议要务必做到切合实际需要，做到会前有准备，会议目的、议题明确，会上有效率会后有决议，执行会议决定事项有结果； 会议决议实行少数服从多数、局部服从整体、下级服从上级的原则，会议未决议的事项和不同的意见，不得在会外宣扬。 各类例会 会议纪律： 严格按会议时间参加，不得迟到、早退。 遵守会场纪律，保持安静，关闭通讯工具或设为振机状态。 对公司举办的各类大型会议或公共活动，应注意个人形象，穿着整齐。原则上，男士要着西装打领带，女士着套装。 会议组织： 每年初制定例会计划；